企業(yè)采購成本內部控制有效性分析

吳鋒

摘 要：采購是企業(yè)經營發(fā)展的推動力，降低生產成本、增加產品利潤、提高企業(yè)效益都需要通過加強采購成本內部控制來實現(xiàn)。文章分析了采購成本內部控制的重要性，從采購成本內部控制失衡的危害探討當前企業(yè)采購成本內部控制體系普遍存在的問題，并提出相應的完善措施，以期為企業(yè)采購成本內部控制有效性提供更科學的依據(jù)。

關鍵詞：采購成本；內部控制；有效措施

企業(yè)以創(chuàng)造利潤為價值追求，實現(xiàn)利潤最大化就是企業(yè)開展各項活動的最終目的。在如今經濟飛速發(fā)展、信息高度開放的時代，企業(yè)面臨的市場競爭也越來越激烈。為了能在激烈的市場競爭中保持穩(wěn)步提升的企業(yè)效益，加強企業(yè)內部控制管理尤其是采購成本的內部控制尤為關鍵。采購是企業(yè)運營過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，如果能更好地實現(xiàn)對采購成本的控制與管理，不僅能有效降低企業(yè)運營成本，還能增加企業(yè)經營效益和市場競爭力，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提與保障。

一、采購成本內部控制的重要性

企業(yè)生產經營主要包括三個環(huán)節(jié)：供應、生產和銷售，采購就是供應環(huán)節(jié)的主要內容。物資采購的工作質量和工作效率對企業(yè)整合內外資源、降低經營成本、加強產品質量監(jiān)控乃至維持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展都具有重大意義。要降低采購環(huán)節(jié)的費用支出，就必須對采購成本進行有效的控制。采購成本的內部控制就是對企業(yè)生產經營所需物資采購的過程加以指導、調節(jié)和監(jiān)督，并且對反饋信息進行全面的分析與掌握。企業(yè)在進行采購時都會事先制定一個成本目標，成本控制就是在預定的成本目標范圍內進行調控，通過對生產材料及資源耗費程度的計算、監(jiān)督和考察，及時發(fā)現(xiàn)采購成本中不合理的地方，予以正確的指導并加以限制，從而實現(xiàn)企業(yè)降低生產成本、提高經營效益的目的。

據(jù)統(tǒng)計，企業(yè)采購環(huán)節(jié)的采購總成本一般占到產品總成本的50%以上，也就是說，企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內部控制到位的話，就能顯著擴大企業(yè)的盈利空間，實現(xiàn)更大化的經濟利益。其次，企業(yè)采購業(yè)務的優(yōu)劣也與企業(yè)生產產品的質量有著必然關系，而產品質量又直接影響著企業(yè)利潤的高低和企業(yè)形象的塑造。因此，要實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)步健康發(fā)展的態(tài)勢，必須要建立起一個完善而系統(tǒng)的采購成本內部控制體系，良好的采購成本內部控制體系可以使企業(yè)財務信息更加真實準確，能夠在很大程度上規(guī)避經營風險，使企業(yè)領導者制定出正確的經營決策，更好地適應市場環(huán)境的發(fā)展與變化。嚴格執(zhí)行采購成本內部控制，也是避免企業(yè)發(fā)生不必要的經濟損失，造成財政危機的有力手段。

二、采購成本內部控制失衡的危害

采購成本內部控制對企業(yè)經營管理的重要性是毋庸置疑的，一旦采購成本內部控制失衡，就必然造成企業(yè)不可挽回的財政損失。從目前許多知名企業(yè)對于采購成本內部控制體系的完善程度及執(zhí)行力度來看，還存在著明顯的漏洞和不足之處，有章不循、有法不依、監(jiān)督不嚴、執(zhí)行缺失的情況普遍存在，這種企業(yè)內部控制失衡、管理功能弱化、控制效力低下的現(xiàn)狀嚴重制約了企業(yè)的經濟效益和持續(xù)發(fā)展。

1.資本虧損，市場運行效率降低

企業(yè)采購成本內部控制是企業(yè)經營管理的重要組成部分，如果對采購成本的控制、監(jiān)督及約束機制不能得到有效的實施，必然會影響到整個企業(yè)內部控制職能的發(fā)揮。在企業(yè)采購成本內部管理失衡的情況下，企業(yè)財務控制管理功能就會日漸減弱，采購、運輸及財務監(jiān)督職責也會變得不明確，企業(yè)采購成本內部控制管理體系形同虛設，嚴重時甚至會導致企業(yè)資產流失嚴重，資產管理混亂，財務會計信息失真現(xiàn)象頻發(fā)，這不僅對公司形象有很大影響，更會嚴重降低公司資本市場運行效率。

2.競爭力減弱，企業(yè)經營失敗

企業(yè)采購成本內部控制體系是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的原動力，其構建的根本目標是為了給企業(yè)持續(xù)運營提供必要的支持和保障。采購成本內部控制體系制定不完善或是執(zhí)行不到位都會造成采購成本內部控制體系的失衡，造成企業(yè)的市場競爭力大打折扣，經濟效益出現(xiàn)下滑，如果不及時加以制度上的完善和效力上的提升，就必然會導致企業(yè)經營的失敗。中航油新加坡公司的期貨投資虧損以及銀廣夏公司的財務舞弊事件都是最好的實例證明。從這些事件反映出來的問題可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)采購成本內部控制對企業(yè)經營管理的影響非常重大且深遠，無論是從企業(yè)的經濟效益考慮，還是從企業(yè)長遠的可持續(xù)發(fā)展出發(fā)，我們都必須對企業(yè)采購成本內部控制的有效性進行深刻的思考。

