淺談電子照片檔案的管理

任琰

摘 要：電子照片文檔的存儲，可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)照片容易丟失、容易失真和難以儲存等問題，繼而可以增加照片管理的效率，方便人們對照片的管理和查詢。本文主要對電子照片檔案的優(yōu)點(diǎn)、管理中存在的問題和解決的措施進(jìn)行探討。以期電子照片檔案管理人員可以提高自身的覺悟，提升對電子照片檔案的重視程度，進(jìn)而可以制定合理的措施來管理電子照片檔案。

關(guān)鍵詞：電子照片檔案；電子數(shù)據(jù)庫；檔案存儲

隨著科技的不斷發(fā)展，電子照片在一定程度上取代了紙質(zhì)照片。電子照片具有存放簡單、像素較高和拍攝方式簡單等優(yōu)點(diǎn)。但是隨著電子照片的拍攝，會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案。由于電子檔案存在易丟失和容易被篡改等問題，增加了電子照片檔案的管理難度。因此，制定合理的措施，加強(qiáng)對電子照片檔案的管理具有十分重要的意義。

1 電子照片檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

電子照片檔案的存儲可以保證檔案的完整性和長久性。紙質(zhì)照片不宜保存，而且部分照片缺乏底片，一旦照片出現(xiàn)損壞，將會(huì)永久性的丟失資料。電子照片檔案容易復(fù)制和保存，并且電子文檔可以恢復(fù)原樣，進(jìn)而可以保證電子檔案存儲的長久性和完整性。同時(shí)，電子照片檔案對于破損的照片，可以利用電腦進(jìn)行掃描和處理，可以達(dá)到照片的最佳效果。另外，電子照片檔案的存儲，方便用戶在網(wǎng)上進(jìn)行傳輸、查找和儲存，并且多次查看照片的情況下，不會(huì)損壞照片的質(zhì)量。

2 電子照片檔案管理存在的問題

2.1 容易遺失原件

在電子照片檔案的存儲中，經(jīng)常容易出現(xiàn)電子檔案丟失的現(xiàn)象，人們往往找不到以前拍攝的電子照片。主要是由于在電腦的正常運(yùn)行中，容易感染病毒，導(dǎo)致電子文件的損壞，另外，用戶由于使用不當(dāng)造成的U盤損壞和光盤損壞也會(huì)造成電子檔案的流失。諸多因素影響著電子照片檔案的管理質(zhì)量[1]。

2.2 檔案容易被修改

在電子照片檔案的存儲中，容易出現(xiàn)電子檔案被篡改或者刪除的現(xiàn)象。主要是由于電子照片具有電子文檔的屬性，容易被修改或者刪除，給電子照片檔案的長期管理帶來一定的難度。另外，部分用戶會(huì)將電子照片存在光盤上，但是電子光盤可能由于硬件、編碼方式和軟件等問題的影響而發(fā)生變化，從而難以讀出電子文檔的內(nèi)容[2]。

2.3 缺乏管理意識

在電子照片檔案的管理中，部分管理人員缺乏管理意識，未采取合理的措施來保護(hù)電子照片文檔。還有部分人員認(rèn)為紙質(zhì)文檔才屬于檔案的范疇，而電子文檔只能夠用作為資料使用。同時(shí)，在電子檔案的管理中，如果管理人員過分依賴于計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，會(huì)造成電子照片檔案的遺失，不利于電子照片檔案的管理[3]。

2.4 保管形式單一

在電子照片檔案的管理中，管理人員通常將照片存在一個(gè)文件中，一旦電腦發(fā)生故障或者文件被刪除，將會(huì)遺失電子照片，不利于電子照片的管理。另外，部分管理人員存儲照片時(shí)，會(huì)選擇較大的分辨率，雖然會(huì)增加電子照片的分辨率率，但是會(huì)占據(jù)較大的內(nèi)存，不利于大量電子照片的管理。

