高校全面預算管理系統的設計與實現

邱均成，何 濤

（西南石油大學 財務處，成都 610500）

高校全面預算管理系統的設計與實現

邱均成，何 濤

（西南石油大學 財務處，成都 610500）

在當今信息時代，高校實施全面預算管理系統，實現科學、高效的預算管理具有重要現實意義。本文分析當前高校預算管理存在的主要問題，闡述財務信息化對高校預算管理的影響，提出高校全面預算管理系統角色分工設計、運作流程設計、執行控制設計、功能模塊設計以及系統關聯設計等頂層設計方案，并探討實施全面預算管理系統需注意的問題。

高校；全面預算；財務信息化

“凡事預則立，不預則廢”，預算管理是高校財務管理的重要組成部分。如何搞好高校預算管理系統的頂層設計，實現科學管理，發揮預算指揮棒作用，是當前高校全面預算管理工作面臨的主要問題。國家新預算法、高等學校新財務制度、新會計制度的頒布，對高校預算管理提出了新的、更高的要求。全面預算管理已成為我國高校財務工作不可或缺的重要管理模式。在信息技術日新月異的今天，在現代信息財務體制下充分利用預算管理信息化系統，有效實施高校全面預算管理，具有重要的現實意義。

1　當前高校預算管理存在的主要問題

我國高校預算管理存在諸多問題，具體分析如下。

1.1預算管理技術手段比較落后，信息化程度很低

目前，大多數高校預算管理仍采用傳統的手工管理模式。雖然許多高校運用計算機輔助管理，但計算機僅用于做一些簡單的電子表格，以方便數據計算、表格填報，實際上是手工管理的翻版。預算信息的采集、傳輸、反饋，預算執行的考核等均未實現信息化管理，造成預算管理工作量巨大、效率低下。

1.2缺乏有效的預算管理分工和互動機制

由于信息化程度低，高校各級責任人、各級預算責任單位不能有效參與預算管理，預算管理的內部控制機制缺失。這主要體現在編報環節、執行環節中，由于信息互動、反饋機制不健全，很多基礎工作由財務部門代勞，從根本上造成預算編報脫離實際、執行不暢。

1.3預算編制方法不科學

毫無疑問，信息技術手段的落后必然造成巨大的預算編制工作量，也使預算管理者無法采用科學的預算編制方法。目前各高校多采用增量預算編制方法，而不能采用零基預算、滾動預算等先進的預算編制方法，很大原因在于落后的手工編報方法根本無法完成科學預算所需要的巨大工作量。

1.4預算執行及預算控制乏術

很多高校沒有科學有效的預算控制方法。部分學校主要依靠錄入預算項目、科目控制數來達到預算執行控制。這種控制方法單一、呆板，遇到預算調整、變動或指標互轉時，預算管理人員所進行的操作缺乏嚴格的內部控制機制，極易出現預算管理混亂現象。

1.5預算監督和執行缺乏科學的考核方法

受技術水平限制，許多高校沒有完善的預算考核體系。多數高校僅依靠人工統計預算執行情況，不僅工作量大，而且統計項目也不可能達到精細化管理要求。同時，由于主要依靠人工完成預算執行情況分析，考核效率也比較低，不能實現實時統計。

2　財務管理信息化對高校預算管理的影響

在當今信息時代，財務管理信息化已成為一股勢不可擋的新浪潮，從內涵和外延各方面影響著高校預算管理。

第一，財務管理信息化改變了高校預算管理的流程，使高校實施以流程管理為核心的全面預算管理成為可能。財務信息化使過去必須手工采集、手工傳遞、面對面交互的信息跨越時間、地域限制，實時交換反饋，實現預算申報、批復、下撥、執行及考核等全面流程化管理。同時，預算申報的流程也更多樣化，校級財務可根據不同的收入、支出申報要求，分別設置由部門申報、職能部門申報或審核等多種不同的申報流程。

第二，財務管理信息化加強了預算管理多主體參與、相互牽制的內部控制監督機制。財務信息化使校級領導、財務處預算管理員、經費主管部門預算管理員、各二級部門預算申報員等各主體實時參與預算管理活動，改變了以往各個預算責任主體，在預算管理活動中交流不暢，預算編報、執行由主管部門或者財務部門代勞的現象，使編報、執行更貼近于預算執行單位，更貼近于實際。

第三，財務管理信息化促使預算編制方式更多樣化。預算編制可選擇填寫詳細測算依據進行匯總填報，也可根據基礎數據進行自動測算填報。例如本專科生學費收入、學院本專科生業務經費支出都可根據本?？茖W生人數進行自動測算。

