建設企業數字化檔案館的思考與實踐

趙秀敏

近年來，隨著企業辦公自動化、無紙化、網絡化日臻完善，以手工操作為主的傳統檔案管理方式已經難以適應新的信息環境，企業各部門對檔案的信息化、數字化的呼聲越來越高，傳統檔案館向數字化檔案館轉型已成為企業檔案發展的必然趨勢，面對這種形勢，企業如何對館藏檔案進行數字化，盡快建立數字化檔案館，使檔案管理部門從封閉走向開放，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，實現檔案資源共享，為企業和社會提供高效、優質的服務已成為檔案管理的新課題。

一、構建數字化檔案館，實現文檔一體化

（一）建立綜合檔案信息管理平臺，實現檔案信息資源網上共享

隨著開灤集團公司OA辦公自動化系統投入應用，電子文檔的管理已成為檔案工作的重點。為適應現代化、標準化工作的需要，充分應用信息技術拓展檔案管理的發展空間，開灤集團公司檔案館及下屬各單位先后投資162萬元，與河北科怡科技公司合作，完成了綜合檔案信息管理平臺的建設。該平臺采用檔案管理系統C/S、B/S結合體系架構，以光纖信息主干網為依托，與OA辦公自動化系統緊密銜接，實現了檔案分級管理體制下的數據集中、扁平管理、文檔一體、資源共享、高效運行的管理模式。該平臺的使用，使開灤檔案館實現了OA自動化辦公系統與檔案管理軟件的無縫鏈接，有效解決了電子文件不能直接歸檔和網上查詢的問題，滿足了開灤現存各類檔案的機讀管理，實現了資源共享，提高了檔案收、管、用的工作效率。現在開灤直屬區域和下屬27個基層單位建立了綜合檔案信息管理平臺，實現了檔案信息資源網上共享，為建設數字化檔案館奠定了基礎。

（二）實施數字化掃描工作，加快電子檔案的數據轉化和掛接

工作中，我們始終把檔案信息化建設作為檔案工作的重點，突出體現在實施數字化掃描工作、電子檔案數據安全存儲與備份及電子檔案原文數據掛接等方面。如我們把列入河北省重點檔案搶救與保護對象的開灤重要歷史檔案實施了掃描錄入和掛接。開灤誕生于中國近代“洋務運動”，跨越三個世紀，至今已有137年的光榮歷史，是中國煤炭工業的搖籃，其豐富的館藏檔案資料不僅反映了開灤集團輝煌燦爛的歷史，更是唐山這座城市從貧窮落后到繁榮昌盛的最好見證。這些檔案由于時代久遠，有的字跡已開始褪變，亟需搶救，如何把這些世人矚目的、厚重的歷史檔案資料保護起來已成為亟待解決的問題。實際工作中，我們將庫存的紙質檔案按照重要程度、使用頻率和時間的順序，分期分批的進行掃描錄入和數據轉化與掛接，開灤系統現已數字化館藏檔案案卷331130卷，2283330幅，439GB，以件為保管單位檔案，602291件，1444225幅，680GB，照片檔案6639張，21GB，錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案53小時，41GB。實現了不涉密的檔案目錄全部上網和重要檔案的原文全部上網，為全面提升開灤檔案現代化管理水平，將開灤檔案館建成集網絡化管理、數字化加工及信息化服務于一體的數字化綜合檔案館，提供了信息保障。

（三）不斷探索，勇于創新，實現了企業文檔一體化

開灤集團公司檔案館為了實現文檔一體化，不斷探索，勇于創新，與河北科怡科技公司合作，新研發了自動生成檔號章、自動劃分保管期限、自動組卷等新技術，實現了檔案信息管理平臺中的每份文件的首頁自動生成檔號章，做到了依據每份文件的題名、責任者、年度、文件頁數、盒號等這些庫內數據，自動填充到檔號章相應的位置，并且依據國家檔案局制定的新保管期限表規定的永久、30年、10年保管的內容，對現行開灤OA辦公平臺形成的文件進行多次分析與研究，生成了可供提取的數據關鍵詞，通過獲取多個關鍵詞自動生成保管期限添到檔號章相應的位置。正是依托這些技術， 2013年開灤集團公司檔案館率先實現了企業文檔一體化的智能化歸檔方式。由傳統的手工加蓋檔號章，劃分保管期限，填寫檔號、件數和盒號等工作，改為全部由計算機自行完成，將檔案管理人員從繁瑣的歸檔工作中解脫出來，大大提高了工作效率。如今開灤集團公司檔案館已躍升為開灤電子文件管理中心和信息查詢利用中心，成為信息資源共享的平臺。

