儀器設備檔案信息化建設的實踐與思考

姚春華

[摘要] 該文首先從該中心開發《實驗室信息管理系統》的重要性開始入手，分析了儀器設備檔案信息化管理的優勢，以及信息化管理在檢驗、檢測工作中的作用。其次闡述了儀器設備檔案信息化建設的具體步驟，指出了管理電子設備檔案的方法與原則，最后強調人才的培養是實現儀器設備檔案信息化管理、最大限度發揮儀器設備檔案作用的關鍵。

[關鍵詞] 設備檔案；信息化；建設

[中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2015）10（a）-0022-03

隨著我國疾病預防控制事業的快速發展和計算機網絡技術的廣泛應用，實驗室儀器設備檔案的管理工作已成為疾控中心檔案管理的重要組成部分，并開始逐步向網絡化、標準化、規范化的模式發展。

2011年長春市南關區疾病預防控制中心與軟件公司合作開發了《實驗室信息管理系統》，它將中心實驗室儀器設備檔案和檢測、檢驗報告工作中形成的所有信息完全實現單位內部網絡化、標準化、規范化管理，通過內部局域網使管理部門和工作人員可以直接進入系統，調出所需儀器設備檔案及檢測、檢驗工作過程的全部信息，每個入網的用戶都可以根據自己的權限對網上數據進行查詢、統計或打印，了解各類設備的基本情況、各項參數、性能指標以及運行狀態等相關信息，使操作者能按規定使用和維護儀器設備，保證了檢驗、檢測結果的準確性、公正性和科學性，為主管領導及時掌握實驗室儀器設備的種類、數量以及是否存在重復購置、管理不善等問題提供了可靠的依據和憑證。

該文結合該中心儀器設備檔案信息化管理工作中的實踐與體會，探討儀器設備檔案信息化管理利用中的幾點問題。

1 儀器設備檔案信息化管理的優勢和作用

1.1儀器設備檔案信息化管理的最直接受益者就是實驗室儀器設備使用人員

由于近年來頻繁發生惡性食物中毒事件，國家有關部門開始重視對疾控中心的管理，投入大量經費購買高級先進的精密儀器設備，以保證檢測出的結果準確、可靠。食品安全的檢驗檢測和新、老傳染病病原體的出現使疾控部門實驗室的檢驗技術和科研水平在不斷的提高，檢驗工作人員依靠儀器設備的程度也日益加大，目前已成為中心實驗室疾病監測、衛生檢驗與評價的重要手段。如何管好用好這些先進的大型檢驗儀器設備，保證在設備突然出現故障時能在第一時間內快速地通過該系統查找出儀器設備的相關信息，縮短維修時間，保證日常工作的正常運轉，及時發放檢驗檢測報告，只有采用現代計算機網絡技術為實驗室儀器設備進行科學管理才能提高設備的有效使用率。

1.2有利于領導全面掌控、合理安排采購儀器設備

設備檔案信息化管理有利于領導全面掌握設備的分布、使用以及售后服務等情況，根據工作需要合理調配儀器設備，發揮檔案信息在計劃采購和業務工作中的調控作用，這些信息資源為日后的儀器設備采購和管理提供參考，進一步合理調配好設備經費的分配和投入，使有限的設備經費發揮最大的作用。

1.3便于工作人員充分利用檔案信息資源。

儀器設備檔案信息化管理使得設備檔案的全部信息將在單位內部局域網上實現共享。充分利用儀器設備檔案，幫助使用者了解儀器設備的各項參數、性能以及運行狀態等信息，使操作者按規定使用和維護儀器設備，提高儀器的完好率，延長使用壽命，使貴重的儀器設備資產保值增值?？梢娂訌妰x器設備檔案信息化管理將會對疾控中心的社會效益和經濟效益產生直接的影響。

1.4儀器設備檔案信息化管理對保證設備正常運轉能夠起到參考和指導的作用

日常工作中儀器設備處于正常運轉時，一般不需要查閱儀器設備檔案資料，然而當儀器設備突然發生故障需要修理時，儀器設備檔案信息化管理的優勢就會充分體現出來。它會利用計算機在第一時間內快速地搜索出該儀器設備的相關信息及維修記錄，通過查看儀器設備檔案，及時與廠家或經銷商聯系，縮短維修時間，減少修理費用，從而保證了發放檢驗檢測報告單的時間?？梢娎糜嬎銠C網絡通訊技術，使檔案資料在設備購買、使用、維修等工作中得到充分利用，發揮其社會效益和經濟效益，所以加強疾控中心儀器設備檔案信息化管理對于疾控中心的發展十分重要。

2儀器設備檔案信息化管理的具體步驟。

2.1建立完整的儀器設備檔案是信息化的第一步

儀器設備檔案包括設備從購買、驗收、使用、維護與保養、維修、報廢等階段形成的全部資料，是儀器設備從購買到報廢過程的真實記錄，是各種儀器設備的正常使用、保養、維護、維修不可缺少的參考資料。如果不從申購開始就及時建立儀器設備檔案，就會使大量有重要歸檔價值的設備檔案流失，導致許多設備無法形成完整的歸檔材料，影響了儀器設備的正常使用。

