淺析檔案信息化建設

馬嵐

摘 要：通過詳細介紹檔案信息化建設的重要性和建設的主要內容，總結、歸納了檔案信息化建設的總體思路，以供相關人員參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；資源共享；基礎設施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.19.027

檔案是社會、政治、經濟、文化等各項實踐活動的真實記錄，是檔案管理人員收集、整理的第一手資料，是人類繼承和發揚先輩們留下的寶貴遺產的重要途徑。檔案管理工作來自于人類社會，隨著科技的不斷進步，檔案管理工作文明程度不斷提高，而且深入到單位和社區的各個層面，起著積極的作用。人類自從進入現代化科技時代以來，歸檔對于我們認識世界、傳播文化、發展經濟均起到了不可古估量的作用。因此，加強檔案管理，不斷推進檔案信息化建設，已經成為檔案部門和檔案管理人員不斷進步的動力。檔案信息化建設是檔案管理工作邁上新臺階的標志，是檔案管理工作實現現代化建設的大力之舉。

1 檔案信息化建設的重要性

1.1 改善檔案管理工作

只有實現檔案信息化建設，才能突破檔案利用的局限性，使檔案管理由原來的單一化走向信息化，使檔案的保管和利用職能轉變為服務型、管理型職能，從而實現現代檔案資源的科學配置和合理管理，為社會提供高效、便捷的優質服務。

1.2 用翔實的檔案信息支持決策和管理

完整、可靠的檔案信息和獨特的綜合分析能力可為正確決策提供保障。比如，存放多年的材料不僅為查閱帶來了方便，也為科學決策提供了依據。

1.3 為科學研究和知識普及提供服務

信息化檔案可以一次保存、多年享用，實現了資源共享。與紙質檔案相比，信息化檔案要好得多，不僅保存年代久，而且具有較好的時效性。有了信息化檔案，人們不僅可以及時查閱一些歷史事件，也可以獲取豐富的地方特色知識。另外，檔案信息化建設對于不斷提高人們認識社會、吸收公眾信息的能力以及加快社會信息化建設，推動社會進步起著很大的作用。

2 檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準和規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設五個方面。

2.1 基礎設施建設

檔案信息化建設基礎設施包括計算機、程控交換機、服務器、存儲器及計算機網絡系統、信息數據管理系統、信息存儲安全系統等。只有配備先進的計算機設備，才能充分發揮檔案信息化管理的高效性。

2.2 檔案信息資源建設

檔案信息資源建設包括兩方面：①館藏檔案的數字化信息建設；②從各部門收集各種電子文件，然后統一歸到檔案數據庫中。

2.3 標準和規范建設

標準是快速、有序、健康地開展檔案信息化建設的保障。檔案信息化建設規范包括業務規范和技術規范兩種，其中，業務規范主要包括數字檔案的標準術語、描述資源、檔案數字格式、對象數據和元數據等；技術規范主要包括軟件和硬件基礎設施建等。只有推行標準化，才能保證數據的準確性和有效性。

2.4 應用系統建設

依靠上級檔案部門制訂的技術指標，選用先進、適用和可靠的檔案信息化建設管理軟件，這是檔案信息資源開發利用和檔案信息化建設的技術保障。

2.5 人才隊伍建設

加強對檔案管理人員的管理和培訓，使他們具有高度的責任感和明確的檔案思路。各單位要始終將提高檔案管理人員的素質放在首位，積極引進計算機網絡技術方面的人才。

3 檔案信息化建設的思路

3.1 總體規劃，分步實施

要使檔案信息化建設順利開展，就要對檔案信息化建設有一個清楚的認識。只有這樣，才不會盲目投資，避免物力、財力的浪費，給企業造成一定的損失。相關人員應該不斷研究、調查、分析、比對，按照上級有關部門以及信息化總體目標和階段目標，著眼于未來，不斷制訂長遠規劃和階段目標，使檔案管理的目標與院系的目標相互協調。此外，相關人員應該在實施規劃之前制訂詳細的方案，分階段實施。

3.2 突出重點，務求實效

電子文件的管理是當前檔案管理的重點。在檔案信息化建設過程中，可將數字檔案信息資源建設移交給紙質檔案管理部門。對于一些特殊數據，需要不斷調查，力求準確，切忌急于求成，只追求結果，而忽視了過程。此外，要求檔案管理人員總結檔案整理中可能出現的各種問題，提前做好預防措施。

3.3 規范流程，強化服務

檔案管理是一項煩瑣的工作，因此，應該規范檔案管理的工作流程。要結合上級部門的要求，細化和梳理檔案，重新整理一些過時、散亂的檔案；要不斷學習國內外的先進管理方法，發展本院的檔案管理特色；要不斷轉變檔案管理人員的管理理念，將他們從傳統的檔案管理員上升到服務型管理人員；合理利用信息資源，不能把資源當作擺設；要先從內部管理做起，及時建立內部檔案服務平臺，充分利用網絡快速、便捷的性能，從而充分發揮檔案的信息化作用。

4 總結

檔案信息化建設是檔案建設的重要組成部分，是經濟和社會信息化建設的體現，因此需要檔案管理部門不斷改革、不斷進步，從而帶來更好的經濟效益。我們有理由做好檔案信息化建設。

〔編輯：劉曉芳〕

Superficial Analysis of Archives Information Construction

Ma Lan

Abstract： This paper introduces the importance of the construction of archives information and the main contents of the construction， summarized and summarized the overall idea of the construction of archives information， in order to provide reference for relevant personnel.

Key words： file management； information construction； resource sharing； infrastructure

文章編號：2095-6835（2015）19-0028-01