高校中文圖書招標(biāo)采購存在的問題及完善措施

趙聯(lián)鋒

摘 要 本文闡述了高校中文圖書招標(biāo)采購的背景及意義，分析了圖書招標(biāo)采購中存在的問題，并就解決這些問題提出了相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞 圖書采購 招投標(biāo) 圖書館

中圖分類號(hào)：G253.1 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?? DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.09.089

Universities Chinese Books Bidding Problems and Completing Measures

ZHAO Lianfeng

（Library of Shaanxi Xueqian Normal University， Xi'an， Shaanxi 710068）

Abstract This paper describes the background and significance of Chinese Universities Books bidding， analyzes the book purchase bid problems and ?proposes appropriate measures to solve these problems.

Key words books bidding; bidding; library

圖書館館藏圖書的狀況在某種程度上能夠體現(xiàn)出高校圖書館的水平， 決定著高校培養(yǎng)人才質(zhì)量的高低， 同時(shí)也是衡量高校總體辦學(xué)水平的重要標(biāo)尺之一。①目前多數(shù)高校都采用招標(biāo)的方式采購圖書，招標(biāo)采購的意義也得到了普遍認(rèn)可，同時(shí)也存在一些不盡人意的地方，影響著圖書的采購質(zhì)量。

1 圖書招標(biāo)采購的背景及意義

《中華人民共和國(guó)政府采購法》于2002年6月29日頒布以后，各地政府也都及時(shí)出臺(tái)了相應(yīng)的政府采購實(shí)施辦法，高校的圖書資料采購也納入政府采購范圍。同時(shí)隨著改革的不斷深入，出版社實(shí)現(xiàn)體制改革，帶來了圖書市場(chǎng)的空前繁榮，圖書種類極為豐富，一批圖書經(jīng)銷公司應(yīng)運(yùn)而生，并逐步發(fā)展壯大，為高校的圖書招標(biāo)采購提供了良好的外部條件。

圖書的招標(biāo)采購有一定的強(qiáng)制性，高校圖書資料實(shí)行招標(biāo)采購有著重要意義：

（1）有效地降低采購成本，提高圖書購置經(jīng)費(fèi)使用效益。圖書招標(biāo)采購必然會(huì)引入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，各圖書經(jīng)銷商為了在招標(biāo)過程中取得一定的優(yōu)勢(shì)，提高中標(biāo)機(jī)率，除了承諾提供保證提供圖書的質(zhì)量外，還會(huì)在價(jià)格方面給予一定的折扣。我館近幾年的圖書采購招標(biāo)折扣都在70%以下，相同的圖書購置經(jīng)費(fèi)可以多購30%以上數(shù)量的圖書，另外，圖書經(jīng)銷商還會(huì)提供圖書編目加工等服務(wù)和耗材。由此可看，招標(biāo)采購極大地提高了圖書購置經(jīng)費(fèi)的使用效益。

（2）縮短了圖書的采編周期，提高了工作效率。在招標(biāo)過程中，高校為了保證采購圖書的數(shù)量及質(zhì)量，大多會(huì)確定兩、三家以上的圖書供應(yīng)商，圖書供應(yīng)商為了擴(kuò)大各自的供應(yīng)量，都會(huì)以最快的速度為圖書館提供最新最全的圖書發(fā)行出版信息，極大地縮短了圖書的采購時(shí)間。圖書的招標(biāo)采購，供應(yīng)商在保證質(zhì)量、降低價(jià)格以為，一般還會(huì)提供圖書的加工服務(wù)，包括套錄數(shù)據(jù)、分類、編目、加防盜磁條、蓋館藏章以及粘貼圖書條碼及書標(biāo)等工作。

（3）提高了圖書采購的透明度，有效預(yù)防腐敗發(fā)生。高校圖書采購招標(biāo)工作，一般除了學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和圖書館相關(guān)人員參加以外，還會(huì)有紀(jì)檢、國(guó)資、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門參與，通過招標(biāo)、議標(biāo)、決標(biāo)等程序最終確定圖書供應(yīng)商，整個(gè)招標(biāo)過程公開透明，并會(huì)將招標(biāo)結(jié)果在一定范圍公示，接受各方面的監(jiān)督。通過招標(biāo)采購，規(guī)范了圖書采購行為，有效防止單一的圖書采購渠道可能出現(xiàn)的質(zhì)次價(jià)高、暗箱操作等現(xiàn)象，一定程度上避免了圖書采購過程中腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

2 圖書招標(biāo)采購存在的問題

（1）招標(biāo)工作滯后、且周期長(zhǎng)，影響采購工作。有些高校要等學(xué)校當(dāng)年的財(cái)務(wù)預(yù)算布置后，根據(jù)下達(dá)的圖書購置經(jīng)費(fèi)情況來確定圖書招標(biāo)工作，而招標(biāo)工作又有一系列的法定程序，從最初的擬定標(biāo)書到最后的簽訂合同，一般需要2-3個(gè)月，若走正常程序，一般在4月份以后才能確定圖書供應(yīng)商。由于前期圖書供應(yīng)商無法確定，日常的采購工作只能暫停運(yùn)行，失去了大量的圖書采購機(jī)會(huì)，嚴(yán)重影響了圖書采購工作的連續(xù)性。有些高校圖書采購實(shí)行一年一招，中標(biāo)圖書供應(yīng)商頻繁更換，容易造成因合同到期而形成的采購程序脫節(jié)，往往因合同到期而使已發(fā)出的圖書采購訂單作廢，所購圖書無法到館。②

