圖書館年度報告現狀管窺

黃嘉慧

（湖南理工學院圖書館 湖南 岳陽 414000）

圖書館年度報告現狀管窺

黃嘉慧

（湖南理工學院圖書館 湖南 岳陽 414000）

年度報告的編制與發布是現代圖書館發展的必然要求。從報告的發布時間、類型、載體、篇幅、內容、影響等方面分析18份圖書館年度報告可以發現，我國圖書館年度報告存在以下問題：發布時間不規范；沒有數字化、公開化；在主頁的欄目不夠規范、醒目；編寫體例、內容不系統、連續。我國圖書館應高度重視年度報告的編制與發布，形成特色的年度報告格式與內容，探索與推廣年度報告制度，注重讀者隱私的保護。

圖書館 年度報告

近年來，年度報告進入公眾視線的頻率越來越高。從上市公司必不可少的強制性法律行為發展成越來越多行業的自覺行為，年度報告的作用不容小覷。筆者對近10年來我國發布的各類圖書館年度報告進行比較和分析，以作引玉之石，期待業界同仁對年度報告給予更多的關注和重視。

1　編制和發布圖書館年度報告的時代背景及必然性分析

1.1國內各行業年度報告制度逐步規范

年度報告是指按年度編制的用以總括反映公共事業機構或企業年度工作狀況、財務狀況、全年經營成果的公告性文書。從1993年4月國務院發布的《股票發行與交易管理暫行條例》開始，年度報告成為了上市公司每個會計年度必不可少的法律文書。2008年5月1日開始實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》第三十一條和第三十二條規定了我國的政府信息公開報告制度，其又被稱為政府信息公開工作年度報告制度［1］，該條例的實施使政府信息公開工作報告制度在我國大陸得到基本實施，政府信息的發布也步入規范化和法制化的軌道。2010年9月1日起實施的《高等學校信息公開辦法》第二十四條規定，高等學校應當編制學校上一學年信息公開工作年度報告，并于每年10月底前報送上級主管部門［2］。2014年10月1日起實施的《企業信息公示暫行條例》規定，取消行政部門對企業的年度檢驗，改為企業主動向行政部門報送其年度報告，并向社會公示［3］。年度報告制度的規范化和法制化，是社會進步的標志，體現著誠信、公平、效率、責任與擔當。

1.2國外圖書館年度報告制度已經發展成熟

與國內起步甚晚的圖書館年度報告相比，國外尤其是英美兩國公共圖書館的年度報告已有100多年的歷史。在美國，各級圖書館理事會的職責中明確規定需要遞交年度報告，如國家圖書館和信息科學委員會（2008年歸屬博物館和圖書館服務機構）的職責中有一條即是“向總統與國會提出年度報告”；各州圖書館監管委員會的職責中也有一條是“與館長合作，制定和通過圖書館的使命宣言、長遠規劃、戰略報告和年度報告”［4］。在美國聯邦層面上，博物館和圖書館服務機構都會要求各州進行年度調查、年度報告和五年計劃的評估報告，博物館和圖書館服務機構以及州圖書館定期出臺的報告，可以認為是美國圖書館政策的主要評估形式，從側面反映圖書館政策的實施效果［5］。

1.3新世紀圖書館事業蓬勃發展為圖書館年度報告的發展提供了基礎

現代圖書館理念的逐步形成，使年度報告的發布成為現代圖書館制度的重要內容。開放、共享、權利已成為現代圖書館理念的關鍵詞，普遍開放、平等服務、人文服務是用戶權利的基本理念，而支持、捍衛并促進獲取智識自由則是圖書館人的責權［6］。圖書館年度報告是體現尊重用戶權利、彰顯圖書館人責權的重要工具。

隨著公共圖書館法人治理結構和理事會建設的推行，《圖書館年度報告制度》的發布已經提上議事日程。到2013年底，以組建理事會為標志，已建立起法人治理結構基本框架的公共圖書館有無錫市圖書館、深圳圖書館、廣州圖書館、深圳市寶安區圖書館、成都市成華區圖書館等。其中，深圳圖書館、深圳市寶安區圖書館、成都市成華區圖書館理事會審議并通過的《理事會章程》及配套制度中，包括了《圖書館年度報告制度》［7］。這3家圖書館的年度報告制度是具有行政約束力的年度報告制度。

圖書館豐富的工作實踐及網絡信息技術的發展，為年度報告的編撰與發布提供了從內容到技術的強有力支持。近年來，圖書館的各項文化活動風生水起，行業間的交流活動廣泛，尤其是在李克強總理的政府工作報告中提到的全民閱讀推廣活動，范圍廣泛，形式多元，內容豐富，可以為年度報告提供充實的內容；而且，網絡技術在圖書館的應用與發展，也使年度報告的發布和推廣越來越便捷，進而產生廣泛的社會影響。

