淺談企業檔案管理的信息化建設

廖小菱

摘 要：檔案是社會活動中形成的具有歷史性、傳承性、監控性的保存記錄載體，其組成包括國家政治軍事類機密檔案、社會公共公開檔案、企業封存檔案、個人私密型檔案等部分。檔案因其獨有的社會性和隱秘性逐步發展為一門學科，檔案學。檔案學為當今社會資料的整合與保管提供了科學依據，各類企業更是把檔案學視為經營書典，本文就從檔案管理入手，分析企業檔案的管理方法與信息化的建設。

關鍵詞：檔案學；企業管理；創新建設

企業檔案管理方法與國家檔案和個人檔案的管理有所不同，相對國家機關而言少了嚴苛度，又比個人私密影響范圍廣。企業檔案的管理需要依托科技技術，利用信息化建設，對檔案進行分類、管理、存貯、銷毀等活動。檔案管理的信息化建設是企業一直追求和不斷嘗試的，信息傳播跨越時間和空間的優點為信息建設提供了理論基礎。

一、檔案管理在企業管理中的的重要性

一個優良的企業在管理方式上必定是有著自己獨到的見解，除了對員工、運營模式的管理，檔案管理也是尤為重要的一部分。企業檔案是表現其技術、生產、資源、競爭力的客觀記錄，也是企業在瞬息萬變的經濟市場里保障生命的底線，更是提高企業綜合實力、展現企業精神面貌、維護企業合法利益的核心依據。企業中出現過的文字資料、基地圖紙、人員信息都完整且真實的記錄在企業檔案中，為日后工作中出現的問題提供強有力的歷史證明，因此，企業檔案管理已成為企業各項工作開展的條件和基礎，檔案管理在企業管理中必不可少。

二、企業檔案管理的現有缺陷

（一）對檔案管理工作不夠重視

我國的檔案管理工作近幾年才開始大量開展，在此之前人們普遍認為檔案管理不是主要工作，員工只要做好自身崗位工作就行，檔案保存可有可無。這樣的思維在部分管理者的頭腦中根深蒂固，導致沒有在企業中形成良好有序的檔案管理系統，這位日后的工作增添了障礙。

（二）企業缺乏專業的檔案管理人才

檔案學的發展近幾年可謂是異軍突起，在此之前，我國檔案管理人員在知識水平、文化程度、專業素質方面良莠不齊。專業的檔案人員稀缺，且部分人才專業知識的學習停滯不前，跟不上時代發展的潮流，缺乏創新能力，因此能夠熟練對檔案進行分類和管理的專業人才十分匱乏，不能做好檔案的管理工作。

（三）檔案管理制度不健全，保存效果差

檔案管理缺乏健全的制度，在部分企業的檔案保存室里，檔案出現沒有編號、缺少卷宗目錄、不分信息的混雜等不規范現象，使得檔案保存效果差，另外沒有相關的檢查制度和搜索方式為檔案的查閱增加了難度。

三、企業檔案管理的信息化建設措施

（一）確定信息化建設的作用

信息化建設是當今社會最科學，最安全的管理方法，其具有高度的保密性和防功害能力。在企業的檔案管理工作中，需要加大對檔案管理投入，建立檔案管理小組，定期對檔案信息進行抽查，對檔案系統進行維護，充分發揮信息傳播無時間限制，無空間局限的優勢，將檔案保存推進到無紙化辦公，既節省了辦公空間又加強了資料保密性，實現了檔案管理的信息化，轉變了保存方式。

（二）提高認識，提高檔案人員的專業知識和素質

檔案管理者要提高對自身職責的認知度，在管理檔案時要做到“完整、一致、規范”。“完整”，就是要保證檔案的完好無損，紙質檔案不能出現脫頁丟頁或紙質殘缺的現象，信息檔案不能出現病毒丟失或沒有備用存儲的現象，要保證檔案的絕對安全。“一致”，就是要將檔案按一定的排列方式保存，使檔案集中保存，不能過度分散而導致查找不便。“規范”，就是要求檔案保存的標號、目錄、內容等構成元素缺一不可，牢牢遵循檔案的構成模式，保存從頭至尾的規范和完整。企業檔案正越來越多的使用信息化管理，因此檔案管理者要加強學習，特別是電腦軟件等新興科技技術，不能停留在原始的管理方式，要不斷推陳出新，接觸新事物，堅守“活到老，學到老”的信念，用新知識充實自己，用新能力填補自己，這樣才會使工作事半功倍，實現多樣化的轉變。

（三）健全檔案管理制度，實現管理信息化。

有序的管理會是工作良好的開端，對工作建立可循制度也是提高工作的有效辦法，檔案管理工作也不例外，因此健全檔案管理制度顯得十分重要。首先，需要將檔案資料進行有序的分類，其次要將檔案保管的成績作為員工推優評優的考核內容，對所有工作人員實行獎懲制度，做到優勝劣汰，使每個員工充滿危機意識并清楚地認識到工作與生活密切相關，以此激發員工工作熱情，使公司充滿活力，得到更多創新思維。將檔案進行信息化管理準確的反映到當下思潮，在最大程度上提高了管理檔案的水平。實現管理信息化后，企業更能對檔案資源進行合理配置，借此提高工作效率，對檔案管理的發展提供優質的服務。

四、結語

隨著時代的變遷和信息技術的高速發展，企業檔案管理的信息化將逐步成為市場主流，各企業管理者需要具備超前的意識，各檔案管理者需要不斷提升自己的技術以便更好地為信息化社會服務。企業檔案的信息化管理還在不斷探索與發展中，對于加快的全球信息化又的腳步和促進企業自身發展具有重要意義。

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