基于檔案管理視角的高校基金會公開透明研究

陳艷++蘇鈺琰++伍卓深

摘要：實現公開透明是高校基金會的大勢所趨。高校基金會要實現公開透明，加強檔案管理工作則是基礎。本文站在檔案管理的視角，在分析檔案管理和公開透明關系的基礎上，著重分析了制約公開透明的高校基金會檔案管理存在的問題，并提出了促進公開透明的相應對策。

關鍵詞： 高校基金會；檔案管理；公開透明

中圖分類號： G647文獻標志碼：A文章編號：1009-055X（2015）04-0084-04

高校基金會是高校為了彌補學校發展經費不足，向社會籌集辦學資金而設立的教育類型基金會。[1]中國高校基金會在近年如雨后春筍般出現，成為國內基金會的重要組成部分。[2]中國高校基金會與其他領域基金會一樣，透明管理是其獲得持續生命力的關鍵。對于高校基金會而言，公開透明是指基金會出于義務或者自身意愿對外發布與提供和組織相關的關鍵信息。

一、高校基金會實行公開透明的動因

（一）法律法規的要求

2004年6月1日起施行的我國《基金會管理條例》第五條明確規定，基金會依照章程從事公益活動，應當遵循公開、透明的原則。2006年1月，民政部發布了《基金會信息公布辦法》，要求各基金會按統一的格式要求，在登記機關指定的媒體上公布年度工作報告的全文和摘要。2011年8月，民政部起草了《公益慈善捐助信息披露指引（征求意見稿）》，進一步細化了公益慈善捐贈信息披露的內容。2012年4月，民政部起草了《關于規范基金會行為的若干規定（試行）》（征求意見稿），規定在信息公布方面，除了包括對基礎信息公開之外，還需要開始注重捐款人對基金會的問責。

（二）受托角色的要求

基金會要實現公開透明最根本的原因在于，基金會相當于公益信托中的受托人，在受托關系中，它負責將捐贈者捐贈的款物用于社會中的第三人。基金會的受托角色決定了基金會必須對捐贈者負責，必須按照捐贈者的意愿履行職責、接受捐贈者的監督與滿足其知情權。這就決定了其務必采取適當透明的方式，使捐贈者能夠獲得了解所捐贈款物使用情況的渠道，確認基金會是否確實按照捐贈者的要求幫助了受益人，是否最大化地實現了捐贈者的捐贈意向和捐贈目的。

（三）自身發展的要求

當前，高校基金會已經成為促進高等教育發展的重要途徑之一，尤其在我國由高等教育大國向高等教育強國邁進的過程中，高校基金會的發展是一個關鍵性因素。著名慈善專家徐永光（2012）表示，基金會引發公眾強烈質疑，根源在于基金會管理是否透明，在于信息是否及時傳遞給公眾。[3]“透明”是基金會最珍貴的品質，透明管理是基金會管理的關鍵。[4]基金會想要證明自己是可信的、高效的，要吸引更多的捐贈者，就必須關注捐贈者和社會公眾的需求，根據需求主動選擇公開透明的內容、程度和方式。可以說，高校基金會的公開透明是基金會自律、自省和自我提升的重要手段，它賦予了捐贈者和社會的監督權，有助于提升基金會的社會公信力，有助于高校基金會為學校發展籌措更多的資金。

（四）社會公眾的要求

2011年慈善信任危機事件之后，大多數慈善機構發現，如何及時應對公眾質疑，面向全社會公開透明，成了它們必須面對和思考的話題。[5]一連串的負面事件讓中國公益慈善組織遭遇了信任危機，善款使用和管理方面曝光的一些問題侵蝕著基金會的公信力，挫傷了捐助者的積極性，導致社會對基金會公信力產生認同危機，影響了基金會組織的穩定健康發展。在這樣的社會大環境之下，高校基金會也難以避免受到捐贈者的關注和質疑。

