農業知識產權檔案的特點與管理

宗曼華

摘 要：面對日益增多的農業專利和植物新品種保護等農業知識產權類文件材料，農業科研檔案部門應如何完整收集并將此科學歸類、規范整理，形成檔案后又如何有效保管和利用？本文闡述了農業知識產權檔案的諸多特點，并從操作實踐的角度，結合檔案特點提出了相應的科學管理措施。

關鍵詞：農業知識產權檔案；農業專利；新品種保護；特點；管理

隨著知識經濟和經濟全球化的深入發展，國家對科研項目成果管理、知識產權保護工作的日益重視，農業科研單位的知識產權數量大幅度增加。農業科研人員通過申請專利和新品種權保護獲得科研成果的保護權，隨之產生了大量的專利和新品種權保護的文件材料，其所形成的知識產權檔案是農業科研單位非常寶貴的財富。2009年3月，國家檔案局和知識產權局聯合印發了《關于加強知識產權檔案管理的意見》，從戰略的高度確立了知識產權檔案管理工作的重要性。農業科研檔案部門應通過研究和了解農業知識產權檔案的特點，對文件材料進行完整收集、科學歸類和規范整理，實施農業知識產權檔案的有效保管和利用。

1 農業知識產權檔案的特點

知識產權是指組織或個人對其所創作的智力勞動成果依法所享有的專有權利，它是一種無形資產，具有專有性、時間性、地域性、需要法定程序等特點。農業知識產權是農業科技領域涉及的知識產權的泛指，我國農業知識產權最主要的保護形式是植物新品種權和農業專利。農業知識產權作為知識產權，具有知識產權的共同法律特征，但從農業科技自身的角度看，農業科研具有研制周期長、可控性差等特點，使農業知識產權更具有其特殊性。農業知識產權檔案是農業知識產權的真實記錄和重要載體，其特點是由農業知識產權的性質和活動規律所決定的。

1.1、從產生的范圍來看，農業知識產權檔案內容多，涉及范圍廣。按照農業知識產權的客體，農業知識產權檔案包括植物新品種保護檔案、農業專利檔案、農產品商標檔案、農業商業秘密檔案、農業科技著作權檔案、農產品地理標志檔案等。農業知識產權檔案包含了科研檔案、涉及文書檔案、會計檔案、人事檔案等多個門類。

1.2、從內容上看，農業知識產權檔案具有成套性的特點。它包含農業科學研究、申請審批和登記、轉化、保護、維權等各個環節形成的全部有保存價值的文件資料，這些工作一環緊扣一環，具有系統性，是不可分割的有機整體。

1.3、從形成的過程來看，農業知識產權檔案具有漸全性的特點。由于農業產業的特殊性、知識產權的獲得需要法定程序及有效期時間跨度大，農業知識產權檔案材料有一個動態不斷增加的過程。

農業是弱勢產業，受自然條件的制約和環境因素的影響太大，農業科研工作的周期長且可控性差，因此一項科研成果的取得往往要經歷漫長的時間。一般農業專利的研究需要3-5年以上乃至10多年，而一個新品種的育成要經過數代乃至10余代的選育和測定， 則需要更長的時間。農業知識產權保護的審定時間比較長，從開始申請到獲得一般需要2-5年以上。

農業知識產權取得后，它只有在法定的期限內才是有效的，農業科研專利是以發明專利為主，發明專利的有效期為20年，而其它專利的有效期為10年。新品種保護的有效期一般作物為15年， 果樹、林木等為20年。在這期間，每年定時都需續繳年費。農業知識產權取得后的轉化過程及維權事物中都會形成新的檔案，而且時間上會不斷地延續下去。

1.4、從管理和利用方式來看，農業知識產權檔案具有專有性特點。農業知識產權檔案都屬于科研人員的職務發明，是農業科研單位的重要及核心資產，一旦泄密必將使國家和單位的合法權益受到嚴重侵害。因此農業知識產權檔案有保護性要求，檔案部門要正確處理好利用服務和保密的關系，做好檔案的保護工作。

2 農業知識產權檔案管理的措施

長期以來由于眾多因素的影響， 農業科研單位一直重成果而不重知識產權保護， 近些年來， 農業科研專利和新品種保護工作迅速地發展起來了。如江西省農科院自1985年我國專利法實施以來， 到 2000 年16年沒有申請專利，2001-2005年5年申請了2個專利，2006-2010年申請了17個專利。而2011年、2012年各為15個、16個，一年的專利申報數量就接近‘十一五的總和，近兩年我院專利申報更為迅猛，2013年共申請40項，2014年申請專利45項。新品種保護條例是1997年開始實施， 我院1997-2001年5年沒有申請一個新品種保護，2002年才開始申請， 至2014年共申請新品種保護34個，已獲得授權的新品種保護有12個。可見， 農業知識產權工作發展之迅速。而檔案部門面對逐年增加的農業知識產權檔案，分析其特點，加強科學管理顯得尤為重要。

2.1、立足農業知識產權檔案的漸全性特點，實施貫穿于知識產權活動的全過程的農業知識產權文件收集管理。首先，為本單位的知識產權分門別類地制定出文件材料的歸檔范圍，并據此將知識產權工作各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對應的紙質文件同時歸檔；其次，在科研立項時檔案人員要提前介入、及時要求，屬于合作研發及技術引進項目的應將文件的歸檔要求寫入相關合同；在項目實施過程中，密切關注，跟蹤管理；在項目結束后，督促、協助課題組做好文件材料的整理歸檔；再者，在科研成果產權化與成果轉讓、維權工作中，取得知識產權管理部門的配合，及時收集形成的文件材料，補充歸檔。