儀器設備在驗收和安裝調試工作中形成的資料是保證儀器設備質量和正常運行的關鍵。在此期間要保證每臺儀器從申購到報廢要隨著設備的變化而進行跟蹤收集，及時歸檔，歸檔資料要反映設備管理和儀器設備項目從申購到使用維修的全過程，只有這樣才能保證儀器設備檔案的真實性、完整性、系統性和安全性，為儀器設備檔案信息網絡化提供可靠的基礎數據。

2.2建立完善的儀器設備檔案管理系統是信息化的關鍵

2011年該中心與軟件公司合作開發了《實驗室信息管理系統》，它將該中心儀器設備檔案和檢測、檢驗報告檔案完全實現單位內部網絡化、標準化、規范化管理，使工作人員直接進入系統即可調出所需儀器設備檔案及檢測、檢驗工作過程的全部信息，真正實現了信息資源共享的目的。

該系統的主要功能由八大模塊組成，包括：計劃管理、合同管理、入庫管理、出庫管理、檔案管理、查詢統計、報表輸出和系統維護等功能。其中實驗室儀器設備檔案管理系統的主要功能是將儀器設備從申報、采購、入庫、驗收、發放使用、維護維修和報廢整個過程的資料全部輸入計算機，保證了儀器設備檔案的連續性和歷史資料的完整性，使檢驗檢測工作人員可以方便地通過單位內部局域網進行資料的查詢、統計等日常管理工作，真正使中心實驗室的儀器設備檔案工作從手工管理過渡到了現代化、標準化、網絡化的軌道上來，為檢測檢驗工作人員帶來了極大的方便，使設備檔案發揮出最大的利用價值，提高了疾控中心實驗室儀器設備檔案的管理水平。

檢驗檢測管理系統主要是把現場檢測及在實驗室內檢驗中的各種檢測檢驗數據進行處理，并通過服務器進行單位內部局域網上管理，對檢驗檢測工作人員、儀器設備型號、規格以及運行條件、檢測檢驗之間的各種數據加以匯總、整合，及時發出檢測檢驗報告單，使檢測檢驗達到了自動化運行和無紙化辦公的目的，從而實現了檢驗、檢測報告檔案的標準化、規范化管理，提高了工作效率，為防病機構實現信息一體化的管理模式打下堅實的基礎，因此加強疾控機構儀器設備檔案信息化管理對于疾控中心的發展十分重要。

3儀器設備檔案的保管

目前該中心采取紙質檔案和電子檔案雙軌制并存的儀器設備檔案管理方法。一方面中心檔案室保存有完整的紙質儀器設備檔案；另一方面考慮到電子文件現在還沒有好的長期保存方法，所以要求歸檔時必須將電子文件同制成的紙質拷貝件或縮微品一并歸檔。因為儀器設備檔案信息化管理的全部實現將需要一個較長的發展過程，在此期間，電子檔案還無法完全取代紙質檔案，還難以從內容上完全覆蓋紙質檔案，且從法律上，紙質檔案具有法律效力。因此，實驗室工作人員把存有儀器設備檔案信息的磁性介質在未打印成書面形式輸出之前留有副本，年底移交檔案室，對于永久保存的設備檔案，檔案管理人員要定期進行復制，每4年對歸檔的電子文件轉存一次，以防止信息丟失。

為確保電子文件的歸檔質量，中心檔案室采取相應措施，首先明確規定歸檔電子文件的生成軟件以及技術環境、格式和被操作數據和檢測數據等的歸檔要求與處理方法，對歸檔的電子檔案作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層，其次要遠離磁場、并與有害氣體隔離，并單獨裝盒，豎立存放，避免擠壓，妥善保管。對于電子檔案我們要利其優，克其弊，實施設備檔案信息化管理終將是現代檔案管理發展的必然趨勢。

4提高儀器設備檔案信息化管理水平的關鍵是培養復合型人才

儀器設備檔案信息化管理是一項專業性很強的業務工作，它涉及到醫學、統計學、檔案學、信息學等學科，要求從事儀器設備檔案管理人員不但要具備一定的醫學基礎知識、儀器設備使用知識和檔案專業知識，同時還要掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，以適應儀器設備檔案資源信息化的建設和正常運行，保證儀器設備在疾病預防檢測工作中正常運轉，確保檢測結果的準確性、公正性和科學性。

4.1儀器設備檔案管理工作，人才發展跟不上時代的要求

中心于2005年初開始啟動《中國疾病預防控制信息系統》其中的儀器設備基本信息系統后，原工作人員沒有使用過計算機，在思想觀念上還沒有跟上信息時代的發展，沒有管理設備檔案現代化的意識，故該中心從檔案室調入一名專職人員從事此項工作，使工作得以順利開展。