三、采購成本內部控制中存在的問題

1.職權分配不合理，采購內部控制制度不完善

目前，許多企業(yè)都存在著企業(yè)采購職權分配不清晰或是不合理的情況，采購成本內部控制制度的建設尚不到位。因為企業(yè)采購成本內部控制體系的不完善，導致企業(yè)在進行采購時缺乏有效的約束和依據(jù)，因而采購成本無法得到有效的縮減，加重了企業(yè)的財政支出。再加之不少企業(yè)采購環(huán)節(jié)中負責采購的專職人員職權分配存在不合理的地方，沒有對不相容的崗位進行分離，給企業(yè)采購環(huán)節(jié)滋生腐敗現(xiàn)象提供了溫床，大大影響了企業(yè)采購成本內部控制的有效性。

2.審查監(jiān)督不到位，采購工作績效考核質量低

雖然不少企業(yè)已經逐步意識到了采購成本內部管理的重要性，也對采購工作的內部監(jiān)督環(huán)節(jié)和績效考核制度制定了一系列的標準，但是企業(yè)采購的內部監(jiān)督力度仍然不高，相關流程也沒有得到進一步的完善與落實，甚至某些企業(yè)為了圖方便直接省略掉了采購環(huán)節(jié)的簽字審批過程。除此之外，還有一個明顯的問題在于多數(shù)企業(yè)對采購工作的績效考核指標還停留在采購產品的價格、質量和及時性等方面，缺乏對采購工作的內部控制指標的考評，這就導致企業(yè)采購環(huán)節(jié)的執(zhí)行部門和監(jiān)管部門職責模糊，采購監(jiān)管審查機制效力不大，采購成本無法得到有效的控制。

3.采購預算不完善，沒有健全的供應商管理體系

企業(yè)采購成本內部控制的有效性與采購價格以及供應商管理工作的質量有直接的關系。部分企業(yè)采購預算并不完善，對于采購成本的預算管理執(zhí)行力度明顯不夠，缺乏對采購產品價格、質量、時效性等關鍵因素的掌控，企業(yè)中沒有形成健全的供應商管理體系，也沒有建立起相應的供應商管理機制，這種供求關系的不穩(wěn)定給企業(yè)采購帶來一定的風險，同時也不很利于企業(yè)對采購成本的內部控制與管理。

四、企業(yè)采購成本內部控制有效策略

1.強化企業(yè)采購內部控制意識

要加強企業(yè)采購成本內部控制有效性，首先要注重對企業(yè)采購部門內部控制意識的培養(yǎng)，通對企業(yè)采購環(huán)節(jié)存在的不規(guī)范、不合理的地方進行分析，理論結合實際對采購人員進行培養(yǎng)和教育，將相關工作人員的薪資與之直接掛鉤，將采購成本內部控制的有效性作為業(yè)績考核標準的一部分，以此強化采購人員的內部控制意識，切實增強企業(yè)采購成本內部控制工作的執(zhí)行力度。

2.落實采購內部控制管理制度

企業(yè)應建立起完善的采購成本內部控制制度，從采購預算機制、采購定價機制、采購供應機制等方面切實加強企業(yè)對采購成本內部控制的有效性。通過對產品采購質量、價格、標準的層層把關，有效杜絕采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯漏和貪污現(xiàn)象。對采購價格要進行嚴格的管理和監(jiān)督，確保采購成本的合理性。對金額投入較大的采購項目進行議價采購或是公開招標采購，將采購的范圍擴寬，爭取實現(xiàn)采購商品質量和價格的最優(yōu)化，同時避免不正當?shù)慕灰捉o企業(yè)帶來損失，從根本上降低企業(yè)的采購成本，提高企業(yè)的經濟效益。

3.加大采購成本內部控制監(jiān)管力度

對采購職權進行合理、明確的分配，將市場采購權、價格控制權及質量驗收權三權分離，各職權負責人都嚴格按照采購成本內部控制體系的相關規(guī)章制度進行本職工作。其次，對所有所有外購材料要統(tǒng)一采購驗收，統(tǒng)一審核結算，統(tǒng)一轉帳付款，但是對這三個模塊采購費用的要分開控制，避免財務上出現(xiàn)漏洞。最后，對采購產品的品種、數(shù)量及質量等硬件指標進行透明處理，產品供應商之間的價格競爭程序公開，采購完成后結果也要公開，對整個采購過程涉及到的合同簽訂一定要精準到位，確保手續(xù)與簽字齊全，保證采購成本的真實性和可靠性，將企業(yè)采購成本控制在預算范圍內，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。對采購過程中出現(xiàn)的貪污或賬目模糊的情況一定要嚴格處理，建立并完備與采購成本內部控制體系相適應的懲罰措施，以制度要求采購人員廉潔奉公，杜絕采購腐敗滋生。

五、結束語

采購是企業(yè)經營活動中的重要環(huán)節(jié)也是首要環(huán)節(jié)，企業(yè)采購成本內部控制的有效性對企業(yè)最終利潤的形成有著直接影響作用。作為企業(yè)運營管理的起點和源動力，企業(yè)采購成本內部控制的提高是企業(yè)改革與發(fā)展的要求，也是企業(yè)在激烈的市場競爭中始終保持優(yōu)勢，得到長足發(fā)展的必然前提。因此，企業(yè)在進行采購工作時，必須建立起完善的采購成本內部控制體系，并確立相應的強制執(zhí)行和監(jiān)管機制，確保企業(yè)采購全過程都處于受控狀態(tài)，讓采購工作有章可循，有法可依，促進企業(yè)采購工作規(guī)范化運轉，實現(xiàn)企業(yè)經營效益的最大化。

參考文獻：

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