1.4年度報告的編制與發布是現代圖書館發展的必然要求

第一，社會力量參與提供公共服務是當今社會強烈關注和熱烈討論的一個話題。圖書館的發展同樣如此，不但需要上級機構的支持和領導，更需要調動社會力量的參與和激情，而提高圖書館的信息透明度，是密切其與社會聯系、吸引外界關注與參與的重要舉措。年度報告作為圖書館主動向全社會及其內外部利益相關者展示其工作成效、發展軌跡、存在問題、努力方向等綜合性數據的一個重要載體，是圖書館樹立外部形象、加強同外部聯系、尋求支持、擴大影響力的重要手段。

第二，年度報告制度也是圖書館推進信息公開、健全管理制度的要求。保障公民的信息知情權是世界上法治國家的普遍做法，這些國家均以立法的形式規定了政府部門必須依法進行行政公開。我國的圖書館絕大部分都是公立圖書館，享受著政府的財政撥款，花的是納稅人的錢，雖然尚未有正式的法律明文規定圖書館需要提交年度報告，但作為以信息服務為己任的機構，將其自身信息公開以保證利用者的知情權，并向相關的機構總結其辦館效益，是建設一個先進、民主、以讀者為本的圖書館應有的作為，也是法治背景下建立現代圖書館管理制度的必經之路。

第三，大數據作為當今盛行的新型信息技術之一，對圖書館的服務與管理必將帶來一波強大的沖擊。做好數據統計、數據挖掘、數據分析，是圖書館未來信息服務的走向。年度報告承載了圖書館各項數據統計的功能，大數據時代，這項功能將會更有效地得到利用。在新的技術、新的變革到來之時，以怎樣的理念與方式來迎接這樣的變化，是圖書館人需要思考的。

2　公開發布的圖書館年度報告的基本情況及不足

目前，公眾尚未有官方途徑批量獲取圖書館年度報告，并且有些圖書館雖編制了年度報告，但未通過互聯網公開發布，因此，本文對樣本的獲取、分析難免有局限性和片面性。

2.1樣本例舉

通過百度搜索、有針對性訪問圖書館主頁、同行間交流的方式，筆者選取獲得的高校圖書館、公共圖書館、行業協會等發布的年度報告共18份，具體如表1所示。

2.2樣本報告分析

2.2.1連續性、類型、載體等分析

表1所列的18份樣本中，14份為在圖書館主頁可閱讀全文的電子版；中國圖書館學會編輯出版的《中國圖書館事業發展報告》在其主頁以書刊簡介的形式出現，不能閱讀全文；另3份紙本報告，一份由筆者所在的湖南理工學院圖書館編制，而上海交通大學與湖南大學圖書館年度報告為筆者與同行交流所得。上海交通大學圖書館的年度報告起始年份通過電話咨詢確認，湖南大學圖書館年度報告（2013年）為創刊號。由表1可以看出，已公開發布的圖書館年度報告都具有連續性，但時效性略顯不強。報告類型以綜合性報告、資源利用報告居多，資源利用報告多為大學圖書館編制。數字化后的圖書館年度報告在主頁都有固定的欄目設置，大多放在“本館概況”（或“關于本館”）這一欄目下。

表1　18份年度報告相關信息（按報告起始年份排序）

2.2.2篇幅及基本內容分析

關于年度報告，圖書館尚未出臺行業性規范，其編寫體例、格式與內容并沒有一致性。專門性報告揭示的是某一方面的數據，如閱讀報告、財務報告、資源利用報告等。綜合性報告的內容則包括了全館的各項工作。因篇幅有限，筆者選取了具有一定代表性的5份報告進行摘錄（見表2）。

表2　5份圖書館年度報告的內容摘要

2.2.3內容特色分析

綜合性報告的內容非常全面，涵蓋圖書館一年來的所有工作，既有文字的描述，也有數據的統計，并輔之以圖片，具有很強的可讀性和可信度。以北京大學圖書館的年度統計為例，大部分數據都有近5年的數據比較，使讀者能全面、系統地掌握圖書館服務的發展軌跡。蘭州大學圖書館年度報告除常規的內容外，目錄頁之前的館訓及使命、結尾的新館員感言、館員的藝術作品擷英，使該館的年度報告更具人文氣息，另該年度報告中的“年度突出工作”很好地解決了實際工作中不具連續性但又有重要意義的年度性工作的記錄問題。“媒體報道”欄目是國家圖書館從發布年度報告以來一直獨有的特色板塊。“用數據說話”則是華東師范大學圖書館文獻利用報告的顯著特色，有讀者每日到館情況的統計，24小時外借活動的分析，各學院、各類型讀者的到館利用情況，外借文獻的分析，也有近幾年數據的對照比較，數據詳實，分析深刻。有的圖書館年度報告中錄入了讀者評價、年度滿意度調查報告、學校科研信息，這些也是具有特色的圖書館年度報告內容。

