檔案計算機管理工作存在的問題及改進措施

王貴娜

隨著社會的發展、科技的進步、各種門類和載體形式的檔案大量增加，社會對檔案的需求日益提高，加強計算機在檔案中的應用，是現代化企業的重要標志，是完善企業管理，促進企業發展的重要手段。當前，檔案管理現代化的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。除此以外，還包括音像技術、現代化庫房保護技術、運用新型載體檔案管理等。配備適用的計算機系統設備是檔案計算機管理的物質基礎，應當根據系統設計所指出的目標、任務考慮設備的配置問題。

一、檔案信息電子化的現狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏室檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容懷不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施，推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案，信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、改進措施

在這情況下，如果遵循和沒用傳統的方式、方法進行管理，無論是在保存空間、存儲時間，還是保存的完整度等諸多方面，都是非常困難的，電子文件的高保真性和電子文件的易修改性是電子檔案管理的優勢所在，因此在計算機全面普及和辦公自動化、數字網絡化、智能化的今天，政府采購檔案也應向著高科技方向發展，實行電子檔案管理，將檔案管理工作引入到一個全新的領域。

必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發點和目標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現只有各種電子政務建設共同發展才能真正實現電子政務的情況。所以，新形勢下搞好信息檔案建設需要采取一系列重要策略。實踐經驗表明以下策略十分重要。

1、積極納入國家信息化領導、協調機制。所有信息檔案建設都應當自覺納入國家信息化領導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，信息檔案成敗的關鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應在國家的統一領導、協調下構建和應用。

2、與時俱進，觀念創新。我國政府機構信息系統中還幾乎沒有符合嚴格意義的數據備份系統，數據安全性十分脆弱。這就要求我國各有關機構必須結合國情，人實際出發，轉變觀念，從管理理念、管理制度，機構職能等方面全面創新。

3、遵循標準，推進標準，加強法律建設。采用標準意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創造條件，早日實現。這是檔案管理信息化建設健康發展的根本保證。

4、注重信息安全，政府的檔案涉及國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案關系到國家安全，政府機構的信息安全建設從本質上講不是個人或部門行為，而是國家行為，要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。在建設中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關主管部門的指導下，按照國家有關主管部門制定的規章、制度、標準開展工作。

5、綜合利用檔案管理技術。檔案管理技術是長期堅持不懈、不斷發展的重要技術之一。將這些技術綜合、集成應用是檔案管理的特點。就電子文檔而言，時至今日，即使是最普通的電子數據，保存它的風險一點也不比其它介質少。保存電子文檔風險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。在進行檔案管理信息化建設，積極構建電子檔案時必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發揮檔案管理的綜合優勢。由于人們對真跡的尊重和渴望，無紙化只具有相對意義。縮微技術等都是永不會消亡的檔案管理應用技術。

6、要注重培養電子檔案管理的專業人才，電子文件及電子檔案管理，實質上是一項系統技術工程，現有紙質文件和紙質檔案管理人員的知識結構不符合管理電子文件及電子檔案的要求，需要培養電子文件及電子檔案管理的專業人才。