論會(huì)計(jì)人員對(duì)往來(lái)賬的控制

盧銘

摘要：往來(lái)賬是核算債權(quán)債務(wù)的賬，任何單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中都存在賬款不能及時(shí)的結(jié)算問題，在財(cái)務(wù)處理上就反應(yīng)為往來(lái)賬，核算的科目包括有應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、其它應(yīng)收款和其它應(yīng)付款等。由于往來(lái)賬中核算的內(nèi)容非常廣泛，且各單位重視程度及管理措施不相同，導(dǎo)致往來(lái)賬核對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)核對(duì)不及時(shí)，管理不到位的情況，因此往來(lái)賬的管理工作非常重要，影響到一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)人員，往來(lái)帳

一、往來(lái)賬管理中存在的問題

（一）內(nèi)控管理責(zé)任不明確

往來(lái)賬形成的原因很多，主要表現(xiàn)為有些單位財(cái)務(wù)部門沒有針對(duì)往來(lái)賬制定的形成、跟蹤催收等工作流程、往來(lái)賬的崗位職責(zé)不明確以及獎(jiǎng)懲制度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也不重視，很多人認(rèn)為，企業(yè)往來(lái)賬很普遍，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中都不少，特別是內(nèi)部往來(lái)單位形成的往來(lái)賬，對(duì)賬不對(duì)賬都無(wú)關(guān)緊要，反正都是自己?jiǎn)挝粌?nèi)部的事情，而企業(yè)在經(jīng)濟(jì)情況不是很好的情況下企業(yè)員工經(jīng)常流動(dòng)，交接手續(xù)又不完善，導(dǎo)致沒人去清理往來(lái)款，時(shí)間一長(zhǎng)，導(dǎo)致賬齡超過(guò)3年，最終成為呆賬、壞賬，造成很大的企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

（二）財(cái)務(wù)人員工作上責(zé)任心不強(qiáng)，崗位職責(zé)不明確

很多企業(yè)在財(cái)務(wù)崗位職責(zé)分工不明，如：往來(lái)賬核對(duì)由那個(gè)崗位負(fù)責(zé)，往來(lái)賬由那個(gè)崗位來(lái)催收，往來(lái)賬由那個(gè)崗位來(lái)登記臺(tái)賬，沒有明確往來(lái)賬歸誰(shuí)負(fù)責(zé)不清楚，導(dǎo)致往來(lái)賬賬目管理沒人管，處于真空狀態(tài)。分析原因主要有：會(huì)計(jì)分工不明，負(fù)責(zé)人全局觀念不強(qiáng)，每個(gè)人的崗位職責(zé)不明確，往來(lái)賬到底該歸誰(shuí)負(fù)責(zé)，還是沒有一個(gè)定論。有些財(cái)務(wù)人員沒有愛崗敬業(yè)的精神，也沒有團(tuán)結(jié)合作的團(tuán)隊(duì)精神，相互推卸，往往造成往來(lái)賬管理核對(duì)不及時(shí)，催收不及時(shí)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)。

