試論新時期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

張紅

摘 要：本文主要從高校檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的實(shí)際意義出發(fā)，提出高校檔案管理中存在的諸多問題并提出了相關(guān)的解決辦法，致力于促進(jìn)高校的發(fā)展

關(guān)鍵詞：新時期；高職；檔案管理；規(guī)范化

近年來，高職院校的辦學(xué)規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，高職院校的檔案管理工作任務(wù)量也大量增加，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化對于高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大檔案管理工作愈加繁重的狀況的有效解決有著現(xiàn)實(shí)意義。近年來，雖然高校檔案管理工作有一定的進(jìn)步，但是在許多方面仍然有很多問題，所以我們要不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的規(guī)范化，努力提高高職院校的教學(xué)管理水平。

1 規(guī)范檔案管理的重要意義

規(guī)范的檔案管理要求我們必須注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián)和配合，形成一個系統(tǒng)化的檔案管理模式，通過規(guī)范的操作，保證檔案在收集信息，分類整理保管方面的緊密連接、層層遞進(jìn)，從而提高檔案管理的工作效率，第一：實(shí)現(xiàn)高職院校的檔案管理規(guī)范化可以清晰顯示檔案管理流程。檔案管理工作是一個系統(tǒng)化的工程，檔案管理在不同的工作環(huán)節(jié)有著不同的職能要求，只要任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，整個檔案管理工作都會出現(xiàn)差錯，規(guī)范化的檔案管理工作就會有效避免這種錯誤的產(chǎn)生，因為規(guī)范化的檔案管理要求每個環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)和工作任務(wù)都明細(xì)化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性和完整性。第二：實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，可以明確每個工作人員的具體工作任務(wù)和工作量，能夠在每個環(huán)節(jié)上找到對應(yīng)的工作人員及其應(yīng)負(fù)的責(zé)任，這樣就有效避免了在檔案管理工作中各部門相互推諉指責(zé)，只抓不管的現(xiàn)象，真正意義上實(shí)現(xiàn)了每個部門、每個工作人員都能夠各司其職，在工作上不會存在重復(fù)作業(yè)和漏抓工作。

2 管理工作中存在的問題

隨著檔案管理工作的繼續(xù)推進(jìn)，雖然近年來我國高職院校在檔案管理工作上取得了較大的成績，但是這些成績掩蓋不了我們再高職院校檔案管理工作中存在的一系列突出問題，我們要清醒的認(rèn)識到，我們的檔案管理工作仍然處于不成熟、不完善的階段。突出表現(xiàn)在：

2.1 檔案管理制度不合理

高職院校的檔案收集工作主要是依靠學(xué)校檔案部門依據(jù)上級有關(guān)檔案工作的工作法規(guī)、細(xì)則，根據(jù)本單位實(shí)際情況制定的檔案管理制度來是實(shí)現(xiàn)的，檔案工作的具體收集由學(xué)校各院系、處、部級工作人員和具體負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員來實(shí)施完成的，學(xué)校的檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)檢驗監(jiān)督等工作，所以檔案管理職能部門的工作職能的發(fā)揮好壞直接影響到檔案材料的收集管理質(zhì)量情況，由于高職院校的檔案管理工作在很多方面仍然延續(xù)舊的制度，所以在檔案職能部門行使職權(quán)的之后顯得非常的無力，基層建制單位的不完善，導(dǎo)致對檔案材料收集、歸納等工作的監(jiān)督檢查力度不夠，不僅工作效率低下，而且工作完成質(zhì)量也讓人堪憂。這些現(xiàn)象的造成，最根本原因還是制度的不健全，很多工作人員的職務(wù)甚至高于檢察監(jiān)督部門，這就讓監(jiān)督檢查成為一句空話，是具體的監(jiān)督檢查工作流于形式，根本無法完成他們相應(yīng)的工作職能。學(xué)校的檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)只對上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，一系列的檔案管理制度不能落到實(shí)處，制度上的不合理嚴(yán)重制約著相關(guān)職能部門有效發(fā)揮具體的工作職能。

