淺論檔案實體的安全問題

曹紅　劉琪

[摘 要]文章結合本單位的一些實際情況，從檔案實體所涉及的安全內容及損毀檔案實體的因素，并提出檔案實體安全的防范措施等幾個方面進行簡要論述。

[關鍵詞]檔案實體；安全問題

檔案是歷史的記錄，是總結經驗教訓最具說服力的憑證，一旦損毀，將給黨和國家造成不可挽回的損失。近年來，隨著各級各部門對檔案工作的重視程度不斷加強，檔案意識不斷提高，檔案安全早已列入檔案工作的重中之重。本文從以下幾個方面對檔案實體安全問題進行簡要論述。

一、檔案實體安全的內容

檔案實體安全是指檔案的保管安全，是保證檔案完整、維護檔案保密性的最基本條件和保障。檔案的保管，是根據檔案的成份和狀況所采取的存放和安全防護措施。檔案的保管，既是整個檔案管理業務的一個重要方面，也是檔案工作諸環節中一個相對獨立的環節；既是一項管理活動，也是一項維護檔案的完整與安全的技術性工作。從廣義上來講，檔案實體安全涵蓋內容廣泛，主要包括檔案實體的物質安全、技術安全、機制安全、制度安全等各方面的內容。

檔案保管主要是對檔案實體的日常維護、保護性管理，其重點在于維護，使檔案實體不受任何損壞，并盡量延長檔案的壽命。因此，除了充分發揮檔案工作人員的主觀能動性和掌握檔案保護技術和知識外，還應該給檔案實體提供足夠的物質條件和檔案保護技術手段。檔案保管的物質條件既要和各個單位的經濟狀況相聯系，從實際情況出發，不要提出脫離實際的過高的要求，也要看到檔案是國家的寶貴財富，絕不能因為缺乏起碼的物質條件，而使珍貴的檔案遭受不應有的損失。根據各個單位的實際情況，從長遠考慮，必須從以下幾個方面給檔案實體提供必要的物質與設備安全的條件。

1.檔案庫房安全。檔案庫房是保管檔案最基本的物質安全條件，直接關系到檔案的保護和安全。因此，檔案庫房建筑應符合《檔案館建筑設計規范》和實用、經濟、美觀的要求，具有防火、防水、防潮、防熱、防蟲、防塵、防有害氣體污染、防盜、防光等九防措施和一定的抗震能力，并盡可能考慮到今后的發展和適應檔案管理中對現代化設備的要求。

我們單位檔案館2013年4月下旬從老館址搬遷到新館址 。因地處昆明，四季如春，氣候比較適宜，檔案庫房建筑也按照一定的要求進行了重新裝修。檔案工作用房由原來的400多平方米增加到2867.96平方米，其中庫房面積1595平方米。檔案工作用房大大的增加了，做到了辦公室、閱覽室、庫房三分開，為檔案保管條件、提供利用提供了方便。

2.檔案裝具安全。根據檔案保護的需要，對檔案裝具最基本的要求是：耐久堅固、經濟適用、外形美觀、方便管理、能充分利用庫房面積、提高庫容量。檔案裝具是檔案館（室）的主要設備，目前常使用的有多節鐵皮檔案柜、密集架、保密柜、防磁音像柜等。這些檔案裝具各有各的特點，一般考慮節省庫房用地因素，采用密集架居多。檔案館搬遷以后，我們單位領導非常重視檔案工作，前期投資了110萬余元用于購置各種設備款項，檔案柜由原來的1788節，增加到現在的3888節，新裝了電動密集架59.98立方米，新購買了防磁柜7個，保密柜5組，為今后檔案工作的發展，給檔案實體的保管增加了庫容量。從2008年5月12日汶川大地震以后，使用檔案柜保管檔案比用密集架安全得多。所以，我們建議絕密檔案最好使用保密檔案柜保管，其他紙質檔案可以用密集架保管。

3.檔案包裝材料安全。檔案包裝材料一般有卷皮和卷盒。要注意選擇適宜的制成材料制做，規格應力求統一和標準化。檔案的包裝是非常重要的，經過包裝既能防光、防塵、防有害氣體直接危害檔案，同時又能減少檔案的機械磨損。我們單位根據每年收集檔案的數量，都是在專用的檔案用品生產廠家進行固定購買一定數量的不同尺寸和大小的國家標準制作的卷皮和卷盒。

4.檔案專用紙張安全。包括卷內目錄、備考表、案卷目錄、卡片、各種登記表（薄）的專用紙張。結合我們單位檔案工作的情況，每年都購買和使用統一標準的檔案專用紙張，對于提高檔案科學管理水平和工作效率都是十分重要的。