（三）往來(lái)賬核對(duì)不及時(shí)，往來(lái)賬入賬口徑不一致

針對(duì)企業(yè)的往來(lái)賬，會(huì)計(jì)人員就必須及時(shí)進(jìn)行往來(lái)賬的處理，按時(shí)及時(shí)核對(duì)，在實(shí)際工作中，每個(gè)單位財(cái)務(wù)部門要根據(jù)往來(lái)賬業(yè)務(wù)量的大小，按月份、季度、半年度定期進(jìn)行對(duì)賬，在核對(duì)中如果發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該保持溝通，查找會(huì)計(jì)原始憑證，及時(shí)找出原因，以保證企業(yè)之間往來(lái)款的余額一致，如果是由于一方在賬務(wù)處理的時(shí)間上不一致的，可以通過(guò)往來(lái)賬調(diào)節(jié)表的形式保持一致，并要求雙方核對(duì)人員簽字蓋章，以保證每次核對(duì)的書面證明，以便下次核對(duì)時(shí)有證據(jù)可查。在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)有些單位很少對(duì)賬，年底才對(duì)賬，有的幾年才對(duì)一次，由于財(cái)務(wù)人員的變更或離職，財(cái)務(wù)人員之間有沒有辦理移交手續(xù)，導(dǎo)致很多往來(lái)賬很難核對(duì)，在這種情況下有些財(cái)務(wù)人員往來(lái)賬尚未核對(duì)清楚就草草了事，導(dǎo)致越對(duì)越對(duì)不清，結(jié)果等查賬的時(shí)候不能取得有效函證，確認(rèn)不了真實(shí)的債權(quán)，給單位造成了不良的影響。往來(lái)單位記賬時(shí)間和口徑不一致，有的會(huì)計(jì)人員在業(yè)務(wù)處理上重復(fù)記賬或者遺漏。

（四）根據(jù)單位需要人為虛增往來(lái)賬

有些單位為了調(diào)整企業(yè)的利潤(rùn)，規(guī)避稅收或者是逃避業(yè)績(jī)考核，會(huì)利用往來(lái)賬進(jìn)行調(diào)整利潤(rùn)，隱瞞或者虛增實(shí)現(xiàn)企業(yè)的收入或成本，人為調(diào)整企業(yè)的利潤(rùn)，導(dǎo)致企業(yè)的真實(shí)情況不能有效反應(yīng)出來(lái)，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和稅收風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。

（五）將賬戶外借其他單位或者為個(gè)人套取現(xiàn)金

有些企業(yè)為了利用往來(lái)賬戶將其他單位的資金通過(guò)往來(lái)賬戶進(jìn)行套現(xiàn)，有些企業(yè)通過(guò)往來(lái)賬戶為個(gè)人借款進(jìn)行套現(xiàn)，長(zhǎng)期掛賬，不與核銷，最后通過(guò)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備將往來(lái)賬給予核銷，已達(dá)到套現(xiàn)的目的，這種往來(lái)賬因?yàn)闆]有真實(shí)的業(yè)務(wù)發(fā)生，沒形成企業(yè)的收入或成本，只是在往來(lái)賬中對(duì)掛雙方的債權(quán)與債務(wù)，經(jīng)過(guò)三年后，這些賬戶也核銷不了，最后在會(huì)計(jì)處理上就作為壞賬處理。

二、往來(lái)賬管理問題的處理方法

（一）從制度建設(shè)上不斷完善往來(lái)賬的管理

將往來(lái)賬的形成及結(jié)算納入對(duì)主要負(fù)責(zé)人的考核范圍，作為重要的考核指標(biāo)。并形成往來(lái)賬制度規(guī)范化，明確規(guī)定結(jié)算的時(shí)間和分管人員的責(zé)任，強(qiáng)化問責(zé)制，對(duì)經(jīng)辦人形成登記制度，催管制度，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有行使自己的責(zé)任的，追究相應(yīng)責(zé)任。雖然影響往來(lái)賬核算的因素比較多。如：往來(lái)賬的產(chǎn)生涉及采購(gòu)、銷售、管理等每個(gè)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致往來(lái)賬的核算難度非常大。所以經(jīng)辦人必須選擇認(rèn)真負(fù)責(zé)而且要求業(yè)務(wù)熟練并能執(zhí)行財(cái)務(wù)制度。才能保證往來(lái)賬核算和核對(duì)工作的順利進(jìn)行；制度建設(shè)方面從這幾個(gè)方面入手：1.制定往來(lái)賬的工作程序，明確責(zé)任人。2.明確往來(lái)賬的崗位職責(zé)，誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部門也要從財(cái)務(wù)管理的方面入手，及時(shí)核對(duì)賬目，保持與采購(gòu)、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)上的協(xié)調(diào)。3.制定往來(lái)賬的獎(jiǎng)懲辦法，對(duì)表現(xiàn)突出的要給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)出現(xiàn)問題要給予批評(píng)和懲罰。