2.3產生的影響

隨著全民閱讀的推廣，閱讀報告的發布成為媒體報道的焦點，尤其是公共圖書館的閱讀報告，成為了衡量一個城市的閱讀指標。例如，上海市圖書館于2013年首次發布《上海市公共圖書館2012閱讀報告》后，即有《人民日報》、上海市政府網、中新網、《中國文化報》等多家媒體報導或轉載了該閱讀報告的相關內容及數據，報導的標題分別有《國內首份圖書館閱讀白皮書發布，上海190萬讀者持有“一卡通”》《“借書達人”年借三千本，上海人仍愛紙質閱讀》等。媒體對閱讀報告的關注，更能吸引公眾眼球，推動圖書館的閱讀推廣。

圖書館年度報告所帶來的行業影響顯著。《高校圖書館發展報告》作為教育部高校圖工委的一份行業發展報告，系統、詳細地記錄了高校圖書館的發展狀況，使成員館能清晰地看到自己所在的大環境，了解同行間的信息，見證自己的成長，也能找到與同行間的差距，這樣的報告，無疑能在行業間起到引領作用。圖書館年度報告在同行間也漸漸引起關注，如多次有同行館索求筆者所在館的年度報告。科學網“圖謀博客”發布的博文《為公開發布館藏文獻利用報告的圖書館叫好！》對圖書館年度報告給予了高度關注［27］。圖書館年度報告給予讀者或上級機構的影響，也隨著圖書館的堅持而漸漸擴大。但圖書館年度報告要想在整個行業形成自覺的意識，還需要更多有識之士的呼吁與重視。

2.4存在的不足

已編制、發布的圖書館年度報告存在的問題有以下幾個方面：

第一，發布時間不規范。圖書館年度報告應該具有時效性，而筆者在各館主頁查詢時，大部分圖書館到次年7月還未發布上一年度的報告。

第二，沒有數字化、公開化。信息公開和共享應該是現代圖書館的基本理念，但在撰寫本文時筆者通過查閱資料或咨詢同行獲知，有不少圖書館編制了年度報告，但以不宜公開為由拒絕贈與；有些圖書館年度報告可以通過百度搜索零星獲取，卻在其主頁不能查到，如上海交通大學圖書館、廣州圖書館、金陵圖書館等；通過中國知網查閱資料，從《編制圖書館年報的作法和體會》一文可以獲知，沈陽市圖書館1992年已開始編寫年度報告［28］，《編制〈年報〉，促進圖書館檔案信息資源的開發與利用》一文中介紹了泰州市圖書館1999年開始編制年度報告［29］，沈陽市少兒圖書館也有編制業務年度報告［30］。如果這些圖書館在網絡技術已經具備的環境下能及時將年度報告在本館主頁公開發布，不僅能使本館的影響擴大，也能給業界帶來更多可借鑒的經驗。

第三，主頁欄目不夠規范、醒目。本文所列舉的15份從各館主頁獲取的年度報告，大多放在固定的二級欄目，這是比較合理的設置；北京大學、清華大學的圖書館年度報告放在三級欄目，給訪問帶來一定的不便；上海圖書館的閱讀報告發布在動態消息中，沒有固定的欄目，讀者難以尋找。

第四，報告的編寫體例和內容不系統、連續。因為沒有統一的規范，圖書館年度報告的樣式基本是一館一樣，各具特色。但從個體館來看，有的館或者是編寫體例，或者是內容欄目等經常會發生變化，如筆者所在館的年度報告從2007年開始，最初是讀者調查分析報告，從2009年開始改版成綜合性的年度報告，每年的內容、欄目都會有調整，這些變化也許是根據實際館情而改變的，但大大削弱了圖書館年度報告的史料價值及數據統計的完整性。

3　思考與對策

年度報告的編制與發布是建設一個現代、民主、開放的圖書館不可或缺的部分。我國尚無圖書館法，而要完善圖書館立法的前提是確立圖書館在社會民眾中的地位，贏得公眾的尊重和認可，這除了需要圖書館提供優質的服務外，更應擴大宣傳力度，加強同社會各界的交流。因此，年度報告作為圖書館信息公開的窗口，必須走上制度化、科學化、規范化的道路，使年度報告的編制與發布從零散走向系統，從被動走向自覺，從經驗走向科學。

