淺談企業如何做好數字檔案室建設

孫娟娟

近年來，隨著計算機及網絡技術的飛速發展和應用，信息化已經滲透到了社會生活的各個方面，檔案工作也面臨著新的機遇和挑戰，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化企業發展的需求。數字檔案室是檔案信息化發展的必然產物，是指運用數字設備和技術，實現檔案收集、管理、保護，以檔案目錄數據庫和原文數據庫為核心，將數字化的檔案信息以網絡為媒介提供利用服務的虛擬檔案館，它是傳統檔案館在載體、管理方式的延伸。

1.數字檔案室建設的必要性

一是數字檔案室是檔案信息化發展的必然趨勢。檔案信息化作為企業信息化的組成部分，對企業的競爭力和服務管理有著一定的影響。目前互聯網作為企業職能的重要表現形式和媒介，信息發布、網上辦公等活動都依靠網絡來進行，導致檔案數量劇增，檔案載體也呈現了多樣化特點，用戶對檔案信息的需求僅靠紙質查詢是滿足不了的，因此，檔案工作必須改變傳統的管理模式，采用信息技術和手段，跟上企業信息化發展的步伐。在全國檔案事業發展“十一五、十二五”規劃中均提到了加快檔案信息化建設、數字檔案室建設等任務要求，實現檔案管理的標準化、信息化、規范化，已經成為檔案工作長時期的系統工程。

二是數字檔案室的建立，優化了檔案管理手段，將原來以實體管理為主轉為多種形式的數字化管理，有利于保護檔案實體，避免多次利用的磨損情況，降低檔案管理成本，節省檔案存放空間;能夠縮短人工查閱時間，提高用戶工作效率;能夠實現資源共享，拓寬檔案利用渠道、有利于檔案宣傳等等。

2.數字檔案室建設的內容

數字檔案室建設的內容包括軟硬件基礎設施的配備、網絡建設、檔案管理系統的開發、檔案資源數據庫建設、網上利用、標準的制定等方面的內容。

2.1軟硬件基礎設施建設

數字檔案室建設必須配備齊全的基礎設施，包括硬件設備和軟件系統開發，硬件設備包括存儲器、檔案服務器、掃描儀、打印機、計算機等必要的輸入/輸出設備，實現檔案信息資源的采集、加工及查詢利用。在檔案管理系統方面，要結合企業網絡環境和辦公自動化程度，選擇軟件的功能要包括電子文件的接收、歸檔、檔案管理、提供利用等。

2.2網絡建設

由于檔案信息的保密性，企業在數字檔案室建設過程中，要將檔案數據網絡單獨設置，或者與辦公網絡設置到一起，與外網、企業其他網絡進行區分，例如可將檔案網絡與外網隔離，將檔案網絡與辦公自動化網絡連接，方便數據轉換、電子文件歸檔等等。

2.3檔案數據庫建設

目錄數據庫建設。檔案目錄數據庫是檔案利用、檢索的基礎，企業檔案室在進行目錄數據庫建設過程中，要結合檔案管理系統要求，設計統一、規范的錄入標準，完善各門類檔案的三級目錄。同時為方便檢索，可根據利用頻率將檔案進行細分，分門別類的建立各種數據庫，例如合同檔案、編研庫等，提高檔案利用效率。

2.4全文數據庫建設

近年來，電子政務、辦公自動化技術的廣泛應用，產生了大量的電子文件，因此，全文數據庫來源主要包括：OA辦公自動化系統、庫存檔案數字化、日常收集的電子文檔。OA系統中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統與OA的接口實現無縫對接，進行定期轉換。因此，檔案數字化的關鍵還是在于紙質檔案的掃描加工。

要合理確定紙質檔案掃描的范圍。為取得檔案數字化建設的最佳效果，紙質檔案的數字化應堅持按需掃描、利用為本、搶救優先的原則。一是檔案的重要性不同，例如基建檔案中文字檔案的利用頻率遠遠不如竣工圖紙，文書檔案中的制度文件的利用率遠高于一般通知性文件;二是考慮到檔案利用者的需求，將日常利用頻繁、關注度較多的檔案進行掃描，能夠極大的滿足用戶的需求，利于數字檔案室的推廣;三是年代久遠的檔案進行數字化掃描，能夠有效保護原件不再繼續磨損。在開展檔案數字化掃描工作前，開展調研，了解利用者的需求，同時為保證檔案的準確性和實用性，組織專業人員進行圖紙掃描，合理確定檔案掃描的范圍。