（2）評(píng)標(biāo)小組結(jié)構(gòu)不合理，過多要求折扣率。文獻(xiàn)采購評(píng)標(biāo)（談判、詢價(jià)）小組中，具有較豐富的圖書館文獻(xiàn)采購經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員不得少于成員總數(shù)的三分之二，圖書館文獻(xiàn)采購工作的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人必須參加，其他成員可以從校內(nèi)圖書資料專業(yè)人員中遴選，也可吸收校外文獻(xiàn)采購專家參加。③但實(shí)際的圖書采購招標(biāo)工作中，多數(shù)圖書館的評(píng)標(biāo)小組人員由紀(jì)檢、國(guó)資、財(cái)務(wù)、審計(jì)和圖書館館長(zhǎng)組成，圖書采購專業(yè)人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到這一要求，評(píng)標(biāo)小組人員結(jié)構(gòu)不合理。由于評(píng)標(biāo)小組人員結(jié)構(gòu)不合理，往往從節(jié)約經(jīng)費(fèi)角度考慮，片面看重折扣的多少，沒有從圖書供應(yīng)能力及質(zhì)量、加工數(shù)據(jù)、后期服務(wù)等因素綜合考慮，這必然為后來的圖書采購工作帶來困難。

（3）采購圖書到館率低、到館速度慢。筆者曾于2015年3月對(duì)陜西高校圖書招標(biāo)采購折扣進(jìn)行過一次調(diào)查，不少高校的圖書采購折扣都在35%左右，個(gè)別高校折扣甚至更高。而一些核心的出版社如：人民教育出版社、北京師范大學(xué)出版社、華東師范大學(xué)出版社等給圖書供應(yīng)商的折扣都小于35%。如果供應(yīng)商按照招標(biāo)的承諾折扣，加上物流及后期圖書加工等費(fèi)用，也就是圖書館采購這些核心出版社的圖書越多，供應(yīng)商就賠本越多。而圖書供應(yīng)商是以盈利為目的的，不會(huì)倒貼本來為圖書館提供圖書采購服務(wù)。所以，圖書供應(yīng)商在為圖書館提供書目時(shí)會(huì)進(jìn)行篩選，盡量會(huì)提供一些暢銷的折扣高的圖書目錄，減少甚至刪除那些折扣低、不盈利的書目。

圖書大多具有一定的時(shí)效性，隨著圖書出版時(shí)間的推移，出版社的圖書銷售價(jià)格會(huì)逐步降低，供應(yīng)商會(huì)為了降低成本，對(duì)圖書館提供的采購訂單不及時(shí)報(bào)送，等出版社的價(jià)格降低以后再去采購。由于圖書的延遲到館，對(duì)計(jì)算機(jī)類、考試類等這類時(shí)效性較強(qiáng)的圖書使用價(jià)值就大打折扣。

（4）供應(yīng)商不能按照訂單要求配書，為圖書到館驗(yàn)收造成不便。對(duì)采購人員發(fā)出的訂單，有些供應(yīng)商不能按照訂單要求數(shù)量配送圖書，主要有以下幾種現(xiàn)象：一、圖書館已訂購，供應(yīng)商實(shí)際配送圖書副本比訂單要求少;二、圖書館已訂購，供應(yīng)商實(shí)際配送冊(cè)數(shù)比采購訂單多;三、圖書館訂單沒有預(yù)定，供應(yīng)商隨意搭配圖書。由于供應(yīng)商不能按照訂單要求配送圖書，嚴(yán)重影響了圖書的驗(yàn)收工作，大量的退書工作不僅額外增加了工作人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也為圖書對(duì)賬、結(jié)算工作造成極大不便。

3 圖書招標(biāo)工作的完善措施

圖書采購招標(biāo)工作雖然存在一定弊端，但畢竟利大于弊，筆者總結(jié)近年來在圖書招標(biāo)采購工作中的一些經(jīng)驗(yàn)，對(duì)完善圖書采購招標(biāo)工作提出以下建議：