3 加強(qiáng)電子照片檔案管理的措施

3.1 利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存

在電子照片檔案的管理中，可以建立電腦數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。一條數(shù)據(jù)庫可以對應(yīng)一張電子照片，數(shù)據(jù)庫的信息可以包含照片號、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和參見號等信息。底片號是對照片底片編號的記錄，照片檔號是對檔案編號的記錄，時(shí)間、地點(diǎn)和人物是對照片信息的記錄，指針字段是對電子照片的存儲路徑和文件名的記錄。通過電子數(shù)據(jù)庫可以對電子照片檔案進(jìn)行查詢和管理，當(dāng)管理人員需要調(diào)用某張照片時(shí)，只需要根據(jù)指針字段記錄的內(nèi)容來打開相應(yīng)的文件，照片的圖像就會(huì)顯現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕中。

3.2 加強(qiáng)對電子照片檔案的管理

在電子照片檔案的存儲中，電子文件容易被修改或者刪除，不利于電子照片文檔的管理。針對這種現(xiàn)象，管理人員應(yīng)該采取各種措施來防范電子照片檔案被篡改。首先，管理人員在將傳統(tǒng)照片制作成為電子照片檔案時(shí)，應(yīng)該注意分辨率、圖片處理和數(shù)據(jù)壓縮對電子文檔的影響。圖像的分辨率越高，其保真性能越好，但是分辨率過高會(huì)增加照片的內(nèi)存，不利于電子照片的大量存儲。因此，管理人員在照片的存儲中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，選擇合理的分辨率。其次，對于已經(jīng)歸檔的電子照片檔案，應(yīng)該及時(shí)制作成光盤來進(jìn)行保存。最后，對收集保存的電子照片檔案要確定其真實(shí)性。

3.3 提升管理意識

在電子照片檔案的管理中，由于部分管理人員缺乏對電子照片文檔的重視，導(dǎo)致其未能對電子照片文檔進(jìn)行合理的管理。針對這種現(xiàn)象，相關(guān)部門應(yīng)該制定合理的措施，提升管理人員的意識，以便提升電子照片檔案的管理效率。管理人員首先應(yīng)該嚴(yán)格遵守照片檔案管理規(guī)范，明確照片的定義和收集范圍。電子照片檔案是指組織或個(gè)人在活動(dòng)中以靜止影像的形式進(jìn)行保存的記錄。電子照片分為底片、照片和說明，管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)對電子照片的分類管理。對于同一年度的電子照片，應(yīng)該將其刻錄在同一光盤中進(jìn)行保存。在電子檔案管理的過程中，只有提升管理人員的管理意識，才可以保證電子照片檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而可以提升電子照片檔案管理的效率。

3.4 多樣化的電子照片管理

在電子照片檔案的管理中，單一的管理形式不利于電子照片的妥善保存，管理人員可以根據(jù)照片的不同類別將照片放在多個(gè)相冊中進(jìn)行管理。用相關(guān)的軟件打開相冊時(shí)，窗口會(huì)列出相片的全部存儲位置。當(dāng)點(diǎn)擊某個(gè)縮微圖時(shí)，電子照片的原件會(huì)顯示在屏幕中。另外，可以將電子照片按照不同的分類制作成不同的光盤或者將電子照片制作成幻燈片。電子照片檔案的多樣化管理形式會(huì)提升電子照片檔案的管理效率。

4 結(jié)語

在電子照片文檔的管理中，存在電子照片容易丟失、容易被篡改，管理人員缺乏管理意識和保管形式單一等問題，嚴(yán)重影響電子照片檔案管理的效率。希望通過本文的介紹，管理人員可以提升自身的管理意識，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，并且加強(qiáng)對電子照片檔案的管理力度，進(jìn)而可以保證電子照片檔案管理的科學(xué)性。

參考文獻(xiàn)

[1]宋小杰.淺談電子檔案的整理與保護(hù)[J].才智，2014，06（30）：387-388.

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[3]張旭.如何做好照片檔案管理之我見[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2013，08（26）：238-239.