關于加強縣級煙草專賣局檔案科學化管理的幾點思考

傅斌

檔案作為單位成長發展的歷史記錄，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。完整齊全的檔案資料可以為領導決策、單位的未來發展規劃及日常管理提供重要的參考依據，而檔案管理的規范化，科學化，則直接關系到其信息質量能否發揮應有的作用。因此不斷順應檔案發展的要求，更新、完善，提高檔案管理的科學化水平，對縣級煙草專賣局精益管理的實施和長遠發展具有十分重要的意義。

縣級煙草專賣局的檔案資料主要以行政類執法案卷、卷煙零售許可、卷煙零售戶檔案、日常工作痕跡資料、所獲榮譽和照片為主。客觀地講，縣級煙草專賣局對檔案管理重要性的認識度普遍不高，檔案管理硬件設施不到位，在檔案的收集、整理、保管和利用上缺乏科學有效的方法。因此如何將縣級煙草專賣局檔案管理融入單位整體的工作管理當中，實現檔案的科學化管理，達到提高單位綜合實力的目的，成為縣級煙草專賣局檔案管理中亟待解決的問題。筆者認為可以從以下幾個方面入手。

一、健全組織制度，檔案體系一次性到位

領導的重視是做好檔案工作的重要保證，為此，基層單位主要領導一定要轉變對檔案工作的態度，充分認識檔案工作對促進經濟社會發展的重要作用，并親自牽頭，明確分管領導和工作職責，建立以分管領導為組長，各科室負責人和專（兼）職檔案管理員為成員的檔案管理工作領導小組，分派責任心強、吃苦耐勞的同志從事該工作。同時，從實踐來看，只有建立起完善的檔案管理制度，才能保證檔案管理各項工作順利進行。所以縣級煙草專賣局應在市級煙草專賣局和當地檔案局的統一領導下，結合自身檔案管理實際情況，制發、轉發各項檔案管理規章制度，嚴格規范檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、借閱等各個環節，使檔案工作有章可循，從而為下一步工作的開展構建起完善的組織和制度體系，以此確保檔案工作沿著正確的方向推進。

二、樹立明確目標，檔案工作高標準起步

現階段多數縣級煙草專賣局的檔案工作質量普遍不高，要想在較短時間內扭轉這一局面，需要有一個目標引領，這個目標最好是“省特級檔案室”、“省示范級檔案室”這類較為明確的目標。首先，這類目標背后本身就有一套嚴格的檔案工作標準，有了這個標準，檔案工作開展起來才有規章可以遵循，又有尺度可以衡量，這就解決了面對檔案工作無從下手的問題。第二，這個目標本身也是一種榮譽稱號和獎勵，一旦實現，檔案工作便不再像以往那樣付出辛苦勞動之后沒有成果和回報，如此一來檔案工作人員和領導層的“創優”思想就被調動起來，無形中加強了對檔案工作的重視程度。

三、鞏固硬件設施，檔案環境根本性改變

改善檔案保管條件。增加檔案管理資金投入，升級更新軟硬件設施，是提升檔案管理科學化水平的重要途徑，尤其是檔案工作硬件基礎較為薄弱的單位，應將有關檔案管理資金納入單位正常預算當中，積極爭取市級煙草專賣局資金支持，配置檔案柜、檔案盒、檔案袋等專業的檔案保管設施、設備，同步改善檔案庫房環境，加裝電子監控、防盜報警器、空調、除濕機等檔案保護設備，實現“九防”要求。同時，要配備專門的電腦、打印機、掃描儀等現代化儀器，為檔案信息化打下堅實的物質基礎。

四、重視人員素質，檔案工作專業性實施

工作的關鍵在執行，因此加強檔案工作必須要有穩定而專業的檔案工作人員。首先應設置專職檔案管理人員，實現檔案的專人歸檔保管，讓其有充足的時間和精力致力于檔案管理。其次要盡量爭取機會讓檔案管理員參加培訓，一方面可以參加檔案局組織的專業知識培訓，使檔案管理員及時掌握檔案管理的新規定、新理念、新趨勢；另一方面可以組織檔案管理人員到檔案工作先進單位學習經驗，這樣可以在檔案工作人員頭腦中更直觀的建立起檔案工作標準和方向。

五、依托數字平臺，檔案管理信息化升級

檔案信息化是檔案發展管理的必然趨勢。從省內看，縣級煙草專賣局使用的是統一的辦公自動化平臺，其中就預設了檔案管理模塊，縣級煙草專賣局應積極主動的運用這一模塊，建立起有煙草行業特色檔案管理系統，及時做好檔案管理系統內電子文件歸檔整理工作，按照“存量數字化、增量電子化”的要求做好室存檔案的數字化掃描工作，建立目錄數據庫、全文數據庫、專題數據庫，讓煙草系統內每一位員工在需要進行文檔查詢時，都可以通過檔案管理系統方便快捷的查詢所需。在實現檔案信息化同時，要嚴格遵守檔案信息化各項保障制度，確保電子化檔案資料的安全、保密，防范損壞、遺失或意外泄露。

總之，檔案管理科學化是縣級煙草專賣局適應信息化發展的內在需求，是提高自身管理水平的必經之路。縣級煙草專賣局要不斷加強檔案管理工作，更新觀念，創新方法，增強檔案管理人員的業務能力，高效利用檔案資源，為經營決策提供信息支持，進而帶動全行業的持續健康發展。