2.2、基于農業科研的特殊性，區分知識產權活動的不同階段，實行農業知識產權文件材料的科學歸類。一般來講，農業知識產權檔案包括三個階段內容：第一，農業知識產權形成之前即科研課題開始研究階段至科研成果鑒定報獎階段形成的文件材料，主要指課題合同、實驗數據、原始記錄、技術總結等文件材料；第二，知識產權申請、受理、審查與批準階段形成的文件材料，包括：請求書、說明書、照片、受理通知、審查的批復文件、授權證書、費用通知等等；第三，知識產權使用、轉讓以及在維權過程形成的文件材料，包括：自己使用相關文件、許可使用文件、轉讓合同以及包括在制止他人侵犯本單位權益的宣傳材料和相關活動中形成的文件材料等等。第一階段的文件材料作為科研檔案類管理，是知識產權材料的核心部分，其保管期限由課題的保管價值決定；第二、三階段的文件材料則另立一類知識產權類檔案進行管理，其保管期限主要是由知識產權有效期所決定的。此種歸類法將農業科研單位所有的知識產權檔案，包括非科研過程形成的知識產權檔案，統一排放、管理，且對保管、保密比較有利。第二、三階段的文件材料在歸檔時必須在備考中注明與其關聯的科研檔案案卷題名及檔案號等相關信息。

2.3、遵循知識產權活動的內在規律，保持檔案的成套性和完整性，完成農業知識產權文件材料的規范整理。雖然同一知識產權的文件材料按其形成階段總體歸為兩類（科研類和知識產權類），但各自的文件材料都應集中在一起按形成時間的先后順序或重要程度排列，從而保證知識產權檔案與知識產權活動的一致性。

由于同一農業科研項目的檔案材料內容比較規范， 檔案的全過程一般都是開題→試驗→推廣應用→結題（驗收） →鑒定報獎，而且每一個過程中形成的材料內容都比較固定， 如試驗階段形成的主要的文字材料有計劃、原始數據及匯總、總結、論文等，其編目和立卷比較容易用文字表述清楚，所以農業知識產權形成之前的科研文件材料一般以“卷”為單位進行整理裝訂。

知識產權申請后的材料形成時間長， 數量不多、陸續產生， 非常零散， 則以“件”為單位歸檔，形成的文件材料不僅可以隨時補充歸檔，而且也有利于提供利用。歸檔時，按每件形成時間的先后順序排列歸檔，并在備考表上注明材料形成時間和歸檔件數， 以后逐年加入有關材料。

2.4、農業知識產權檔案的屬科研單位專有，正確處理保密與利用的關系，實現檔案的有效保管和利用。首先加大宣傳，增強農業科研人員的保密意識。檔案部門要通過講座、培訓等多種形式，使科研人員認識到凡屬職務發明的研究成果，其產權都屬于單位所有，應自覺保護單位的科研成果，增強對知識產權檔案的保密意識。第二，完善農業科研單位檔案的保密規章制度。將知識產權檔案的保密管理措施寫入單位檔案管理制度，包括檔案密級的劃分，借閱的范圍、權限和時間，查閱、利用的各項審批程序和手續。第三，妥善處理保密與利用的關系。明確知識產權檔案規范管理的目的是為了更好地利用，應將保密和利用有機地結合起來，做到該保密的不能內外不分，不該保密的不能借故保密影響利用。第四，對超過實效期限的檔案應及時鑒定。由于農業科研的公益性特點，農業科技成果的推廣應用存在著較多的政府行為，農業知識產權檔案保密的等級、范圍等在不斷發生變化，應對超過實效期限的檔案及時降低或取消密級，以減少繁瑣的利用、審核手續，方便檔案利用者的正常利用。

2.5、建立農業知識產權檔案數據庫，不斷完善檔案信息的網絡化服務，確保檔案數字信息的安全使用。為更好地為農業科研單位知識產權管理提供服務，在做好知識產權紙質檔案管理同時， 應建立本單位知識產權檔案數據庫，完善知識產權檔案信息網絡服務功能，實現知識產權檔案信息數字化管理。首先應建立知識產權檔案目錄數據庫，提高檔案的查全率、查準率；其次，可選擇常用的、非密的開發檔案作為首批全文數字化檔案，以滿足利用需求，在本單位建設已經較為成熟后，再加工部分利用程度較高的低密級檔案，通過內外網的物理隔離、設置不同級別的訪問權限、防復制、數字簽名等安全措施來確保信息資源的安全。

隨著國家對科研項目知識產權政策法規的健全完善，知識產權檔案工作在農業科研單位的檔案工作中將占據越來越重要的位置。為了更好地加強知識產權管理和維護，充分發揮知識產權的作用，檔案人員應當增強工作的主動性和創造性，立足農業知識產權檔案的特點，把握其規律性，不斷探索加強知識產權檔案管理的有效途徑和必要手段，建立規范的檔案工作程序，更好地服務于現代農業和推動農業科技創新事業的發展。

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