水利工程勘測設計中電子檔案的管理與利用

吳杰

廣西水利電力勘測設計研究院

摘要：傳統的檔案管理模式已經難以適應時代發展的需要，尤其是在當前信息技術不斷發展的今天，電子檔案已經逐步取代傳統的紙質檔案，且在諸多水利勘測設計中得到了廣泛的應用。因而本文正是基于這一背景，首先從水利工程勘測設計中電子檔案的特點入手，分析電子檔案管理的內容；其次分析了水利工程勘測設計電子檔案管理和利用的現狀；再次提出了關于如何加強水利工程勘測設計中電子檔案的管理與利用的淺見；最后對全文進行了簡單的總結。旨在與同行強化業務之間的交流，不斷的提高水利工程勘測設計成效。

關鍵詞：水利工程；勘測設計；電子檔案；管理；利用

在水利工程勘測設計中，電子文檔的作用主要是記錄設計成果，且并為整個設計工作的開展提供思路，所以為了更好地強化對其的管理和利用，我們必須結合其特點強化對其的管理，尤其是應結合其管理內容和現狀，強化對其的管理和利用，從而更好地促進水利工程勘測設計的成效。

1.水利勘測設計電子檔案特點及其內容分析

在水利勘測設計中，其電子檔案主要是對形成的文字表格和圖形圖像進行記錄，從而更好地利用計算機對其識別和處理，再將其存在存儲介質之上，并利用網絡技術進行傳輸，所以其與傳統紙質檔案存在一定的特點，所也在管理內容上也會發生變化。以下就其特點和管理內容進行分析。

1.1特點分析

一是電子檔案為多部分組成，具有較強的系統性和完整性，尤其是其所包含的文本表格和圖形圖形，均是整個檔案的組成部分。二是階段性特點，由于水利工程勘測設計包含了勘測和規劃以及初步設計、施工研究以及竣工驗收等階段，而這些均需要在電子檔案中體現出來，所以其具有的階段性特點成為整理和分類的要點。三是專業性特點，水利工程勘測設計是具有較強的專業性，需要不同專業的技術人員參與和相互配合而完成，所以其專業設計文件所涉及的專業性較強。四是動態性特點，由于水利工程勘測設計主要服務于水利施工，而在施工中難免出現這樣或那樣的變更，所以必須動態性的對其進行設計，才能確保設計的精準性和適時性。五是便于復制、修改、增刪以及易于保管、查詢和維護，能有效的促進檔案的管理效率。

1.2管理內容

水利工程勘測設計中，電子檔案管理的內容主要是對其進行整理和歸檔。在整理過程中，主要是結合年度和組織機構以及保管期限實施組卷，并按照時間與機構對其實施分盤保管，從而為保存和查找提供便利，對相同時間內歸檔部門文件集中在某一介質上存儲，便于對其的利用，且在同一接收歸檔文件之后進行數據庫的建立，從而為計算機內部的查詢提供便利。而在歸檔過程中，由于電子檔案具有諸多類型，所以應對其實施分類歸檔管理，有科技類、基建類、設備類、科研類等檔案，并對其實施分類管理[1]。

2.分析水利工程勘測設計電子檔案管理和利用的現狀

通過上述分析，我們對水利勘測設計電子檔案特點及其內容有了一定的認識，但是就當前管理和利用的現狀來看，目前仍存在這樣或那樣的問題，具體表現如下。

一是在管理模式上缺乏統一性和規范性。當前，我國主管水利檔案的行政部門尚未制定與該行業相符的電子文檔歸檔和管理方面的規定，即便在現代水利工程勘測設計中借鑒了其他行業強化電子檔案的管理，但是其被利用的情況則少之又少，導致其優越性難以得到有效的發揮，所以現在很多水利工程勘測設計的電子文檔由于缺乏統一制定的規劃，而更多的是在勘察設計人員手中散落，導致其被損壞、失散和失效甚至泄密等問題頻現。