總之，無論是基于法律法規的要求，還是應對捐贈者問責的職責屬性，或者是為了優化基金會內部管理，提高其公信力和感召力，促進基金會的長期健康發展，基金會實行公開透明，都是大勢所趨，必走之路。華 南 理 工 大 學 學 報（社 會 科 學 版）

第4期陳艷 等：基于檔案管理視角的高校基金會公開透明研究

二、高校基金會檔案管理是實行公開透明的基礎

（一）檔案是基金會實行公開透明的信息來源

高校基金會檔案，是指高校基金會根據規定，在理論研究、制度建設、項目運行、財務管理、日常工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式或載體的歷史記錄。

按照涉及的工作內容和對象來分類，高校基金會檔案分為四類。第一是行政類，主要包括上級機關與學校關于基金會行政管理的文件材料、基金會行政工作發文、理事會會議文件、會議記錄及紀要、制定的各種規章制度等。第二是法律類，主要包括基金會接受國內外企業、社團及個人以各種形式捐贈簽署的各種協議、訂立的合同等法律文件。第三是公益項目類，主要包括基金會在學生發展基金、教師發展基金、學校建設基金、校友工作基金、專項基金等各類公益項目和重大活動中形成的文件與實物。包括設立基金項目的立項表；基金項目實施過程中的申請表，例如針對學生的獎助學金申請表，針對教師的獎教金申請表等；隨申請表一起提交的其他材料，如學生的學習成績單、獲獎證明，申請助學金要求提交的家庭經濟情況證明等，申請獎教金要求提交的教師發表論文復印件、獲獎證書等；專家評審材料，即在基金項目申請材料收集完畢之后，組織專家對申請材料進行審核評定，并最后評選出授予獎助的師生這一過程所形成的有價值的文件或材料；各基金項目實施過程中財務上的收支明細；基金項目如舉行頒獎儀式，當時現場的照片和視頻材料等。[6]第四是財會類，主要包括高校基金會在財務管理工作中和會計核算活動中形成的財務會計文件材料，如基金會每一年度的審計報告書、各個季度與年度的會計報表等。

高校基金會從上述檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與使用等過程中，把檔案蘊含的有關基金會運作的信息與資料進行歸納與儲存，主要是顯性知識的儲存與隱性知識的挖掘外顯化，最后形成高校基金會公開透明的重要信息來源資料庫，從而使得高校基金會擁有豐富的公開透明資源庫，支持高校基金會做好公開透明工作，支持其樹立良好的社會公信力。

（二）檔案管理能提升基金會的公開透明水平

對于高校基金會的公開透明，從公開的形式來看，可分為主動式公開透明和被動式公開透明兩種，前者是指基金會主動將信息公開給各方，后者是指各方向基金會索取信息。從公開透明的層次來看，第一層次是公開高校基金會的年度工作報告和審計報告，第二層次是公開捐贈的接收和使用情況，第三層次是整體性的公開透明。從公開的內容來看，一是捐贈款物的數量、使用方式、使用效率和受益人；二是公益成本，比如選定受益人的費用，捐贈款物的保存、運輸、開發的費用，基金會工作人員的工資和行政辦公經費等；三是基金會的內部治理情況，包括基金會的宗旨和業務范圍、規章制度、組織框架、資產關聯情況等；四是項目開展的情況；五是外部評價。

然而，需要指出的是，無論高校基金會選取哪種公開形式、何種公開層次以及公開什么內容，都有賴于高校基金會檔案管理工作的支持。高校基金會實現公開透明，特別是高水平的公開透明，都牢牢地建立在優秀的檔案管理工作基礎上。缺少了優秀的檔案管理，高校基金會的公開透明就會缺乏堅實的基礎，會導致公開透明被動、公開層次不高、公開內容不全面，嚴重制約高校基金會的公開透明水平。檔案管理能夠提升高校基金會的公開透明水平，使得其自身的公開透明能夠滿足法律法規、受托角色、自身發展和社會公眾的多方要求。

