對項(xiàng)目建設(shè)期設(shè)備檔案管理的若干思考

閔梅

摘 要：在項(xiàng)目建設(shè)期，設(shè)備從購置到安裝調(diào)試，形成了一系列的文件資料。本文結(jié)合檔案管理實(shí)踐，對設(shè)備檔案過程控制中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，并從建立健全管理制度、落實(shí)檔案管理工作流程等方面總結(jié)了檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目建設(shè)期；設(shè)備檔案管理

前言：設(shè)備檔案是指在設(shè)備研制、購置、安裝調(diào)試、使用維護(hù)和改造過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖樣、表格、文字、數(shù)字、聲像等各種載體形式的文件資料。設(shè)備檔案直接反映了設(shè)備的購置概況、技術(shù)性能、運(yùn)行狀況，是設(shè)備維修、技術(shù)開發(fā)和改造升級(jí)的重要憑證，也是單位固定資產(chǎn)的“賬本”之一。因此，做好設(shè)備檔案的過程控制，保證設(shè)備檔案的完整性，對防止資產(chǎn)流失和為科研生產(chǎn)提供有效服務(wù)等方面都具有重要的作用。

一、項(xiàng)目建設(shè)期設(shè)備檔案管理的問題

1、設(shè)備檔案收集的“三率”問題

檔案的“三率”即歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，是衡量企業(yè)檔案管理水平的標(biāo)志之一、歸檔率不高、不完整直接影響檔案信息的開發(fā)與利用。

（1）設(shè)備前期資料累計(jì)的問題

在項(xiàng)目建設(shè)期間，設(shè)備資料收集工作的重點(diǎn)在于設(shè)備裝箱單及開箱檢驗(yàn)記錄、設(shè)備隨機(jī)資料（質(zhì)量證明文件、圖紙資料等），安裝調(diào)試記錄等文件收集，而對于設(shè)備前期資料，如市場調(diào)研，設(shè)備選型，購置技術(shù)、監(jiān)造資料等文件收集工作投入不夠，這直接影響設(shè)備檔案的歸檔率和完整率。

（2）小型設(shè)備、儀表、材料資料收集的問題

大型機(jī)組和重要設(shè)備的資料收集工作會(huì)引起各方面的重視，但是一些小型設(shè)備因價(jià)格低、數(shù)量多、安裝簡單、使用于多個(gè)裝置部位，對隨機(jī)文件的收集顯得重視不夠，這部分資料的遺缺或分類混亂將為設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)和生產(chǎn)裝置的安全運(yùn)行埋下隱患。

2、設(shè)備檔案信息資源開發(fā)利用的問題

（1）對設(shè)備檔案的形成缺乏了解

在石化行業(yè)中，設(shè)備種類繁多，有動(dòng)、靜置設(shè)備，壓力管道，儀表閥門等。一臺(tái)設(shè)備在各個(gè)施工階段都會(huì)產(chǎn)生不同的過程資料和質(zhì)量驗(yàn)收記錄；壓力容器、管道的安裝更是涉及到廠家與施工單位的資質(zhì)，特殊材質(zhì)管道的試驗(yàn)和復(fù)驗(yàn)、管道的試壓、防腐等。如檔案人員只具備一般檔案管理知識(shí)，對設(shè)備檔案的形成缺乏了解，這勢必阻礙設(shè)備檔案信息的收集和各個(gè)階層的開發(fā)與利用。

（2）設(shè)備檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)不明確

設(shè)備檔案管理文件形成、積累、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的控制結(jié)果，都決定著設(shè)備檔案利用效果。而企業(yè)各部門往往對檔案只有利用意識(shí)，忽略了歸檔意識(shí)。在項(xiàng)目建設(shè)期，各部門的重點(diǎn)工作往往放在了現(xiàn)場施工上，忽視了資料文件的過程控制。因此，在設(shè)備檔案形成的過程中，應(yīng)由檔案部門發(fā)揮牽頭，制定出可操作性強(qiáng)的設(shè)備管理辦法和要求，明確歸檔職責(zé)，定期對設(shè)備檔案形成部門的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，隨時(shí)把握設(shè)備檔案管理狀態(tài)，使檔案收集、整理、歸檔做到組織落實(shí)、職責(zé)明確、管理

