淺談如何在新形勢下開展人事檔案工作

郭文芳

摘 要 人事檔案已經(jīng)到了改革的分水嶺，再不改革，將最終淪為形式，被其他所取代，成為死檔，消失在人們的視野當(dāng)中，成為歷史的煙塵。

關(guān)鍵詞 新形勢 人事檔案 開展 改革

人事檔案，是由一個人的主要經(jīng)歷構(gòu)成的檔案，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。然而隨著社會的發(fā)展，人事檔案逐漸的處于一個比較尷尬的境地，之所以這樣，是由以下幾點原因造成的：

首先，電子信息的沖擊。在網(wǎng)絡(luò)時代以前，用人要驗證求職者手中的畢業(yè)證是否真實有效，則必須查看其個人檔案或到對方畢業(yè)學(xué)校核實，而如今，只需要一臺連接上網(wǎng)絡(luò)的電腦和一個會基本操作計算機的人即可，登陸上教育部網(wǎng)站，輸入畢業(yè)證編號，立即可知道結(jié)果，同樣道理，要查看一個人的資信問題，也只需要將身份證號提供給銀行相關(guān)部門即可，用人單位甚至可以不通過人事檔案就可以決定是否要錄用該求職者。這種情況在現(xiàn)如今的社會中非常常見，尤其是私企，由于不具備管檔資質(zhì)，所以檔案幾乎上全是寄存在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣鞣?wù)中心，即不需要查看，也不會往里面添加任何材料。

其次，延遲的人事檔案管理制度的制約。人事檔案由于其涉及到人的特殊性，從一開始，就制定了從收集到銷毀的極為嚴格的管理利用制度，相信查閱過人事檔案的人都遇到過這種情況，首先不能查閱自己及直系親屬的檔案，其次，即使由于工作關(guān)系必須查閱檔案，也需要經(jīng)過層層審批，幾乎上小到部門領(lǐng)導(dǎo)，大到該單位的最高領(lǐng)導(dǎo)都需要簽字，而查檔人也必須是黨員。再次，經(jīng)歷了復(fù)雜的審批手續(xù)后，查到的檔案也只能抄閱不能復(fù)印，不能拍照，這在手機隨時拍照，復(fù)印件遍地是的今天來講，對查檔人確實有點苛刻，最后，千辛萬苦摘抄回來的檔案終于能用了，辦事部門又不同意了，要求必須有原件或檔案蓋章的復(fù)印件，于是我們又開始重復(fù)之前的審批工作，常此以往，相信為了避免麻煩，能不查人事檔案則不查，能自己解決則自己解決，人事檔案就慢慢的被束之高閣，失去了它本應(yīng)發(fā)揮的作用。

最后，部分管檔人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，造成人事檔案管理的隨意性，更加深了人事檔案的尷尬性，由于種種原因，造成了管檔人員的兩極分化，一部分嚴格堅持原則，利用起來困難重重，一部分趨于形勢，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)或個別人員，隨意更改或添加銷毀檔案資料，這點對于處于深閨中的人事檔案管理人員來講，非常容易做到，也極難被人發(fā)現(xiàn)，一是很少有人查檔，二是由于不能查自己的檔案，很多人并不知道自己檔案中究竟有哪些材料，管檔人員的職業(yè)道德問題直接加深了人事檔案的地位弱化。

縱觀以上問題，人事檔案已經(jīng)到了改革的分水嶺，再不改革，將最終淪為形式，被其他所取代，成為死檔，消失在人們的視野當(dāng)中，成為歷史的煙塵。作為一名檔案專業(yè)畢業(yè)的人事檔案管理人員來講，這種結(jié)果是令人痛心的，而我們現(xiàn)在要做的就是改變，結(jié)合這么多年的人事檔案工作經(jīng)驗，初步總結(jié)出以下幾點改革意見：

首先，作為一名人事檔案管理人員，必須正視自己的歷史使命，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，并不斷拓展自己的知識范疇。

打鐵還需自身硬，這是千古不變的硬道理。無論哪行，要想做好，必須要有過硬的專業(yè)知識，檔案也是，檔案同其他行業(yè)一樣，是一門系統(tǒng)的學(xué)位。我國已經(jīng)有將近30所大學(xué)開設(shè)有檔案學(xué)專業(yè)，并將檔案學(xué)專業(yè)不斷深化，最終定格在最高學(xué)歷—博士，每一名檔案人員都應(yīng)該明白，如果一個完全沒有價值的行業(yè)，國家是不可能開設(shè)那么高的學(xué)歷課程的，同時我們也要明白，學(xué)無止境，我們只有提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，才能讓自己讓檔案在單位中立足。

檔案人員在提高專業(yè)能力的前提下，也需要拓寬自己的知識面，人事檔案是綜合的檔案，包含職稱、工資等與每個人切身相關(guān)的材料，如果管檔人員能通過學(xué)習(xí)，初步了解工資的構(gòu)成，那樣在整理檔案的同時我們可以反查，并給工資部門提供可靠性建議，查漏補缺，同樣，針對查檔人員，也可以一站式解決所有問題，不必再跑其他部門，如果真做到了這一步，我相信，人事檔案首先在利用者心中的地位就會大大的提升

其次，加快人事檔案的信息化進程，簡化檔案利用手續(xù)。

目前，已經(jīng)有一些單位走在前沿，將人事檔案經(jīng)過技術(shù)手段，全部掃描到電腦里邊，這樣，利用的時候就不需要再翻看檔案，這是很好的人事檔案信息化過程，人們在實際利用過程中將更加方便，比如，評職稱需要的年度考核表，不再需要翻歷年文書檔案，只需要在人事檔案管理者的電腦里提出來（因為很完整）即可用，大大的簡化利用手續(xù)。了解人事檔案的人都清楚，檔案里面的大部分材料，個人都有參與，這也是很多人奇怪的原因，明明是自己填寫的東西，一進檔案，則很難再用，所以，我們要對人事檔案進行鑒別，將常規(guī)性的不違反原則的檔案先進入電腦，方便提供快捷利用！

再次，擴展收集范圍，提升人事檔案附加價值。

人事檔案管理人員不應(yīng)該只看到規(guī)定的檔案收集范圍，應(yīng)該加大檔案收集力度，除了按規(guī)定裝入人事檔案的材料外，其他的我們可以作為副本參考用，人事檔案有一個很重要的作用就是為單位用人方面提供有效建議，這點，光從現(xiàn)有的檔案方面是很難看出來的，現(xiàn)有人事檔案比較注重于憑證作用，所以我們就要從擴展收集到的資料中來提取數(shù)據(jù)，提供利用。

最后，人事檔案工作要加強服務(wù)，宣傳自己。

檔案室不應(yīng)該成為單位的死角，檔案工作人員應(yīng)該加強服務(wù)意識，了解到檔案工作其實也是一項服務(wù)工作，抓住每一個機會，真誠對待每一位來查檔的人，盡可能的為利用者提供最大的幫助，同時檔案工作人員應(yīng)積極主動參與到單位組織的各項活動中去，通過接觸，讓人們了解到檔案，了解到檔案的作用，加深對檔案的印象，在今后的工作中遇到問題，首先想到利用檔案！

總之，萬變不離其宗，檔案人員在新形勢下，不但要做好檔案本職工作，更要加強檔案利用工作，在不違反原則的情況下最大力度的提供人事檔案利用工作，發(fā)揮檔案價值的最大化，最終提升人事檔案和檔案人員的社會地位。

（作者單位：遵義市第四中學(xué)）