人事檔案管理信息化的淺層剖析

姜風格

【摘要】每一個人事檔案里都詳細記錄員工的基本信息，它涉及到單位員工的隱私，因此要做好檔案的管理工作，否則，很多重要的信息就會泄露或損失。本論文從闡述人事檔案管理信息化的含義出發，揭示出現今人事檔案存在的問題，并提出相應的管理對策，以期方便管理人員的信息儲存和保管。

【關鍵詞】人事檔案；管理信息化；問題；對策

中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-254-01

一、人事檔案管理信息化的內涵

隨著時代的發展，人事檔案的管理方法不能墨守陳規，必須要充分利用高科技信息技術來豐富手段與方法，比如說信息化管理就是一個典型的方法。但是在人事檔案信息化管理的過程中，卻很容易出現問題，例如，信息沒有及時更新，檔案管理的內容沒有隨著信息的變化而做出調整，因此，人事檔案要進行不斷的創新，以適應不斷變化的信息情況，針對信息化管理過程中出現的問題找出根本性的原因，完善檔案管理工作。除此之外，還要充分利用人事檔案，方便工作人員信息的采集和整理，為人事工作提供方便。

二、人事檔案管理現狀分析

在現實生活中，人事檔案的管理占據著舉足輕重的地位。我們要重視它。可是令人擔憂的是，它被很多人忽視了。這深層次的原因值得人們去深思。原因是工作單位說這起不到特殊作用，所以對它的管理也就松懈了，與此同時，人事檔案管理人員工作低，工作分心，不專業，出現兼職情況。最終導致工作單位沒有安排專業人員做好這項工作，人事部門的工作效率低下，而且經常出現錯誤等很多問題。我們要解決這個問題就必須要重視它，安排一些高端人員來做這項工作，要利用好網絡，運用現代信息技術來操作這項工作，用它來取代傳統的查詢人事檔案信息的方式。在人事檔案管理上，我們也要與時俱進，開拓創新，不斷取得新發展，隨著科技的發展而發展。人事檔案管理的工作應該由檔案學專業人才來從事，但是，從現在的情況來看，許多人事檔案管理工作人員都是非科班出身，基本上都是單位其他部門的工作人員兼任，因此在人事檔案管理上容易造成分心和注意力不集中的現象，甚至缺乏必要的崗前培訓，這樣就容易在檔案管理工作中出現失誤的現象；最后，單位的人事檔案管理部門得不到領導的重視，工作人員的工作水平比較低，缺乏工作的積極性，很多員工都是以檔案管理部門為跳板，最后調任到其他部門。

三、人事檔案信息化管理創新思路

（一）增強網絡與現代管理的手段

互聯網的運用和普及也要求人事檔案采取網絡管理的模式，合理運用網絡管理可以說是非常安全的，可以把人事檔案進行歸類存檔，增加資料記錄的條理性和有序性，把雜亂無章的員工檔案進行有序分類，并及時保存，不占用空間。網絡管理還可以及時刷新檔案記錄的信息，保證檔案內容的真實性和完整性。

（二）轉變人事檔案管理的意識

管理意識和管理的責任感對于人事檔案管理工作是十分重要的。但是，由于種種原因，很多從事人事檔案管理的工作人員缺乏管理的意識的高度的社會責任感，因此，樹立工作人員的管理意識和高度的責任感是當務之急。首先，到對人事檔案管理工作人員進行崗前培訓，對工作人員進行專業知識的傳授和教育，強化工作人員正確管理檔案的工作方法，并告知檔案管理工作對于用人單位和其他組織的重要性，使工作人員認識到利害關系，樹立起高度的集體責任感和責任心；其次，要完善相關激勵機制，對人事管理工作賞罰分明，通過合理的激勵機制來調動工作人員的積極性。再次，要定期開展對檔案管理工作人員的業務培訓工作，尤其是計算機信息技術的培訓，因為實現管理信息化主要是通過計算機來作為載體的；最后，要做好對檔案工作管理人員進行權利與義務的法治教育工作，使工作人員尊重他人隱私權，做好檔案信息的保密工作。

（三）完善和強化信息化管理機制

檔案的信息化管理需要一定的制度來進行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進行工作，在工作過程中，嚴格做好每一項工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對一些有漏洞的制度進行糾正，保持制度的嚴密性。同時，檔案信息的保密工作是十分重要的，要對每個檔案進行密碼鎖定，密碼也要讓專門保存，不能透漏給他人，還要安裝一個殺毒軟件，對檔案進行定時的消毒，防止一些病毒的侵入。

（四）創新人事檔案信息化管理方式

現在的人事檔案要實現現代化，運用高科技設備進行檔案管理，采用獨立的系統進行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預測、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關的數據庫用來管理檔案，把檔案相關的數據進行整理、統計、分析，合理的運用數據庫和系統，實行信息化，無紙化。

四、結束語

總之，隨著社會的發展和信息化時代的到來，人事檔案信息化管理也要與時俱進，順應時代的發展，采取科學高效的方法進行管理工作，完善人事檔案信息化管理工作的規章制度，嚴守員工的工作信息，保護公民的隱私權。只要在不斷創新的完善的基礎上，人事檔案的管理水平才能不斷得到提高。

參考文獻：

[1]趙欣.人事檔案信息化在醫院管理中的優勢[J].蘭臺世界，2013（1）.

[2]包太敏.人才交流中心對干部人事檔案信息化的對策[J].黑龍江史志，2014（3）.

[3]聶楠.對醫院人事檔案信息化中“三性”的思考[J].辦公室業務， 2013（11）.

[4]馬軍輝.淺談檔案的信息化管理[J].企業技術開發，2010（07）.