3.1高度重視圖書館年度報告的編制與發布

連續、完整的年度報告是記錄圖書館發展最真實、詳實的載體，是利益相關人獲取信息的重要來源。圖書館應重視年度報告的編制與發布，并加強年度報告編制與發布的真實性、專業性、科學性、時效性，擴大年度報告發布的公開度。年度報告的數據、內容必須真實，統計方法要科學，并具有連續性；發布周期要及時、固化，使之更具時效性；發布的途徑要公開化，圖書館應利用多渠道發布，并在其網站開設專門的年度報告網頁，使年度報告獲取更便捷、及時，同時也能擴大年度報告的影響范圍；年度報告的編制也應具體到由哪些部門負責，尤其是綜合性報告，涉及的數據等內容非常多，需要多個部門的合作與協調，圖書館可以成立專門的工作小組，也可以由某個部門牽頭執筆，多部門合作完成。本文的18份樣本報告中，北京大學圖書館與上海財經大學圖書館年度報告中標注了具體編輯部門，湖南理工學院圖書館年度報告中記錄了工作組名單，高校圖工委年度報告中提供了作者姓名，除此之外都未注明年度報告的編寫單位或負責人。

3.2形成特色的圖書館年度報告格式與內容

圖書館年度報告反映了該館階段性的發展狀況，創新的報告格式與內容能更好地彰顯圖書館文化的內涵與特色。年度報告的格式應符合各館的具體情況，各館應創新編寫思路，使其編寫形成個性化的、相對穩定的風格。綜合性年度報告的內容應全面、系統，重點突出，體現辦館特色，通過簡潔的文字描述、可靠的數據圖表演示、生動的圖片展示相結合，使報告主題明確、概念清晰、內容詳實，并通過平面設計的視覺語言增強可讀性。數據統計是圖書館年度報告的核心內容，在已有年度報告的數據統計中，大多數圖書館都會隨著業務工作的變化而有所增減。對統計數據的增減，年度報告應有相應的說明及解釋，并附上某些數據的計算公式，以便對數據進行比較分析。捐贈也應是圖書館年度報告中重點突出的內容，已有的年度報告只將接收資源捐贈的情況放入文獻資源建設一欄中，筆者以為，年度報告中應有單獨的捐贈欄目將圖書館一年來接收的各種捐贈一并展示，以表達對捐贈者的感激并倡導更多的捐贈行為。

3.3探索與推廣圖書館年度報告制度

與英美等國圖書館成熟的年度報告制度相比，我國圖書館年度報告的編制與發布尚處于萌芽、自發階段。雖然“圖書館年度報告制度”出現在已建立起法人治理結構框架的圖書館中，但離普及還相距甚遠。圖書館年度報告的制度化建設需要相關部門的重視，建立行業規范，對年度報告的內容、格式、需統計的數據、統計方法作出規定，并推廣普及，使年度報告的編制與發布走向成熟與自覺，通過年度報告促進圖書館的管理與建設，提高辦館質量，使圖書館在更開放、民主的平臺上發展。

3.4注重讀者隱私的保護

圖書館年度報告需要大量的統計數據，而對數據的收集、分析、統計也意味著讀者信息及隱私泄露的機率加大，在編制年度報告時，我們應有保護讀者隱私的意識與防范措施，以避免讀者個人信息的泄露。

4　結 語

年度報告的發布，既是圖書館服務的創新，也是管理的創新，是建設一個先進、民主、以讀者為本的圖書館應有的作為。圖書館年度報告一直就存在，1915年12月創刊的《浙江公立圖書館年報》這一刊物就為我們展示了那個時代的年度報告［31］；然而新中國成立以來，無論是實踐或是理論，年度報告的出現頻率相對較低，既無成熟的制度規范，又無系統的理論研究。但是，在法治社會的大背景下和圖書館方興未艾大發展的環境下，圖書館年度報告大有呼之即出的態勢。因而，圖書館工作者對于年度報告的理論探索無疑具有深遠的推動意義。

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［27］為公開發布館藏文獻利用報告的圖書館叫好！［EB/OL］.（2014-05-28）［2015-04-27］.http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-798285.html.

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Study of Status on the Annual Report of the Library

The preparation and publication of the annual report is an inevitable requirement for the development of modern libraries. From the report's release time， type， carrier， the report's length， content， impact and other aspects of the 18 annual report of the library can be found there are the following problems in the annual report of the library: the publication time is not standardized； no digital and public； the home page is not standardized and eye-catching； report writing style and content is neither systematic nor continuous. The library should pay great attention to the preparation and release of the annual report， the formation of characteristics of the annual report format and content， explore and promote the annual report system， pay attention to the protection of readers' privacy.

Library； Annual report

G251

A

黃嘉慧 女，1970年生，碩士，現工作于湖南理工學院圖書館信息部，副研究館員，研究方向為圖書館文化。

2015-08-04 ］