（1）合理的評(píng)標(biāo)小組。圖書館專業(yè)人員熟悉圖書館工作的特點(diǎn)，了解圖書市場(chǎng)，容易對(duì)各家圖書供應(yīng)商做出的承諾作出判斷。他們明白高折扣率必然導(dǎo)致供應(yīng)圖書質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的下降，有些會(huì)將特價(jià)書甚至盜版書混雜進(jìn)來，嚴(yán)重影響?zhàn)^藏質(zhì)量。專業(yè)的圖書采購人員會(huì)供應(yīng)商資質(zhì)、供應(yīng)的圖書質(zhì)量、圖供應(yīng)周期、圖書到館率以及后期的加工服務(wù)質(zhì)量與優(yōu)惠折扣統(tǒng)籌考慮。高校的評(píng)標(biāo)小組可有長(zhǎng)期從事圖書采購工作的同志、有經(jīng)驗(yàn)的圖書管理人員，包括院系資料室管理人員參與，必要時(shí)可聘請(qǐng)兄弟院校的相關(guān)專家參與評(píng)標(biāo)，而學(xué)校的紀(jì)檢、國(guó)資、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門可全程旁聽、監(jiān)督招標(biāo)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（2）合理確定招標(biāo)時(shí)間，減少對(duì)圖書采購工作的影響。為了把招標(biāo)采購對(duì)圖書采購工作的影響降到最低，不致失去更多的圖書采購機(jī)會(huì)，筆者建議可以采取提前對(duì)圖書采購招標(biāo)的辦法，即在上年度末就完成下本年度的圖書采購招標(biāo)工作，確定圖書供應(yīng)商，保證采購工作的連續(xù)性。由于圖書招標(biāo)采購具有標(biāo)底的不確定性，招標(biāo)只是確定了圖書供應(yīng)商，采購人員可以先選定書目，待學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算下達(dá)后再做調(diào)整。

（3）采用優(yōu)勝劣汰，對(duì)合作良好的書商續(xù)標(biāo)。圖書館應(yīng)對(duì)當(dāng)年合作的圖書供應(yīng)商從書目采全率、圖書到館周期以及圖書后期加工質(zhì)量等方面綜合制定考評(píng)指標(biāo)體系，對(duì)當(dāng)年考評(píng)優(yōu)秀的圖書供應(yīng)商可以建議學(xué)校下一年度直接與其續(xù)表，而排名相對(duì)靠后的圖書供應(yīng)商還需參加下一年度的圖書供應(yīng)資格招標(biāo)。優(yōu)勝略汰的續(xù)標(biāo)方式，一方面可以促使圖書供應(yīng)商積極從書目采全率、圖書到館周期以及圖書后期加工等方面提高服務(wù)質(zhì)量，以獲得下一年度“免試入學(xué)”的圖書供應(yīng)資格。

（4）合理的圖書賬務(wù)結(jié)算方式。一般情況下圖書到館后，管理人員應(yīng)先逐包核對(duì)包內(nèi)的明細(xì)單和圖書的基本信息是否相符，然后在圖書管理系統(tǒng)中進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)是否為本館訂購圖書，最后將每包內(nèi)的明細(xì)單和該批圖書總配送單核對(duì)，確認(rèn)無誤后將總配送單交由財(cái)務(wù)付款。對(duì)于供應(yīng)商不能按照該館訂單要求配送的，造成退書工作量大的，還可以改變賬務(wù)結(jié)算方式，即對(duì)該書商供應(yīng)的圖書以符合館藏需要的、加工入庫后的實(shí)際冊(cè)數(shù)來結(jié)賬。這樣不僅大大簡(jiǎn)化了工作流程，減輕了工作壓力，也迫使供應(yīng)商在以后的圖書配送中，會(huì)嚴(yán)格按照訂單要求數(shù)量來配送，保證了到館圖書的質(zhì)量。

（5）靈活的補(bǔ)充采購方式。圖書館除招標(biāo)采購這個(gè)圖書采購主渠道外，還應(yīng)輔以多種采購方式，如：由于招標(biāo)采購周期相對(duì)較長(zhǎng)，可對(duì)一些教學(xué)、科研急需的，專業(yè)性較強(qiáng)的圖書資料可以及時(shí)采取零星購買的方式;對(duì)一些年鑒、手冊(cè)等供應(yīng)商不可能提供的，又是館藏所必需的圖書，可以直接向出版社購買;圖書館也應(yīng)重視一些適合館藏的地方性文獻(xiàn)、著者包銷出版的圖書等文獻(xiàn)資料的收集。靈活多樣的采購方式，能夠保證采購文獻(xiàn)的完整性、館藏結(jié)構(gòu)的合理性，也能保證急需文獻(xiàn)的及時(shí)到館。

4 結(jié)語

圖書的采購工作是圖書館提供服務(wù)的基礎(chǔ)，其采購質(zhì)量直接決定著該館的館藏質(zhì)量和為讀者服務(wù)的質(zhì)量。隨著2015年3月1日《中華人民共和國(guó)政府采購法實(shí)施條例》的正式施行的，招標(biāo)采購進(jìn)一步得到了規(guī)范，如何將保證圖書的采購質(zhì)量和招標(biāo)采購工作想結(jié)合，也是我們每一個(gè)圖書采購人員不斷的追求。

注釋

① 唐文惠，潘彤聲.高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)與評(píng)價(jià)[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2009.

② 丁邦友.淺談高校圖書館中文圖書招標(biāo)存在的問題及對(duì)策[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011（2）.

③ 教育部普通高等學(xué)校圖書情報(bào)工作指導(dǎo)委員會(huì).普通高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)集中采購工作指南[EB/OL]2015.4.9.http：//www.scal.edu.cn/gczn/201311050857.