二、損毀檔案實體的因素

損毀檔案的原因，主要有兩個方面，一是人為的，二是自然的。

（一）人為的損毀，主要是由于人為的破壞、盜竊和工作人員在搬遷、包裝、整理、取放、查借閱過程中的粗心大意和疏忽所造成的。（二）自然的損毀有兩大因素：一是內在因素，二是外在因素。

1.內在因素。影響檔案壽命的內在因素主要是指檔案本身的質量，即檔案制成材料與字跡材料（如紙張、墨水、復寫紙、油墨等）的質量，它們對檔案的壽命有直接影響。

影響檔案紙張材料耐久性的因素很多，紙張造紙纖維的主要化學成分—纖維素、半纖維素和木質素的含量，纖維的形態，紙張生產過程帶來的有害化學雜質等，這些都是容易使紙張發黃變脆，損壞檔案材料的本質因素。

墨水、復寫紙、油墨等字跡材料的質量，取決于采用的色素成份的質量和加工過程，使用不同的字跡材料書寫，效果就不一樣。要延長檔案的壽命，就要正確地選用以碳黑為色素成份與紙張結合形成的最耐久或以顏料、色素與紙張結合形成的比較耐久的字跡材料。

2.外在因素。損毀檔案的外在因素是指保管檔案的條件和周圍環境中各種有害因素對于檔案的破壞，外在因素可歸納為以下幾個方面：

（1）自然因素。檔案存在和運用于自然界之中，自然界中的水災、火災、風災、地震等自然災害時常發生，直接危害著檔案的安全。

（2）環境因素。環境條件不符合檔案保管的有關標準會對檔案的安全造成一定的危害。如不適宜的溫濕度和無防火、防水、防塵、防潮、防熱、防蟲、防有害氣體污染、防盜、防光等設施和措施，都會給檔案帶來不利的影響，

（3）管理因素。管理因素包括檔案保管的法律法規、標準制度和工作人員的素質、心理、責任心。如果沒有建立健全的規章制度，如庫房管理制度、應急救援預案及檔案查借閱審批制度、工作人員的崗位職責等，將會給檔案安全帶來一定的損壞。

（4）資金因素。檔案工作資金的投入直接決定檔案部門對檔案管理工作發展的總體規劃。如果檔案管理的資金投入不足，給檔案保管條件造成不利，設備簡陋，就會給檔案安全帶來不安全的隱患。

三、檔案實體安全的防范措施

檔案保管的好壞，直接關系到檔案的命運。為了延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全，防止檔案的損壞，必須對檔案安全采取一定的防范措施。

1.增強檔案安全意識，確保檔案的安全。檔案是國家的寶貴財富，為了確保檔案的安全，檔案部門應認真學習、宣傳、貫徹國家關于檔案安全及檔案管理方面的規定，強化檔案安全意識，開展檔案安全教育，普及檔案安全知識。樹立科學的正確的檔案安全觀念，堅持“以防為主，防治結合”的方針，開展多種形式的檔案安全教育活動，使各級檔案工作的領導和廣大檔案工作者及社會各界，深刻認識檔案安全的極端重要性，不斷增強使命感、責任感和具備高度的政治警惕性，時刻牢記確保檔案安全，責任重于泰山，自覺從思想上、行動上把檔案安全放在各項工作的首位。

2.建立健全檔案安全保管規章制度，確保檔案的安全。根據新形勢下檔案工作的新特點，對現有制度進行認真清理，建立健全和完善檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的制度，如建立檔案部門工作人員管理制度、技術管理制度、病毒防護制度、設備管理維護制度、庫房管理制度、應急救援預案以及檔案查閱制度、重要檔案查借閱的審批制度等，做到有章可循，違章必糾，使檔案的各個環節進入有序、可控狀態，加強對檔案安全工作的檢查監督，對庫房的所有崗位、人員、設備和各個工作環節，實行全方位、全過程的檢查控制，及時發現和消除事故隱患。

3.適當加大經費投入，確保檔案的安全。在有經費保障的前提下，積極引進先進技術和先進設備，搞好關鍵技術攻關，同時確保縮微和數字化轉煥的質量，并保證檔案館建筑質量，提高其綜合防護能力。

4.以防為主，防治結合。安全保管檔案的關鍵，是運用先進的技術方法科學地保管檔案，保管檔案的方法很多，概括起來，無非是“防”與“治”。防，就是防盜、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲、防光、防破壞等等。這些工作做好了，就可以有效防止檔案文件的損壞。治，就是檔案損壞以后，如何治理。如追查丟失、破壞或火災事故的原因和責任，滅火、防塵、消毒、滅鼠、恢復紙張的機械強度、恢復字跡等。在防和治這兩個方面，應以防為主。

參考文獻：

[1]《檔案管理實用大全》，1996年8月，同心出版社.

[2]《學校檔案管理基礎》，包世同主編，1991年8月，南京大學出版社.

[3]《論信息時代的檔案信息安全保障》，宗文萍、郭莉珠，檔案學通訊，2004年，第六期.