（二）從財(cái)務(wù)人員的思想認(rèn)識(shí)上要重視往來(lái)賬的管理

不僅有制度上的約束，還需要從思想上重視，從領(lǐng)導(dǎo)和員工再到我們的財(cái)務(wù)人員，都要從思想上重視，認(rèn)識(shí)統(tǒng)一，職責(zé)分明，并針對(duì)往來(lái)賬的特點(diǎn)，分門別類的進(jìn)行管理，那些是內(nèi)部往來(lái)單位的，那些關(guān)聯(lián)單位的，那些是外部單位的債權(quán)等，保持對(duì)這些往來(lái)定期和不定期的催收，使往來(lái)賬的清收形成制度，常態(tài)化，長(zhǎng)期性的工作，具體從這幾方面加強(qiáng)：1.主要領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，積極推動(dòng)往來(lái)款的催辦工作，以便往來(lái)賬的及時(shí)核算；2.分管的會(huì)計(jì)人員要履行自己的職責(zé)，會(huì)計(jì)上核算準(zhǔn)確，對(duì)賬及時(shí)，催收要及時(shí)；3.形成督促檢查往來(lái)賬管理的有效機(jī)制，出現(xiàn)問題及時(shí)解決。

（三）從往來(lái)賬的形成過(guò)程中加以控制

往來(lái)賬款主要是在銷售環(huán)節(jié)中產(chǎn)生，這就需要我們能在銷售的各種環(huán)節(jié)中去控制往來(lái)款形成的各種情形，在這些情形中我們加以重點(diǎn)管控。

1. 在銷售與收款環(huán)節(jié)控制：在對(duì)客戶進(jìn)行銷售時(shí)應(yīng)制度信用政策，確定信用條件及收款政策，對(duì)客戶的賒銷政策應(yīng)授權(quán)，客戶信用期限、額度的調(diào)整等都必須有審批，同時(shí)銷售部門應(yīng)在客戶的信用征信重點(diǎn)把握客戶的信用等級(jí)，信用分等級(jí)與債權(quán)的收取時(shí)間聯(lián)系，并對(duì)客戶建立信用臺(tái)賬和債權(quán)債務(wù)往來(lái)臺(tái)賬，及時(shí)登記客戶的信用變化情況和往來(lái)款的變化情況，掌握第一手資料。在做好統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬中需要把握以下幾點(diǎn)：（1）單據(jù)手續(xù)要齊全。如：應(yīng)收類往來(lái)款，要有貨物出庫(kù)單、貨物簽收單、發(fā)票、發(fā)票簽收單、合同、銷售文件、結(jié)算單等原始單據(jù)；（2）對(duì)于應(yīng)付賬款類往來(lái)款，要有貨物入庫(kù)單、發(fā)票、合同、采購(gòu)計(jì)劃等原始單據(jù)；（3）對(duì)于暫收、付類往來(lái)款，要有相應(yīng)的收據(jù)、審批手續(xù)、協(xié)議等。單據(jù)手續(xù)齊全才能說(shuō)明此銷售業(yè)務(wù)合規(guī)，才能滿足財(cái)務(wù)處理的需要。

2. 會(huì)計(jì)賬務(wù)處理上及時(shí)，核算上方法要準(zhǔn)確。往來(lái)賬入賬時(shí)，會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程上一定要按照財(cái)務(wù)往來(lái)賬規(guī)范來(lái)處理。如報(bào)銷憑證或（發(fā)票背面）有經(jīng)手人、驗(yàn)收人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人的簽批；材料的入庫(kù)單上要有交貨人、收貨人、倉(cāng)庫(kù)保管員的簽收；材料的出庫(kù)單上要有發(fā)貨人、領(lǐng)貨人、倉(cāng)庫(kù)保管員的簽收；銷售結(jié)算單上要有經(jīng)辦人、銷售部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的簽批；采購(gòu)計(jì)劃單上要有采購(gòu)經(jīng)辦人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的簽批。會(huì)計(jì)賬務(wù)處理時(shí)首先就是審核報(bào)銷憑證是否符合企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)銷簽批流程。如果在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)簽批的人員簽批漏項(xiàng)的情況，會(huì)計(jì)人員就必須反饋當(dāng)事人補(bǔ)辦完善簽批手續(xù)。

