高等學校教學檔案管理的現狀、存在的問題與對策研究

朱愛琴

【摘要】近幾年來，地方性綜合大學規模的急劇擴大及人數的迅猛增加使教學檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰與壓力，從而導致很多問題的產生。本文試對這些問題進行分析，并在此基礎上提出相應的對策以改進目前的狀況。

【關鍵詞】教學檔案管理；教學活動；檔案管理

中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）11-152-01

高校教學檔案是伴隨著教學活動的展開而產生的大量有價值的各種類型的材料記錄。顯而易見，教學檔案是高校的所有檔案里相當重要的一部分，處于核心地位，在教學管理中也具有很重要的作用。檔案管理工作是高校的重要組成成分，是教學評估不可缺少的依據。近年來，地方性大學在不斷地擴招，招收人數的不斷增加將會導致檔案的激增，從而使檔案管理工作量加大，給檔案管理人員帶來壓力，同時也帶來了前所未有的挑戰。面對這種情況，要想使高校正常運轉，認真正確地處理這些問題顯得至關重要。

一、高校教學檔案管理存在的問題

（一）教學檔案管理人員整體素質不高、隊伍游動性比較大

高校的檔案管理工作屬于服務性事務，它最根本的目的就是為教學、科研及教學改革提供服務，使它們有據可查，同時檔案管理工作也是高校管理工作的重要構成成分，其管理情況直接影響高校的未來發展。近些年來，地方性綜合大學的招收規模一直在不斷擴大，由此導致大量新檔案的加入，毫無疑問，新檔案的加入使學校檔案數量迅猛增多，這給高校檔案管理帶來前所未有的壓力。

（二）教學檔案管理方法和手段原始陳舊

目前很多高校仍采用原始的檔案管理方法，即主要用手操作，以紙張、案卷為工具進行收集、歸檔、檢索等，根本無法充分使用現代數字媒體對教學檔案進行管理。顯然，隨著高校的入學人數的增加及高校規模的不斷擴大，仍然使用傳統的檔案管理方法顯得力不從心。高校的迅猛發展需要現代化的檔案管理方式的幫助。現代化的管理即是借助于計算機、網絡來進行的，工作的完成不僅要求管理人員熟練掌握檔案管理的基本標準、手段和方法，還應該掌握計算機網絡新技術手段。

（三）對教學檔案的利用意識較差，服務效能低

現代管理理念強調人文關懷，要求管理工作應當以人為一切工作的出發點和歸宿，一切為了人，為了人的一切。與時俱進的檔案管理當然也不可與這種理念相違背。但是調查顯示，檔案管理的現狀遠遠不符合這一理念。很多檔案管理人員為了使檔案能夠保存完好，免受損傷，視檔案的完好存放為工作的出發點，反而采取“以檔為本”的價值取向，認為只要使檔案保存完好就完成了檔案管理者的任務，工作至此結束，他們的任務就是守著檔案，從未考慮過保存檔案的真正目的在于日常應用。有的檔案室內的檔案僅可供高校領導或者相關部門使用，外人根本沒有查閱的權利與機會，只有領導才可以利用，這種現象的存在只能導致一個結果，即大量有價值的資料被整齊完好地保存起來，但是資料的價值卻得不到發揮。檔案管理不能為人所用，不能為人提供服務，最終導致檔案的根本價值不能得到有效發揮，成了一堆毫無意義的符號。

二、高校教學檔案管理對策

（一）重視教學檔案管理工作，加大檔案管理工作資金投入，提高人員素質

教學檔案管理是學校發展及存在的重要組成部分，具有很高的保存和使用價值。學校領導應當足夠重視檔案管理工作，改變以往觀念，認真徹底地了解檔案管理的難點及重要性，高度重視檔案管理情況，經常對管理工作進行評估及改進，真正把檔案管理當成影響高校正常運轉的基礎性任務，認真對待。同時應當把管理工作落到實處，加大檔案管理的財政投資力度；同時要注意引進檔案管理專業人才，盡量使用經受過專業檔案管理培訓的業內人士管理檔案，對于現存的非管理專業出身的管理人員，應當經常組織培訓，提高他們的理論修養及實踐操作能力，同時對其進行思想道德教育，轉變他們的傳統管理意識及理念，使他們可以并且勇于采用新技術，從而能夠面對檔案管理工作的挑戰。

（二）實現管理手段的現代化

目前，利用電子系統對高校檔案進行管理的情況在高校還很少見，大多數學校仍然以紙為主要介質，同時高校的檔案室嚴重不足，這些問題的存在與近幾年的高校人數急劇擴大產生了矛盾。很明顯，如果繼續采用傳統的信息處理方式對日常教務進行管理，不可避免地會影響高校的檔案管理工作的順利開展。而檔案管理的發展趨勢明顯表現為：充分發揮現代技術的作用，采用現代化管理方式，用電子化管理取代傳統的紙質手段，從而實現教學檔案管理的現代化，網絡化。不難發現，電子檔案在不久的將來勢必成為高校教學檔案的主流。

（三）增強服務意識，充分發揮教學檔案的知識作用

從本質上講檔案即是知識。眾所周知，知識就是力量，但是力量不是來自于保密的知識，而是來自于共享的知識。與其它物質不同，知識被傳送后，傳播者仍然擁有知識，甚至通過知識的交流，傳播者的知識還會增加，從而發生價值增值。

三、結語

綜上所述，教學檔案管理工作是高校管理工作的重要構成成分，是一項必須認真對待并關系到高校能否正常運轉的基石性任務。通過分析高校檔案管理中存在的各類問題及相應的對策，可以為我們的檔案管理提供一些實用的參考意見，從而改進檔案的管理現狀。筆者認為，高校的領導同志應當加大對檔案管理的重視及投入力度，改變傳統的觀念及看法，樹立正確的思想認識，從而使檔案管理工作的從業人員更專業，管理更科學，方法更得當有效，最終實現檔案的最優化管理，為高校教師及廣大的學生提供最優化的服務，進而為大學的改革與發展做出自己力所能及的貢獻。

參考文獻：

[1]盧志蘭.高校檔案管理特點、現狀、對策[J].魅力中國，2009（71）.

[2]戚艷.關于高校教學檔案管理與教學質量評估的思考[J].黑龍江史志，2009（24）.