提升企業檔案數字化信息管理效能的幾點思考

鄒初鵑

摘 要：企業檔案是指企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有參考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。隨著科學技術和網絡平臺的不斷發展進步，以網絡為平臺，以數字化為支撐，如何加強企業檔案數字化建設管理的進度，不斷完善檔案管理質量，更好地發揮數字化檔案信息的參謀作用，不斷提升數字化檔案管理、使用、服務的職能，為企業領導正確決策提供有力保障。

關健詞：檔案管理;數字化信息;決策

企業檔案信息化建設的管理和運用，主要是以企業檔案數字化形成，為日后的項目提供服務和支持的一種轉變。伴隨著企業中的計算機普及和辦公軟件的運用，許多電子文件的出現，提升了企業檔案信息管理與現代企業信息的管理步伐，使企業的信息數字化成為不可分割的一部分，也是衡量企業發展的重要指標。

一、當前企業數字化信息檔案建設使用管理的現狀

當前企業檔案管理工作，大多數存在起步較晚，檔案管理意識不夠，員工對檔案的管理與作用認識不清。甚至前些年連領導對檔案的重視都不夠，沒有實行檔案專人專管，幾乎處于無管理狀態，隨著現代網絡與數字化平臺的出現，檔案信息資料收集不全，資料更新不及時，大多存在檔案資料存儲斷層的現象，檔案信息數字化建設步伐跟進不快。企業員工使用檔案信息意識不強，查閱檔案頻率不高等。

二、當前企業數字化信息檔案管理與使用存在的問題及原因分析

一是檔案管理意識不強。由于長期企業存在檔案管理缺陷，使用檔案不多，制度建立不全，一段時間還統一存放政府檔案館保管，是員工對檔案的管理與使用意識不強的主要原因。二是檔案軟硬件建設投入不夠。由于檔案管理的意識不強，檔案使用服務效能在企業發揮作用不是十分明顯，形成一種管理層的思想上錯覺，造成檔案的軟硬件建設投入不夠。三是員工使用檔案意識不夠。在企業的平時管理當中，由于工作性質原因，牽涉到檔案使用的頻率不高，久而久之，造成員工對檔案管理的意識淡泊。四是檔案信息資料收集不全、不及時。近幾年，隨著政府部門和企業對檔案管理使用的認識提高，加大了信息數字化平臺的跟進，檔案信息數字化管理的功能開始凸顯，檔案管理制度開始逐步完善，但企業員工對檔案信息資料的收集存在積極性不高，平時自覺收集信息與圖像的意識還是不夠強。

三、提升企業數字化信息檔案管理使用效能的思考

隨著現代網絡科技不斷發展，管理信息數字化得到不斷完善，管理質量得到不斷提升，企業數字化信息檔案的管理、使用、服務如何配套，效能如何才能更加提升。

（一）加強領導，明晰職責，強化數字化信息檔案管理工作責任意識

搞好檔案管理工作，首先領導重視是關鍵，這在很大程度上決定著檔案管理工作的好與壞，優與劣，因此，提高檔案管理工作還應從各級領導重視程度入手，把檔案管理工作切實提到企業管理議事日程，不斷強化檔案管理工作責任意識。一是充實機構，落實責任。明確管理檔案工作，指定專人負責全部檔案日常工作及年度目標考核，研究解決檔案信息數字化更新，以及管理工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開競聘形式，從文化程度、思想素質、文字書寫、電腦操作、數字化信息更新等方面綜合考慮，選拔人員充實檔案管理隊伍，確保檔案管理工作的常態化，做到持續發展。各級應指定人員小范圍兼職檔案管理工作，不得隨意更換人員，以保持檔案工作的連續性與穩定性。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織員工了解和學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高員工使用檔案的法制意識，在單位上下形成良好的檔案管理工作環境。四是制定檔案管理工作發展規劃。按照上級的總體安排部署，并結合單位實際，制定檔案管理中長期目標規劃，確保檔案資料信息最清、最新、最全化，確保檔案管理工作進入達標行列的工作目標。