要規范檔案掃描流程，加強過程控制。數字化工作具體過程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質量檢驗、目錄錄入、電子文件掛接等環節;明確掃描各個環節的責任人，例如出入庫登記、掃描完后檢查完整性等等;規范掃描格式、質量要求，按照《紙質檔案數字化技術規范》，制定鑒定、掃描、圖像處理、存儲等規范。結合檔案系統管理軟件的特點，制定目錄、原文掛接規則，建立檔案目錄、全文數據庫。

2.5檔案查詢網站建設

查詢網站是各類檔案展示的平臺，檔案部門與用戶溝通的橋梁，因此網頁利用界面要設計合理、智能化，檢索功能強大，滿足用戶的不同需求。

3.數字檔案室建設的保障措施

3.1企業領導支持和重視是數字檔案室建設的重要保障。

數字檔案室建設是一項系統工程，涉及到資金投入、設備配備、人員組織、部門協調等方方面面的工作，僅靠檔案部門是無法完成的。只有取得領導的理解和支持，才能將檔案信息化納入企業信息化建設中，才能推動檔案工作的發展。

3.2建立集中統一的檔案管理模式

在企業中集中、統一、高效的檔案管理模式，是實現數字檔案室的重要基礎。檔案集中統一管理，不僅僅是將各門類檔案集中到一起，而是檔案收集、歸檔、利用等工作的集中統一，提升檔案綜合管理水平，還能夠集中各部門力量，有效的組織、實施檔案數字化各項工作。例如在數字檔案室建設過程中，可將各部門領導、兼職檔案人員組織到一起，負責檔案數字化具體實施的各項工作，能夠加快推進檔案數字化進程。

3.3建立和完善檔案相關制度

數字檔案室建設不僅要求檔案基礎管理制度健全，例如各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統計等制度，還要建立和健全數字檔案室建設所需的各種規范，例如，在啟動數字化工作時，制定《檔案數字化建設方案》，對數字檔案室建設的技術標準、信息安全等進行規定;針對檔案掃描，編制《EXCEL表格導入檔案系統規則》、《科技檔案目錄錄入規則》;針對網上利用，制定《檔案查詢系統使用說明》、《網上利用檔案權限設置流程》、《網上利用檔案流程》、《檔案安全保密制度》等。通過制定一系列的管理規范，實現電子檔案的全過程管理。

3.4提高檔案人員的綜合素質

數字檔案室建設要求檔案人員必須轉變觀念，加強學習，不僅要牢固掌握檔案專業知識，還要掌握計算機、存儲、數字加工、網絡技術等信息化知識。檔案人員的業務素質和能力直接決定著檔案數字化建設的成敗。因此，必須對檔案人員加強業務和技能的培訓，例如外出到檔案管理先進企業參觀學習，吸取和借鑒檔案數字化管理經驗，或者聘請信息化人員給檔案人員培訓，提高檔案人員駕馭檔案（下轉第14頁）（上接第43頁）數字化管理的能力。

3.4加強對檔案利用者的培訓

檔案最根本的是提供利用，無論在何時，都要將利用者的需求放在第一位。數字檔案室建設過程中，檔案人員不僅要建設豐富的檔案信息資源庫，更要采取面授、現場咨詢等多種方式，教授利用者如何快速從網上查借閱檔案，從而提高利用者的工作效率，讓他們享受到檔案利用的方便、快捷。

4.數字檔案室建設過程中應注意的問題

由于網絡具有開放性特點，能夠使不同軟硬件環境的計算機互相連接，達到資源共享和數據傳輸，但是網絡中存在的不安全因素，例如病毒、木馬等，都對檔案信息安全有一定的影響，降低了檔案信息資源的安全保密等級，因此，必須采取措施確保電子檔案的安全。例如，明確檔案系統管理員，負責檔案的掛接、歸檔、檢測等各項工作;將檔案查詢用戶進行分級授權，根據其利用檔案的類別，設置數據庫訪問權限;檔案軟件系統選擇能夠精準記錄訪問電腦IP地址的，防止發生失泄密事件;利用移動存儲設備接收檔案的時候，及時查殺病毒，避免多臺電腦交叉使用出現病毒感染等。通過這些措施，確保檔案信息的安全。

信息化技術的發展必將帶動檔案工作的新變革，加快檔案信息化程度，推進數字檔案室建設，是檔案事業發展的趨勢，企業要高度重視，結合實際，采取措施，實現數字檔案室建設，更好的滿足企業發展對檔案的需要。

（作者單位：秦皇島首秦金屬材料有限公司）