該系統的啟動使中心的儀器設備檔案管理工作由原來的手工操作逐步過渡到網絡化管理的軌道上來。儀器設備檔案信息由原來的手工填寫，又增加了一套現代化的輸入程序，其主要工作內容是以報表的形式及時、準確、完整，規范的記錄儀器設備檔案的相關信息，通過網絡及時報給衛生部及省、市、區主管部門，上級主管部門操作人員通過網絡傳輸的信息可以隨時查看下級單位儀器設備檔案的基本情況，為主管部門及時掌握各級疾控中心實驗室儀器設備的種類和數量以及是否存在重復購置、管理不善等問題提供可靠依據。

而中心自行研發的《實驗室信息管理系統》的功能不是簡單的數據報表，而是將儀器設備從申報、采購、入庫、驗收、發放使用、維護維修和報廢整個過程的資料全部輸入計算機，如果設備檔案管理工作人員不能熟練使用電子計算機、打字機、傳真機、復印機、掃描儀、錄像機、光盤刻錄等現代化操作手段，特別是利用計算機進行檔案的全文存貯、自動標引、圖形處理等技術，就無法實現對設備檔案信息的現代化存貯、檢索、提取和利用。因此，如果檔案工作人員沒有現代化管理檔案的意識，還是憑借原有的知識、經驗等傳統的模式來進行管理和工作，縱使有一流的管理設施和管理軟件，也不能算檔案管理現代化。所以，作為檔案工作人員也要順應時代的發展，盡快融入信息社會這個大環境，努力學習掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，使用新的管理模式和手段，結合檔案專業知識，在實際工作中善于發現新問題，找出解決方法，逐漸完善網絡管理系統，以適應檢驗檢測工作人員對儀器設備管理的需求，使設備檔案發揮出最大的利用價值，真正通過計算機實現設備檔案網絡信息資源的共享，使設備檔案管理工作與中心的其他業務工作融合在一起，提高全體職工檔案意識，從而推動檔案信息化的有效發展。

4.2真正具有檔案專業畢業的人才極少，缺乏開拓創新的精神

儀器設備檔案管理工作大多數是由檢驗科的工作人員兼職，沒有經過專業知識培訓，業務不熟，并且人員變動較頻繁，管理手段落后，難以適應儀器設備檔案信息化管理工作的需求，因此嚴重影響了設備檔案的管理水平。

儀器設備檔案信息化管理是以計算機技術為載體， 需要有檔案管理軟件、網絡技術等方面的人才。檔案信息化工作非一般打字員就能勝任，如果檔案管理人員沒有掌握現代化辦公設備的能力，就算中心計算機編程人員設計出再先進的管理軟件，也不能將檔案信息資源得到最大限度的開發利用。

《實驗室信息管理系統》的啟動為儀器設備檔案管理工作者提出了更高的要求，從事檔案管理工作人員要意識到自己所肩負的歷史使命和職責，有義務將手工管理和計算機管理相結合來提高防病信息資源的準確性和時效性，以此來推動疾病預防控制事業的發展。實踐證明，計算機網絡技術管理儀器設備檔案提高了檔案的管理水平，它將實驗室的所有工作信息聯系起來，構成整體，使中心的檔案管理工作進一步向系統化和規范化方向發展。

4.3主管領導要加強在職檔案人員的培訓。

中心有不少同志，對儀器設備檔案信息化管理意識還較淡薄，認識不到儀器設備檔案信息化管理在防病治病中所起的重要性和必要性。針對上述情況，中心主管領導把儀器設備檔案信息化管理工作納入重要議事日程，與防病業務建設同步規劃、同步發展，讓全體職工都能充分認識到設備檔案信息化的在防病工作中的重要作用，定期組織檔案人員去參加培訓，提高檔案人員的業務水平，學習檔案管理新方法，對骨干人才進行重點培訓和繼續教育，使中心的儀器設備檔案為衛生防病、檢驗檢測工作充分發揮其社會效益。

人才的培養是儀器檔案信息化建設的關鍵，任何事情都要靠人來操作，如果設備檔案管理工作者的綜合素質不能適應信息化的需求，就會影響每個環節的效率和質量。因此，要培養復合型人才，既要通曉檔案專業知識，又能熟練操作計算機軟件，更要懂得檢驗檢測方法和儀器設備使用常識，只有這樣才能熟練地應用網絡管理軟件管好本單位的儀器設備檔案，為業務人員在工作中開展疾病檢測、衛生監測、檢驗、科研等工作提供服務。

綜上所述，儀器設備檔案能否實現信息化、規范化和標準化管理，利用信息資源，最大限度地發揮設備檔案的利用價值，在很大程度上取決于設備檔案管理人員素質的高低。因此，作為檔案管理人員我們有責任和使命承擔起這個重任，不斷地把儀器設備檔案管理工作日趨完善，使其在疾病控制、衛生監測、食品安全、風險評估等工作中發揮更大的作用。

[參考文獻]

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[2] 張聯.機關檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案天地，2011（9）：48-50.

（收稿日期：2015-07-08）