（四）妥善處理保密、安全與開放的關系

檔案作為一種全面、準確、有價值的信息，其中不泛國家秘密或商業秘密。檔案的保密工作不僅關系到國家的安全和利益，而且也關系到企事業單位的生存和發展，因此，涉密檔案的管理與控制就成了檔案管理者義不容辭的責任。在實現檔案信息資源網上共享的同時，我們采取對系統軟硬件的配置管理、信息更新、系統監督、物理存取控制、分級管理等措施，建立了強大的電子檔案安全控制體系，從而確保綜合檔案信息管理平臺利用的安全性、便捷性和準確性，并明文規定：1.涉密文件不上網，上網文件不涉密;2.對軟件數據進行加密處理;3.設置了軟硬件防火墻;4.服務器設置密碼，定期更改，并設專人負責;5.采取用戶分級管理。嚴格審核網上歸檔、網上查詢、檔案數據維護權限的設置，對文件處理過程中的各類修改信息予以保留，確保檔案的真實性和保密性。普通級用戶登錄后只能查看目錄，需要查看原文的普通用戶，需向檔案管理員提交電子申請書，檔案管理員批準后才能查閱原文。檔案管理員級用戶，可以查看自己分管檔案范圍內的原文，并對普通用戶有批準查看原文及查看期限的權力。館長級用戶可以查看各個部門的檔案利用情況，以便了解全局電子檔案的借閱情況，并對管理員上報的特殊查詢情況，具有審批權。

二、企業建立數字化檔案館帶來的成效

（一）檔案的數字化，有效地保護了原始檔案資料

傳統的檔案資料一般采用紙介質、膠卷等進行存儲，保質期限一般較短，遇水蝕、蟲咬等破壞便不可恢復;膠卷資料的保質期雖然較長，一旦遭遇潮濕、高溫、強光等侵蝕，便可對其造成毀滅性損害。另外，紙質和膠卷資料一般是“僅此一份，別無二家”，且難以備份。數字化掃描后，將紙介質、膠卷等傳統載體存儲的檔案資料轉換成數字模式，很好地解決了上述問題。數字化資料不怕潮濕、強光、高溫和蟲害等，壽命長，而且復制備份也非常容易，能夠輕松應對各種自然災害，避免了因提供原件給紙質檔案所帶來的損壞，永久的保護了檔案，有效的延長了歷史檔案的使用壽命，這無疑是保護檔案資料的上上之選。

（二）數字化檔案館的建立，方便了利用，提高了工作效率和經濟效益

開灤綜合檔案信息管理平臺的建立，很好地把集團公司OA自動化辦公系統與檔案管理軟件進行了無縫鏈接，實現了文檔一體化的智能化歸檔方式。從而將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，檔案工作的手段發生了質的飛躍。隨著企業產權制度改革的不斷深人，企業規模增大，機構層次增多，辦公地點分散，給檔案的查詢和利用帶來了諸多不便，傳統的檔案館在提供服務時，耗時長、查準率低。數字化檔案館的建立，開通了網上借閱，各檔案館（室）之間、檔案用戶之間的地理距離由于網絡連接而消失，實現了跨時間、跨地域獲取資料，充分體現了資源共享帶來的便捷，加快了信息傳遞速度，給檔案的檢索和利用插上了騰飛的翅膀。借閱者登錄平臺后，只需在自己的計算機上發出請求查看某檔案的申請，經管理員授權后，就能查閱相關檔案的原文，并且可以多人沒有沖突的同時查詢檔案，從而節省了時間，方便了查詢利用，提高了工作效率，同時還節約了保管費用和占地空間，從而避免了反復復制檔案資料而造成的紙張和人員的浪費，查準率達到100%，為企業編研、技術改造、工程搶險、解決經濟糾紛等工作提供大量的原始憑證和技術依據，取得了良好的經濟效益。

（三）挖掘檔案的潛在價值，使檔案得以升華

一個企業的文化只有通過厚重的歷史底蘊才能得以充分展現，從而成為引領和激勵企業戰勝艱難險阻、不斷發展壯大的動力源泉。檔案資料是一個企業發展歷史的記實，也是各大事項的最好佐證，檔案歷來是企業的無形資產，然而，受其機密性特點和歷史原因等因素的影響，這些資料只能靜靜地躺在館里，終日與灰塵為伴。數字化檔案館的建立使他們重見天日，讓更多的人通過它們了解某一時代的歷史背景，使檔案原有價值得以升華，為檔案的編研工作帶來了勃勃生機。近年來開灤檔案館通過對檔案的進一步挖掘，編寫了《開灤130年》、《紅色日志》、《黨旗在煤海飄揚》、《開灤史鑒》、《開灤大事記》《開灤年鑒》等作品，為外界了解開灤打開了一扇窗，同時為現實的經濟建設起到存史、資治、歷史借鑒的作用，也成為了開灤集團公司內部各級管理者的重要資政參考。

（四）數字化檔案館的建立，贏得了多項優秀創新成果

在建設數字化檔案館的實踐中，我們先后申報的《重要檔案數字化轉換與管理創新》、《電子檔案的集成管理與體系創新》、《建設數字化檔案館 實現檔案管理現代化》、《實現企業文檔一體化的理論與實踐》等管理創新項目，分別獲河北省煤炭行業企業管理現代化創新應用成果一等獎、二等獎。其中《實現企業文檔一體化的理論與實踐》項目，獲國家檔案局科技項目成果三等獎，并獲2013年中國煤炭協會管理創新成果三等獎。開灤綜合檔案信息管理平臺已成為全省最先進的檔案信息管理系統。

（作者單位：開灤集團公司檔案館）