2.2 工作人員缺少專業(yè)知識

按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，學(xué)校應(yīng)在各院系部、處、室，安排有專兼職檔案人員，實(shí)現(xiàn)具體的網(wǎng)絡(luò)化管理，但是在具體的實(shí)施過程中，學(xué)校負(fù)責(zé)檔案收集管理的兼職人員大都承擔(dān)著其他部門的工作，這就導(dǎo)致了檔案管理人員大部分是以本職工作為主，檔案管理工作為輔的情況，所以在檔案管理工作中存在著工作人員穩(wěn)定性差、責(zé)任心不強(qiáng)的現(xiàn)象，這樣就造成了具體的檔案管理部門無法了解到最真實(shí)的檔案收集情況，如果檔案管理工作部門不經(jīng)常到基層部門了解收集情況，就會出現(xiàn)已收集的重要資料因為基層工作人員的更換等原因遺失或者損壞等現(xiàn)象，造成檔案管理工作的嚴(yán)重不到位，不完善。

2.3 缺乏檔案管理知識

雖然在檔案管理工作人員中，大部分的工作人員文化水平較高，但是很多工作人員對于檔案管理工作都是十分陌生的，他們盡管文化水平高但是不了解檔案管理工作的基礎(chǔ)知識，又由于涉及到經(jīng)費(fèi)等原因，檔案局培訓(xùn)中心舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)限制很大，這就導(dǎo)致檔案管理工作人員在完成檔案管理時，按質(zhì)按量完成工作的難度非常的大，又因為檔案管理工作人員大都有著其他的工作，所以他們外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會很少，這就導(dǎo)致了檔案管理人員的專業(yè)知識、專業(yè)素質(zhì)普遍較低。

3 規(guī)范化的途徑

3.1 明確工作內(nèi)容與范圍

檔案的管理工作是一個學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)，所以學(xué)校應(yīng)該明確相關(guān)的工作內(nèi)容和工作范圍，完善相關(guān)檔案管理制度，各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，使各部門能夠有效地完成檔案管理的相關(guān)工作。

3.2 增強(qiáng)工作人員的管理意識

檔案管理工作是高職院校學(xué)校工作中的重要組成部分，檔案真實(shí)箱子地記錄了高職院校經(jīng)歷的風(fēng)雨路程，記錄了學(xué)校的育人成績，真實(shí)地反映了一個學(xué)校的綜合實(shí)力、辦學(xué)水平。所以，高職院校應(yīng)該自上而下高度重視檔案管理工作，相關(guān)檔案管理工作人員要把檔案管理工作當(dāng)作自己的本職工作去做，要建立完善科學(xué)的檔案管理工作流程，嚴(yán)格按照工作流程中的每個檔案管理步驟要求完成相關(guān)檔案管理工作，同時努力學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理知識，不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，通過現(xiàn)代化的技術(shù)更加有效地完成檔案管理工作。

3.3 加強(qiáng)隊伍建設(shè)

所有的工作都離不開具體的執(zhí)行人，所以檔案管理工作人員的素質(zhì)高低直接決定了檔案管理水平的高低，工作質(zhì)量的好壞。我們要緊跟社會發(fā)展趨勢，做好高職院校檔案管理工作，就需要我們首先建立起穩(wěn)定高效的檔案管理工作隊伍，應(yīng)該著重安排專門的工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作，兼職人員也要盡可能的保證檔案管理工作的穩(wěn)定性，在保證工作穩(wěn)定的前提下，要盡可能地提高檔案管理人員的責(zé)任感，要讓他們深切體會到檔案管理工作的重要性和嚴(yán)肅性，端正工作態(tài)度，能夠以極大的工作熱情投入到檔案管理工作中去。加強(qiáng)檔案管理工作人員的知識技能培訓(xùn)，通過各種手段不斷提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平，努力提高工作效率，真正建立起完善的檔案管理工作。

3.4 豐富檔案內(nèi)容

高職院校要根據(jù)自身的教學(xué)目標(biāo)不斷豐富檔案管理工作內(nèi)容，根據(jù)自身的培養(yǎng)目標(biāo)形成專門的屬于自己的具有鮮明特色的檔案管理工作，眾所周知，高職院校培養(yǎng)的都是社會應(yīng)用型、技能型人才，所以我們在完成相關(guān)檔案管理工作時，也要著重收集學(xué)生的實(shí)際動手能力方面的材料，這樣才不至于讓檔案管理工作流于形式，能夠真正體現(xiàn)檔案管理工作的巨大作用，這對于完成學(xué)校相關(guān)工作任務(wù)，推進(jìn)學(xué)校良性發(fā)展，增強(qiáng)學(xué)校核心競爭力，提高學(xué)校綜合實(shí)力都有著巨大的作用。

4 結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案管理工作對于學(xué)校的良性發(fā)展有著巨大的推動作用，健全的檔案管理可以顯著增強(qiáng)高職院校的綜合實(shí)力，而要促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，規(guī)范化檔案管理則是必不可少的。

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