試論涉密檔案管理

文/新疆兵團勘測設(shè)計院（集團）有限責(zé)任公司 陳淑芬

一、涉密檔案概述

涉密檔案指得是檔案管理權(quán)限的單位或個人對機關(guān)、團體和組織以及個人在從事各類社會活動中形成一定保存?zhèn)洳閮r值，而且規(guī)定在一定空間、時間和范圍內(nèi)限制或控制各種載體形式的原始記錄。根據(jù)《保密法》規(guī)定，國家秘密的保密期限，分為秘密、機密、絕密，其中這三種形式在檔案中具有一定的體現(xiàn)。利用這些涉密檔案的優(yōu)勢，為我們開展涉密檔案作用的篩選不容忽視。

二、秘密檔案管理的安全隱患

（一）廣泛的機密檔案。各單位在從事職能活動中存在差異性，必然會產(chǎn)生涉密檔案。在各個單位檔案中都有涉密檔案的存在，其中秘密檔案比例最大。除了密集的檔案，也有相當(dāng)?shù)拿孛軝n案覆蓋的情況。

（二）管理功能不健全。倉庫和辦公室人事檔案與整理間、閱讀室和庫房，該功能并不在三個獨立的系統(tǒng)中實現(xiàn)。有的單位將整理間、閱讀室和倉庫混在一起，秘密檔案的接收、整理、檢驗在辦公室和庫房間交叉進(jìn)行，存在很大的安全隱患披露。

（三）缺乏硬件設(shè)備。一些單位設(shè)置未實現(xiàn)功能區(qū)完整的分工，將辦公室設(shè)置在辦公樓，庫房單獨設(shè)置在離辦公室較遠(yuǎn)的樓層或為頂樓，庫房的門窗沒有安裝以及安裝防護(hù)欄，也沒有安裝防盜報警器、監(jiān)控視頻和電子門禁的系統(tǒng)等。如將庫房安置在一樓或者頂樓，在門窗不符合設(shè)計要求存在監(jiān)控盲區(qū)的情況下，很容易發(fā)生盜竊、鼠災(zāi)、泄密等安全隱患。

（四）解密工作風(fēng)險。按照《保密法》的要求，無論是定密或解密都該由從事各項社會活動形成檔案的主體機關(guān)單位來確定，其他政府單位以及個人包括各個檔案館都無權(quán)解降密。可見，現(xiàn)實中面臨著這樣的問題：在我們篩選全宗檔案時，有的全宗單位已撤銷或已合并，還有被疏散到不同的單位，主體單位不存在，牽連到這些相關(guān)單位涉密檔案的解密問題該誰來確定，成為一個棘手的問題。

三、加強秘密檔案的管理措施

（一）提升在崗人員保密意識。想要做好科技檔案的保密工作，只有不斷增強檔案人員的保密意識。檔案工作是一個高度政治工作，工作人員必須具有較高的政治素質(zhì)和文化素質(zhì)，每天負(fù)責(zé)科技資料的收集、整理和保管與提供利用工作。可見他們的保密意識強弱與政治高低，跟檔案保密工作有著重要的聯(lián)系。還要加大工作人員的教育力度，不定期開展學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，提高工作人員的素質(zhì)。

（二）提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要保管好涉密檔案必須要有相應(yīng)的硬件保證。為了長期、永久地保留這些檔案，必須依靠相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備去實現(xiàn)。如:庫房管理的防火、防盜、防水、防光、防蟲等技術(shù)；調(diào)整所需的溫度和濕度、除濕機和加濕器等設(shè)備；保護(hù)原始文件的安全，專用密集架、縮微設(shè)備及當(dāng)前廣泛使用的計算機設(shè)備和相應(yīng)管理軟件等。因此，涉密檔案所在部門必須根據(jù)單位工作實際和發(fā)展需要，加大基礎(chǔ)設(shè)施投資，加強硬件設(shè)施建設(shè)，確保必要的建設(shè)資金和材料到位。此外，隨著電子檔案日益增多，還應(yīng)該配置防磁柜、電腦、掃描儀、管理軟件等現(xiàn)代工作設(shè)備。

（三）做好檔案的解密工作。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密檔案是分有等級的，其規(guī)劃為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案密級，是為了讓工作人員根據(jù)不同的密級利用不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但秘密也不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，就失去了它的隱私價值，因此我們不會按照原有的保密文件管理，并應(yīng)根據(jù)公共文件進(jìn)行管理。這便是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，想開放，就必須先進(jìn)行劃密解密，把沒有解密的列入控制使用范圍內(nèi)。在過去，很多檔案館對其所保管的注有密級的檔案沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對于劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)該遵循《保密法》的有關(guān)規(guī)定:“國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)及時解密。”也就是說，解密是由原確定密級的機關(guān)單位或者為上級機關(guān)進(jìn)行。

（四）離崗、退休人員管理解密。對離崗與退休人員在辦理交接手續(xù)時，將管理期間的工作進(jìn)行移交，包括涉密檔案的清理、交接，涉密介質(zhì)、公共物品的清退。對離崗、退休人員簽訂保密協(xié)議，實行脫密期管理，重要涉密人員脫密期2～3年，核心涉密人員脫密期3～5年，脫密期間不能擅自出國出境。

（五）數(shù)碼掃描秘密檔案的嚴(yán)格控制。近年來，企業(yè)正在開展數(shù)字掃描紙質(zhì)文件，應(yīng)該注意：涉及到國家機密檔案嚴(yán)禁進(jìn)行數(shù)字化掃描，涉及商業(yè)秘密檔案也不得進(jìn)行數(shù)字化掃描。企業(yè)需要對涉及商業(yè)秘密檔案進(jìn)行掃描的，應(yīng)在本單位安排專門場所就地進(jìn)行，涉密檔案不得帶離企業(yè)內(nèi)部，加工場地應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，全程錄像。同時，加工場所的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)保持獨立，不得與單位辦公網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)連接與共享，應(yīng)通過一定的技術(shù)手段，拆封外接設(shè)備信息出口，確保數(shù)據(jù)無接口，防止信息泄露。

[1]崔文斌.關(guān)于涉密檔案管理的思考[J].參花(下)，2013（09）:160.

[2]黃潔.關(guān)于涉密檔案管理的思考[J].機電兵船檔案，2010（03）:43～45.

[3]姜琳.淺議國有企業(yè)涉密檔案的管理[J].北京檔案，2014（04）:27～28.