到位。

二、項(xiàng)目建設(shè)期加強(qiáng)設(shè)備檔案管理的對策

1、建立健全設(shè)備檔案收集過程控制制度

設(shè)備檔案的收集涉及到多個(gè)部門，包括采購、設(shè)備、檔案、供貨商、安裝單位、生產(chǎn)單位、檢維修部門等，這些部門由于業(yè)務(wù)的側(cè)重點(diǎn)不同，各自的要求就不同。所以，建立各部門歸檔范圍確認(rèn)制度，明確各個(gè)部門的歸檔責(zé)任，才能有效地形成一套完整、齊全、系統(tǒng)的設(shè)備檔案。我認(rèn)為，歸檔范圍確認(rèn)制度就是在分析研究各部門（單位）的職能、業(yè)務(wù)流程和歸檔的歷史情況的基礎(chǔ)上，由檔案部門編寫設(shè)備儀器檔案的歸檔范圍初稿，提示各部門在日常工作中文件收集的側(cè)重點(diǎn)。然后歸檔范圍責(zé)任應(yīng)得到歸檔部門的確認(rèn)，最后形成該部門設(shè)備檔案的歸檔范圍及責(zé)任。歸檔范圍確認(rèn)制度將會(huì)改變“你交什么我就收什么”的被動(dòng)局面，使歸檔部門應(yīng)該交什么，檔案部門應(yīng)該收什么，都做到心中有數(shù)，從而確保了應(yīng)該歸檔的文件材料及相應(yīng)的電子文件全部

歸檔。

2、深入現(xiàn)場，管理到位

（1）設(shè)備開箱到位。檔案人員的收集工作要體現(xiàn)在設(shè)備開箱驗(yàn)收的全過程。首先、檔案人員要掌握設(shè)備清單和到貨日期。其次，要及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場會(huì)同采購部門、生產(chǎn)部門、廠家等共同開箱驗(yàn)收，填寫《設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄》。

（2）現(xiàn)場管理到位。檔案人員要主動(dòng)參加設(shè)備管理的一系列會(huì)議，在參與和指導(dǎo)的過程中，一方面學(xué)會(huì)借勢開展工作，通過參加專業(yè)會(huì)議宣傳依法管理檔案的重要性。另一方面要倡導(dǎo)全員參與管理，工作布置要條理清晰，檔案人員應(yīng)及時(shí)通報(bào)設(shè)備文件收集、整理、借閱利用的情況，并不斷收集現(xiàn)場施工人員、生產(chǎn)人員的信息反饋，協(xié)調(diào)總包單位、設(shè)備管理部門做好設(shè)備資料的收集利用工作。

（3）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高水平。了解石化企業(yè)設(shè)備的形成特性，掌握從前期形成的調(diào)查研究、設(shè)計(jì)等文件，到后期安裝調(diào)試、管理使用、維修等資料文件的形成，應(yīng)該是石化行業(yè)檔案人員應(yīng)具備的基本專業(yè)素質(zhì)，只有具有了這些專業(yè)知識(shí)，才能更好地為石化企業(yè)設(shè)備檔案管理工作服務(wù)。

3、重視合同約束的作用

借助合同的法律約束力，增強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)肅性，借助財(cái)務(wù)決算的經(jīng)濟(jì)手段，增強(qiáng)檔案的及時(shí)性。特別是E+P+C項(xiàng)目，由業(yè)主自采設(shè)備，簽訂設(shè)備合同協(xié)議時(shí)，明確檔案移交的各項(xiàng)要求，并預(yù)留適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量保證金。支付設(shè)備款時(shí)，經(jīng)檔案部門確認(rèn)設(shè)備資料無誤后，財(cái)務(wù)部門才能付款。

參考文獻(xiàn)：

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