淺論新形勢下檔案管理工作的規范化

摘 要：隨著經濟的發展和社會的進步，給檔案管理工作提出了更多和更高的要求。目前，依然有部分人對于檔案的管理缺乏必要的認識，無法認清檔案管理的重要性。本文簡要介紹了檔案管理工作的重要意義和當前所存在的問題，并給出了相應的解決對策，來實現新形勢下檔案管理工作的規劃化，為經濟的發展和社會的進步作出應有的貢獻。

關鍵詞：檔案管理；規范化；對策

1 引言

檔案管理工作具有十分重要的意義，檔案不僅是工作開展的一種憑證，同時也是科學研究的可靠資料。通過在新形勢下對檔案進行管理，能夠很好的保護檔案，延長檔案的使用時間，使其價值得到更好的發揮。隨著網絡技術的發展和社會的進步，傳統的檔案管理已經無法滿足現代檔案管理工作的需求，迫切需要對檔案管理工作進行改革。檔案工作者要立足現實，通過不斷的探索和思考等，逐步的完善檔案管理工作制度，促使檔案管理工作能夠更好的適應當前社會發展的需要，逐步的實現規范化、科學化和法制化的道路。

2 檔案管理工作的意義

檔案管理工作不僅是本職工作的需要，同時也是單位進步和發展的需要。檔案是衡量一個人的工作業績和基本素質所必不可少的，通過對檔案的科學規范管理，能夠為單位的決策者提供第一手的資料，是制定長遠規劃的重要依據。在當前的經濟形勢下，要充分的發揮出檔案管理工作的效應，不斷的擴大其社會價值，要不斷的更新觀念和意識，通過不斷的探索和創新，來提高檔案管理的手段，更加真實全面的反應單位整體的發展狀況。因此，加強對檔案工作的管理，能夠促進我國經濟社會的發展和提升單位的良好形象，為企業的發展提供更大的競爭力。

3 檔案管理工作中存在的問題

1、不重視檔案管理工作。很多單位對于檔案管理工作都不夠重視，他們沒有意識到檔案的重要性，對檔案管理工作認識不正確，甚至一些單位的領導也錯誤的認為檔案并沒有實際的涌出，由于對檔案管理工作的不重視，直接阻礙了檔案管理工作的正常開展。在其管理過程中，長期缺乏監督和監管，造成了檔案管理工作有效性的缺失。

2、檔案管理工作不規范。針對眾多企業的調查，發現他們在檔案管理工作的過程中，沒有配備專門的檔案管理工作人員。在工作的過程中，一般都是臨時抽調他人來進行管理，這樣，極大的降低了檔案管理工作的效率和質量。由于那些臨時過來的人員缺少相應的專業知識和技能，造成了檔案的收集、整理和歸檔的不規范和遺失問題時有發生。

3、檔案管理方式比較落后。隨著計算機技術的飛速發展，當前社會都向著信息化方向發展，但是很多企業的檔案管理工作依然采用傳統的方式進行工作，很少涉及到現代技術的應用。現代社會的檔案管理涉及的信息量大，采用傳統的人工方式進行檔案的管理，已經無法滿足越來越復雜的檔案管理工作的需求，并且傳統的管理方式工作效率低下和質量不高，特別容易出現問題。

4 提高檔案管理工作規范化的對策

1、依法管理，建章立制。要想做好檔案管理工作，就必須要進行依法管理，能夠確保檔案管理的科學化和實現檔案管理工作的制度化，可以較好的保護和充分利用檔案，為我國經濟更好的服務。檔案法的通過，有力的保障了檔案工作的順利開展，為檔案管理工作打下了堅實的基礎，在檔案的收集、管理和甄別的過程中發揮了不可磨滅的貢獻。隨著科技的發展，檔案管理所需的設備也要進一步的優化，需要對相應的硬件設備進行更新升級，確保檔案管理工作的制度化和法制化，最大限度的發揮其社會價值。

2、與時俱進，求實創新。隨著信息時代的到來，為檔案管理工作帶來機遇的同時，也帶來了極大的挑戰。要想實現檔案管理工作與現代技術的有機結合，就需要不斷的解放思想，求實創新，要不斷的提高檔案管理工作者的服務意識，在掌握住專業知識的同時，更加要注重對現代管理技能的應用，充分的發揮出檔案管理的信息優勢，來服務社會。要充分的發揮出現代計算機的作用，盡量降低人為的因素，這樣能夠大幅度提高工作的效率。同時，在檔案的查找過程中，能夠利用檢索功能，快速找到所需檔案。

3、科學規范管理檔案。檔案管理人員要充分的結合自身單位的特點和實際需要，編制出切合實際便捷的檢索工具，建立和健全檔案的檢索體系，滿足工作的需要。要加強對檔案的保管，為利用者提供便捷。但是，在檔案的使用過程中，針對那些特別重要的珍貴檔案，要妥善的進行保管，一般將復制件進行外借利用，原始資料一概不予外借和查看。要加強對檔案存放地的相關設施建設，盡量減少外界對他們的影響。要積極主動的進行探索，尋求出科學規范的管理檔案，不斷的發揮檔案的作用，促進檔案事業的發展。

4、重視檔案工作的管理。檔案工作具有十分重要的作用，要在企業內廣泛宣傳，同時還要企業領導從思想和行動上重視檔案管理工作，要正確的認識其重要性，積極主動的促進檔案管理工作的開展，為檔案管理工作的開展創造一個良好的條件。要加大對檔案管理工作的宣傳和投資，特別是要借助現代工具如網絡、報刊和電視等加大對檔案重要性的宣傳，不斷的采用現代工具計算機來構建起現代檔案管理工作的模式，從而來提高檔案管理工作的效率和質量，促進檔案管理工作的整體水平。

5、提高檔案管理人員的綜合素質。要想實現檔案管理工作的規范化，還需要不斷的提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的綜合素質的高低直接會影響到工作的質量和規范化。要吸收和引進專業的管理人才，同時還要不斷的對檔案管理人員進行培訓，不斷的提高他們的專業技能和綜合素質。通過不斷的學習和探索，來建立起一套行之有效的規章制度，因地制宜，促進檔案管理工作規范化的不斷發展。

5 結束語

總之，在當前新形勢下，要不斷的解放思想，開拓進行，吸收和引進先進的管理經驗為我所用，加強檔案管理工作的規范化，能夠提升管理部門的水平，同時還能夠大幅度提高檔案管理的效率和質量，為經濟的發展和社會的進步作出巨大的貢獻。

參考文獻

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作者簡介

張冬麗（1969-），女，本科，經濟師。