二是在知識結構上缺乏先進性和創新性。由于電子檔案和紙質檔案的管理方式不同，所以電子檔案的管理理念、形式以及方法均面臨著新的挑戰，所以傳統的檔案管理人員在知識結構上已經難以滿足電子檔案管理的需要，錯誤的認為電子文件要轉換成電子檔案的難度較大，而且紙質檔案和電子檔案需要同時一起保存，因而其工作量不僅沒有降低，而且增加工作負擔，加上有效的檔案管理人員自身的計算機基礎較差，極大的影響了水利工程勘測設計電子檔案管理水平的提升。

三是電子檔案的完整性和系統性有待進一步完善。由于水利工程勘測設計包含了勘察規劃和可行性研究以及初步設計和施工圖圖竣工圖的設計，所以其設計跨度時間較長，檔案的整理往往需要在項目竣工后進行，隨著電子文件的增加，而計算機自身的儲存有限，所以很多新生成的電子文件就會覆蓋之前的電子文件，偶計算機發生故障，還會導致其保存不完善，甚至導致電子文檔被非法竊取和丟失的風險[2]。

3.關于如何加強水利工程勘測設計中電子檔案的管理與利用的淺見

一是強化電子檔案管理人員的教育和培訓，不斷的提高其責任意識，尤其是應盡可能地促進其專業技能的提升，切實掌握水利工程勘測設計中電子文檔的特點，并通過教育和培訓不斷提高自身的專業技術水平，切實強化專業技術知識的學習，為電子檔案管理水平和利用效率的提升奠定堅實的基礎。

二是切實做好保管和轉換工作。就水利工程勘測設計的電子文檔而言，我們必須將需要歸檔的電子文件進行集中并備份，所以主要是一式三份的方式對其進行保存，分別用于封存保管、借閱和異地保存，而且為了確保電子檔案管理成效，還應對電子文件實施“一檔存”，這樣既能確保其原始性的保存，還能確保其完整性的使用。由于利用光盤對其保存會導致數據丟失，所以我們應利用U盤、移動硬盤等新型存儲介質加強對其的保管，同時將其存入云盤之中，才能確保萬無一失。這樣既能為查閱和管理帶來便利，還能利用電子文檔管理系統對其進行建檔保存，同時為了便于查閱，還應將其格式進行轉換，并以多種格式存在，盡可能地滿足查閱的需要，常見的格式主要有doc文件和xls文件，應將其轉換成pdf和caj等格式。

三是切實強化對其的利用。電子檔案的出現為其利用帶來了巨大的便利，從而在水利工程勘測設計中，以最短的時間檢索所需的信息，從而確保其利用的效率得到了提升，調查的準確率也大幅度的提高。所以我們在利用水利工程勘測設計的電子文檔時，由于其將傳統的管理偶是改變，并能在諸多終端中將檔案顯示出來，所以我們應結合工程建設的需要，切實強化對其的利用，及時的保存有關數據資料，同時也應強化對其的利用，盡可能地實現檔案的無紙化，才能為促進水利工程勘測設計成效的提升彰顯實力，促進整個水利工程順利高效的開展[3]。

4.結語

綜上所述，在現代水利工程中，勘測設計是一項十分系統而又復雜的工作，而在勘測設計中勢必會涉及檔案方面的問題，而傳統的紙質檔案不僅繪制難度大，而且在保管和維護以及利用上存在諸多弊端，例如不易保管，維護工作繁瑣，查找利用難度大等。所以在現代水利工程勘測設計中，電子檔案已成為主要是檔案保存方式，所以我們應緊跟時代發展的潮流，切實強化對其的管理和應用，才能更好地促進其利用率的提升。

參考文獻：

[1]毛云霞.試論水利工程勘測設計中電子檔案的管理與利用[J].辦公室業務，2014，19：76+82.

[2]丁紅娟，王平，黃水清.加強水利工程勘測設計科技檔案管理的思考[J].水利規劃與設計，2011，01：48-50+78.

[3]茆榮珍.水利勘測設計電子文件歸檔與電子檔案管理面臨的問題及對策[J].治淮，2002，11：29-30.