（二）夯實基礎，完善功能，提高數字化信息檔案管理水平

針對過去檔案管理工作中業務不熟、資料不全、檔案目錄不清、檔案設施陳舊等問題，黨組應統一思想，加大檔案管理建設經費的投入，配齊各種檔案設施設備。要通過反復完善建設，實現檔案庫房、借閱、辦公“三室”分開，庫房門前要安裝監控攝像頭，由保安24小時監控。規范檔案室檔案柜，達到文件案卷擺放規范統一。檔案保管設施建設達到防鼠、防火、防潮、防盜等防護要求，在強化硬件建設的同時，對檔案文件要進行全面梳理檢查，規范檔案分類和排列，為便于查閱和有效管理，加大資金投入，建立檔案信息數字化庫，對重要文件和需歸檔的案卷目錄全部錄入計算機，實行電腦微機化管理，做到信息資料錄入更新及時化和準確化，以提高服務水平。要加大檔案基礎管理功能建設投入，加大軟件存儲量設備投入，采取文字信息、光盤錄制、圖像保存等多種形式，多渠道的辦法進行檔案資料信息的存儲，完善信息功能的最大化。同時，要重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保所配備設施的正常運行;通過定期或不定期檢查庫房環境情況，如定期測試溫、濕度變化，投放防蟲害藥物，檢查照明情況，檢查防火防盜設施，確保了庫房溫濕度適宜，清潔衛生，檔案安全無霉變現象發生。

（三）立足自學，結合培訓，提升數字化信息檔案管理效能

為促使檔案管理人員的能力素質提高，單位提倡以個人自學為主，立足崗位，在學中干，在干中學，不斷提升檔案管理工作人員的業務素質與管理服務水平。同時，單位更要重視員工的業務培訓工作，主要抓好兩個層面的培訓。第一個層面是檔案管理人員的業務能力培訓，主要采取到當地檔案館跟班學習，每年不少于兩個月時間，請檔案館的業務能手手把手地教，實現理論與實踐的有機結合;第二個層面，采取“請進來”的方式。把檔案館的老師請到單位來給全體干部職工進行檔案業務知識培訓，讓大家都懂點檔案管理使用的基本知識，懂得及時更新數字化信息的好處，更讓大家懂得如何高效率使用檔案，充分發揮檔案的作用，為領導決策提供正確的方向。

（四）建章立制，獎懲結合，推動數字化信息檔案管理工作有序開展

要完善檔案管理制度，使檔案管理工作達到制度化和規范化管理相結合，必須通過建章立制，狠抓落實，并結合工作實際，制定檔案管理“八項制度”。第一，檔案管理人員工作制度。從管理員入手，狠抓實現管理嚴格規范到位。第二，檔案材料收集制度。材料的收集是一項繁雜而又瑣碎的工作，要求各部門，按一事一收集，一月一收集，一季度一收集，半年一收集，一年一總結收集歸檔的辦法，重大活動事項及時收集，促進平時信息資料的收集工作到位，達到檔案管理的系統性和完整性要求。第三，檔案材料鑒別整理與核對歸檔制度。企業和單位應與當地檔案局達成長期協作關系，每年組織一次檔案鑒別與核對歸檔，幫助解決問題，促使檔案管理水平得到提升。第四，檔案查（借）閱制度。制定檔案查（借）閱審批表，一般性檔案由分管領導審批，重要檔案由主要領導審批，原則上無審批單不查閱，資料查閱不離室，不復印，不帶走。如因工作需要，須借走的，必須經主要領導簽字同意，并限定歸還時間，確保檔案資料不遺失、不丟失、不盜換。第五，檔案保管與保護制度。檔案實行專人保管，專人負責制。第六，檔案保密制度。檔案管理員要嚴守保密紀律，不得自帶檔案離開檔案室，不得隨意復印檔案，不得丟失篡改檔案。第七，檔案定期銷毀制度。按時限規定需銷毀的檔案，必須嚴格按照先審批后銷毀的原則，多人監督共同銷毀，確保無一檔案流失。第八，檔案交接制度。檔案交接時，應做到“四個不交”，即：檔案目錄不清不交，檔案數量不清不交，檔案質量有問題不交，監交人不到位不交。通過建立健全各項規章制度，約束不規范行為，使檔案材料從收集、整理、鑒別、歸檔、借閱、轉遞、保管、保密等各環節都做到有章可循、有制度可依，進一步提升數字化信息檔案管理工作水平。

與此同時，企業和單位還應將檔案管理工作納入員工過程化考核管理辦法，嚴格追究違規和不作為責任，通過對不遵守檔案管理各項規章制度，不執行借閱手續，違規使用檔案，不配合收集更新檔案信息，出現檔案損毀，泄密或造成不良影響等違規行為實行扣分處理，以此來規范檔案管理的收集與使用服務行為，強化檔案規章制度的貫徹落實。對在系統檔案目標等級考核工作中表現突出、責任心強的員工進行表彰獎勵;對責任心不強，工作失誤造成損失的，給予相應處理，做到獎罰分明，大大調動員工的積極性與自覺性，使檔案數字化信息管理工作水平得到較大幅度的提升。