三、高校基金會檔案管理存在的問題

高校基金會屬于新生事物，發展還處于起步階段，各項規章制度尚待健全，檔案管理工作更是普遍缺乏規范，導致高校基金會在實現公開透明上知識信息來源不足，來源渠道不暢，對高校基金會實現公開透明帶來了挑戰。目前而言，我國高校基金會檔案管理普遍存在如下的問題，制約了高校基金會更好地實現公開透明。

（一）缺少專業的檔案管理工作者

檔案管理人才配備嚴重不足是制約我國高校基金會做好檔案管理、實現公開透明的最根本原因。我國高校基金會起步較晚，負責基金會工作的員工數量偏少，一般為24人，而規模比較大的國內高校基金會，配備的專職人員也不過十余人，與國外大學基金會在職員人數上存在較大的差距。由于員工數量不足，導致缺乏專業從事高校基金會檔案管理工作的人員。目前的狀況是，大多數高校基金會檔案管理人員都是兼職，他們普遍缺乏檔案管理的專業知識，只是單純的保管員，對于基金會檔案如何歸類、如何查閱等基本檔案知識都不清楚，與檔案的信息化建設與知識管理更是差距甚遠。甚至，有的基金會沒有固定人員管理檔案，所有檔案由承辦人員自行收集、整理和保存。這導致了我國高校基金會公開透明的信息來源存在較大的隱患，表現在公開信息來源零散、不成系統，公開透明的專業性不足，形式普遍被動，很難做到主動公開。

（二）檔案管理制度不完善

不少高校基金會都制定了章程、管理辦法和捐贈流程等規章制度，但對于檔案管理，專門制定管理規定的并不多。這就容易使得檔案管理出現隨意性、無標準、不規范，導致檔案內容不全、放置混亂。如果需要查找的話，要花費大量的時間，嚴重影響工作效率。另外，檔案沒有統一的規范化管理，缺乏安全性，很容易出現泄密現象。這導致高校基金會檔案管理無制度可循，隨意性較大，高質量的公開透明便無保證。

（三）檔案基礎設施落后

多數高校基金會檔案基礎設施還比較落后，主要體現在兩個方面。第一是個別高校基金會盡管有小型的檔案室，但面積不大，檔案室設施簡陋。而大多數高校基金會甚至沒有設立專門的檔案室來存放檔案。有的高校基金會由于沒有統一的歸置和存放地點，檔案都由具體經辦的工作人員自行保管。第二是基金會檔案嚴重依賴于手工管理，不僅在歸檔過程中難以實施規范化管理，而且在日常管理中占用了大量的人力、物力資源。再者，隨著工作的持續開展，基金會檔案逐日增多，對庫房存儲的壓力也日益增大。另外，在數字形式的文件比重越來越大的今天，電子文件將成為檔案的主要內容，純手工管理根本滿足不了檔案管理的需要，也滿足不了高校基金會公開透明工作的需要。

要實現主動的、高層次和全面的公開透明工作，必須要具備合適的檔案設施，否則即使檔案的來源很科學、檔案的信息含量很豐富，也會因為管理效率低下而滿足不了資訊發達社會和信息時代的社會公眾對高校基金會公開透明的要求。

四、檔案管理促進高校基金會公開透明的對策

（一）設定專門檔案管理人員，提高檔案管理的基礎設施水平

在高校基金會內部設定專門負責檔案管理的人員，并與負責高校基金會公開透明人員緊密銜接，保證檔案信息在二者之間順暢傳輸。高校基金會檔案管理人員還應攜同負責公開透明人員定期參加相關工作培訓，使其認識到此項工作的重要性，樹立正確的工作態度，切實提高專業知識和業務素質，適應高校基金會檔案管理和公開透明的需要，使兩項工作可以有機地結合起來。