在核算時(shí)應(yīng)針對(duì)不同的業(yè)務(wù)發(fā)生設(shè)置不同的會(huì)計(jì)核算科目，如：因采購(gòu)導(dǎo)致的往來(lái)賬，設(shè)置應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款來(lái)核算，因銷售而產(chǎn)生的往來(lái)賬，設(shè)置預(yù)收賬款和應(yīng)收賬款來(lái)核算，暫收暫付類的往來(lái)賬，應(yīng)設(shè)置其他應(yīng)付款來(lái)核算，在會(huì)計(jì)賬務(wù)處理核算時(shí)，對(duì)于銷售類別加以分類核算，按照價(jià)格、數(shù)量、品名核算。如有打折或報(bào)廢處理等情況的，要按照審批權(quán)限的設(shè)置執(zhí)行，如銷售負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)的審批手續(xù)。

（四）借助第三方的審計(jì)促進(jìn)往來(lái)款的管理

對(duì)于往來(lái)款的管理，有時(shí)因單位的自我保護(hù)的需要或違規(guī)現(xiàn)象的存在使得單位對(duì)往來(lái)賬的管理松懈，所以在必要時(shí)還要借助第三方的審計(jì)力量促進(jìn)單位往來(lái)款的管理提升。在第三方審計(jì)過(guò)程需要財(cái)務(wù)部門積極配合，突出重點(diǎn)審計(jì)。審計(jì)的重點(diǎn)在：（1）往來(lái)賬的真實(shí)性，檢查是否有弄虛作假，隱瞞真實(shí)債權(quán)債務(wù)情況。（2）檢查往來(lái)賬的合理性，檢查往來(lái)款的形成原因是否合理、合規(guī)是否在我們的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)，相關(guān)的合同條款是否職責(zé)和義務(wù)分明。（3）檢查銷售收入和業(yè)務(wù)支出，因?yàn)橛行╀N售收入存在推遲確認(rèn)收入、關(guān)聯(lián)虛假收入，虛增成本、虛增費(fèi)用已達(dá)到減少稅收、增加業(yè)績(jī)的目的。（4）檢查資金的流向，對(duì)銀行對(duì)賬單，銀行函證等進(jìn)行核實(shí)，進(jìn)一步了解資金的流向，很容易看出是否有虛假銷售、虛列成本的情形。

（五）往來(lái)賬的對(duì)賬方式方法

與其他單位和個(gè)人往來(lái)核對(duì)時(shí)講求對(duì)賬技巧。（1）確定固定的對(duì)賬時(shí)間。單位和個(gè)人的往來(lái)賬要定期核對(duì)，才能保證賬目余額一致。（2）協(xié)商對(duì)賬形式。往來(lái)賬核對(duì)的方式比較多，可以通過(guò)電話核對(duì)、信函、電子郵件、傳真等方式核對(duì)；在雙方確定對(duì)賬形式后，就可以節(jié)約對(duì)賬時(shí)間，提高工作效益 。

總而言之，一個(gè)單位的往來(lái)賬的管理好壞能反映出該企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，財(cái)務(wù)管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，甚至企業(yè)的生存，所以我們會(huì)計(jì)人員必須要重視往來(lái)賬的管理工作，把往來(lái)賬的管理提高到非常重要的地位上來(lái)，對(duì)企業(yè)的往來(lái)賬形成行之有效的管理。

（作者單位：武漢生物城文化旅游投資開發(fā)有限公司）