加強檔案安全管理工作的研究

劉劍杰

摘 要：檔案的安全管理，一直是檔案管理工作的重點。尤其是進入信息時代以來，檔案電子化在帶給人們便捷的同時，也為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。本文試通過人員，制度，技術等三個方面來論述新時代的檔案安全管理工作的重點。

關鍵詞：檔案管理；檔案安全；信息時代；網絡安全

所謂檔案安全管理，傳統意義上是指立檔單位、檔案館對館（室）藏檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作。其目的是，加強檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。

但隨著現代社會慢慢步入信息時代，各種各樣的電子檔案也越來越多。因此，在現代概念上，檔案安全管理還應包括立檔單位對其所轄的電子檔案采取有效保護措施，避免受到網絡安全威脅而導致的泄露，丟失等情況。

檔案管理工作者們應該意識到，檔案安全不僅僅關乎個人，單位的信息安全，在某種意義上來說還包括國家安全。因此，在日常工作中，如何加強檔案安全管理是今后必須面對的課題。

一、檔案安全管理工作存在的問題

1.1安全責任意識不強

保障檔案安全，本應是檔案管理部門應盡的職責。各單位檔案管理部門也都制定了相應的規章制度。但具體落實到人，還是存在各種各樣的紕漏。其中最重要的原因就是負責人員的安全責任意識不強。這種疏忽很有可能造成資料和電子檔案的無意外泄，丟失，反復利用，損毀，甚至讓一些別有用心之人鉆了空子，利用這些管理上的漏洞，對個人和集體的信息安全造成威脅。因此，檔案管理人員的安全責任意識還有待加強。

1.2安全管理制度缺陷

檔案管理部門應按照國家《檔案法》，《保密法》，《計算機信息系統安全保護條例》等相關法律法規不斷制定和完善適合本單位情況的檔案安全管理條例，完善檔案的保管、調取和利用制度。但是針對近年來電子檔案的部分，不少單位依舊是一片空白。電子檔案的異地備份，異質備份制度尚未建立和完善，同一企業不同地區的分公司之間信息沒有聯網，造成了檔案調取，泄露的風險增高。

1.3安全管理手段滯后

安全管理不僅僅要依靠管理人員，更有賴于先進的管理手段。如紙質檔案的管理中，檔案室的自動門禁技術，自動防火防盜技術，檔案的保真和防水性技術……等等，并沒有實現大面積普及。而在電子檔案方面，由于電子檔案自身的特性，以及對于互聯網安全的依賴性，針對電子檔案建立的保真技術，保密技術，可讀技術和局域網入侵檢測攔截技術等等還沒有大規模的建立完善起來。這些都將成為檔案安全管理工作中的重大隱患。

二、檔案安全管理工作相應的對策

檔案安全管理工作總的來說要遵從以下十六字準則，即，嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全。但結合上文中提到的種種問題，檔案安全管理工作也應作出更有針對性的對策。

2.1加強管理人員的安全責任教育

各單位檔案管理部門應多開展各類型的“安全檔案管理教育”，組織檔案管理人員參加，提高管理人員的安全意識。并且建立和落實檔案安全責任制，實行檔案安全責任考評與績效相掛鉤的制度，從制度上強化管理人員的安全意識。此外，還應定期開展普法活動，有針對性的對管理人員進行《檔案法》，《保密法》等法律法規的宣傳教育活動，督促他們依法治檔。當單位制定和實行新的檔案安全管理辦法的時候，要讓一線的管理人員參與進來，提高他們的發言權，以增強他們對檔案管理工作的信心。

2.2建立完善的檔案安全管理制度

首先，積極推動檔案安全立法進程，完善檔案安全的保管，保密和調取制度。其次，嚴抓紙質檔案的借閱，調度的管理審批手續。在借檔和歸檔的過程中，不僅要查檔案有無缺頁漏頁，還要查看借閱人的借閱手續，公章，日期，內容全部核對正確才可交接，否則應嚴格按照制度，拒絕借檔和歸檔。再次，針對電子檔案難以管理的問題，要建立切實可行的網絡安全保障制度，利用計算機技術，提高電子檔案的加密的程度，加強網絡監管。最后，針對檔案在內部借閱中的泄露問題，應制定切實可行的系統管理制度，設立檔案信息系統的信息安全管理制度，加強防火墻技術，加強內部涉密電腦的管理技術，以及對于內部涉密載體的保密措施，嚴格防止檔案在內部流傳過程中外泄。

2.3規范用檔環境提高保密手段

保管和利用好檔案是檔案管理部門的根本職責所在。要制定并貫徹落實檔案安全管理制度，提高檔案安全管理工作的成效，不僅僅要從人員和制度兩方面來考慮，還應考慮用檔環境的塑造和科學技術手段的介入。

在單位內部，形成良好的調檔用檔環境，嚴格規定什么情況下可以調檔，什么情況下不可以調檔，什么情況下可以調閱紙質檔案什么情況下可以調閱電子檔案。規范檔案的調閱制度，有助于重塑內部良好的用檔環境，大大降低了因為管理混亂造成的無意泄密。

而借助于信息技術的發展，越來越多的高科技保密手段也可以應用于檔案安全管理工作上。無論是針對電子檔案還是紙質檔案，應用最先進的保密技術，并配備相應的技術人員，從技術層面上根本鏟除安全漏洞。

三、結束語

檔案安全管理工作任重而道遠。時代每時每刻的變化都將為這項工作帶來挑戰。但只要是帶還在發展，加強檔案安全管理工作的腳步就永不會停息。

參考文獻：

[1]竇曉光.努力建設具有中國特色的檔案管理體制——轉型期的檔案管理體制改革研究之二[J].檔案學通訊，2012，01（73）：19-22.