將基金會檔案管理工作列入基金會整體發展規劃，在經費的投入、設備的更新和庫房的改善等方面予以傾斜。一方面，要設置專門的檔案室存放和保管檔案；另一方面，要按照檔案室建設的標準要求，添置必備的辦公設備。通過提高檔案管理的基礎設施水平，保證作為高校基金會資源庫的檔案管理工作能夠順暢地開展，同時保證這個資源庫可以為高校基金會公開透明工作順暢地輸送資料與信息，支持高校基金會公開透明工作的開展。

（二）健全檔案管理辦法，完善檔案管理流程

高校基金會要結合檔案管理的相關要求，以及所在高校的具體實際，出臺檔案管理辦法，對于檔案管理工作形成統一的規范標準，使檔案管理工作有法可依、有章可循，提高檔案管理水平，強化工作人員的檔案意識，指導基金會檔案工作的順利開展，保證基金會檔案是記載基金會顯性知識與蘊含隱形知識的載體，使其成為公開透明的可靠知識與信息資源庫。

不斷完善高校基金會的檔案管理流程。在檔案管理規章制度中，還要明確基本的管理流程。在高校基金會中，推行檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管與檔案使用的基本管理流程，在各基本流程中，融合檔案知識識別與挖掘、檔案知識組織與積累、檔案知識共享與創新、檔案知識服務與評價等知識管理流程，使得傳統檔案管理流程與現代知識管理流程完美結合。這樣可以更大限度地識別、發現、組織與積累檔案中蘊藏的顯性知識與隱形知識，更好地充實高校基金會的知識庫，為高校基金會做好公開透明提供更豐富與可靠的知識與信息來源。

（三）因應時代要求，推進高校基金會檔案管理的信息化建設

高校基金會公開透明渠道很豐富，一般有門戶網站、微信、微博、報刊、雜志、政府指定媒體等。而在互聯網時代的當今，如何在門戶網站、微信、微博等及時做好信息公開，變得更有必要與價值。要實現因應互聯網時代做好公開透明，其要求信息公開知識與信息庫能快速、信息化并且最好無縫地向公開透明工作提供所需的資料與信息。因此，這要求高校基金會檔案管理加強信息化建設，以使得知識與信息庫能滿足互聯網時代對公開透明的要求。再者，隨著高校基金會的發展，檔案越來越多，單純依靠傳統的手工管理越來越不能滿足時代發展的要求，只有推進信息化建設，打造高校基金會檔案管理信息化系統，才能滿足發展的需要。

通過加強檔案信息化基礎設施建設、檔案信息化的網絡環境建設、檔案信息資源庫的建設、檔案信息化建設的安全管理、檔案信息化建設的人才培養等方面的工作，打造集文檔管理系統、數據庫、知識地圖、高校基金會內部網等信息工具為一體的，包含電子文檔管理、數據儲存、數據挖掘、知識傳遞等功能的高校基金會檔案信息化知識管理系統，推進高校基金會檔案的信息化管理與知識化管理，使高校基金會檔案管理信息化系統成為高校基金會實行公開透明可靠的知識庫，并且可實現公開信息的快速提取與整合的功能，支持高校基金會高質量地實現信息公開。

參考文獻：

[1]陳秀峰. 當代中國大學教育基金會運行機制研究——一種基于社會學的研究視角[D]. 武漢： 華中師范大學， 2007.

[2]吳志標， 鄧云洲. 大學基金會發展困境及其路徑選擇[J].教育導刊， 2012（6）： 44-46.

[3]徐永光. 信息化時代基金會如何透明[J]. 三月風， 2012（3）： 60.

[4]胡靜波. 中基透明指數FTI 發布——開創基金會專業透明之路[N]. 中華工商時報， 2012-09-04（9）.

[5]舒迪. 信息化時代的基金會透明之道[N]. 人民政協報， 2012-02-28（B04）.

[6]許中華， 陳艷， 伍卓深. 高校基金會基金檔案管理模式探析[J]. 檔案學研究， 2013（6）： 30-33.