第四，財務管理信息化促使預算執行更加靈活化。信息化使預算申報到執行的整個過程既可以是一個大項目，也可以先用一個大項目申報預算，實際使用時再將其拆分成不同的小項目下達、執行，在考核、統計執行情況時，可按小項目執行分析，也可按整體大項目合并執行分析。這極大地增強了預算執行分析的靈活性和實效性。同時，信息化也促使預算支出項目庫管理成為可能。

第五，財務管理信息化促進了高校各個系統緊密關聯和融合，發揮了整體規模效應。全面預算系統可將預算下撥數直接轉化成賬務處理系統的憑證，同時賬務處理系統中的項目實際發生數又可直接引入預算管理系統中，自動生成項目執行數，實現預算申報、下撥、執行的全面分析和監控。此外，學校工資管理系統、收費管理系統、人事系統、國有資產管理系統以及科研管理系統等都能為全面預算提供預算編報數據，實現信息共享。

3　高校全面預算管理系統的頂層設計

高校全面預算管理系統的頂層設計主要包括系統關聯設計、角色分工設計、運作流程設計、執行控制設計、功能模塊設計5個部分。

3.1系統關聯設計

即高校全面預算管理系統與其他業務系統的互動和關聯，具體設計如圖1。

圖1　系統關聯設計

由圖1可知，全面預算管理系統處于中心地位，它從學生收費系統、工資系統等系統獲取基礎庫信息，從人事、國資、科研及其他相關系統獲取項目庫信息，最終生成各類預算模板，完成預算編制和下撥工作。由此可以看出，實施全面預算管理，需要建立與高校其他系統的接口，實現數據共享和各職能部門系統的聯動。

3.2角色分工設計

系統用戶根據職能及內部控制需要，可分為財務預算管理員、主管部門預算管理員及二級單位預算員3類。

3.2.1財務預算管理員

主要職能如下。

（1）預算申報前期初始化設置。包括進行用戶角色及權限設置，系統基本運行參數定義、收入預算設置、支出預算設置、收支審核流程及填報模式設置等。

（2）預算編制期各類編報工作。包括編制“一下”預算控制數、預算草案表、預算討論稿、“二下”預算批復數以及定稿的預算總表。

（3）預算下撥工作。包括下撥預算，在賬務處理系統生成預算撥款憑證；將“二上”預算模板轉入賬務系統；將賬務系統項目發生數生成預算系統項目執行數；監督預算執行進度，編制預算執行考核表。

3.2.2主管部門預算管理員

主要職能：根據部門職責，歸口管理學校某項經費或事務。審核或申報各類歸口專項經費，拆分或劃撥歸口管理經費。例如，助學金由學工部門歸口申報、審核、管理和分撥，人才引進費專項由人事部門負責申報、管理等。

3.2.3二級部門預算員

即學校各二級預算單位（學院、部、處、室等）指定的預算申報或聯絡員。該類人員是基層預算管理員，負責本部門預算申報。在“一上”預算申報時，申報本單位收支，“二上”時申報本單位支出預算模板。該模板最后將轉入賬務處理系統，主要為經濟科目預算。

各高校根據業務需要還可以設定更為細化的人員角色，例如設置二級部門審核員等。規模較小的學校也可不設主管部門預算管理員，直接由二級部門預算員編報。

3.3系統流程設計

3.3.1運作流程

根據全面預算管理的要求，系統流程應涵蓋預算管理的全過程，主要包括以下步驟。

（1）系統初始化。初始化工作主要由財務預算管理員完成。主要包括基礎庫設置、建立預算收支體系、設置編報審核流程等。

（2）“一上”預算申報。主要由主管部門預算管理員、二級部門預算管理員完成。包括基礎數據申報、收入預算申報、支出預算申報及主管部門審核等。

（3）“一下”預算控制數。即財務預算管理員編制“一下”控制數。

（4）“二上”預算申報。主要由主管部門預算管理員、二級部門預算管理員完成。即根據“一下”控制數，填報項目明細預算模板，并審核提交。

（5）“二下”預算批復。由財務預算管理員完成。確定最終預算批復數。

（6）預算下撥。由財務預算管理員完成。主要是下撥預算，生成預算憑證和項目預算模板，并轉入賬務處理系統。

（7）預算執行分析。由各類人員角色完成。財務預算管理員查詢各部門、項目預算執行情況，跟蹤預算執行進度。主管部門預算管理員、二級部門預算員查詢本部門或歸口管理項目的預算執行情況，跟蹤預算執行進度。

（8）預算報表編制。主要由財務預算管理員完成。編制各種預決算報表，包括預算草案、預算執行進度表等。具體運作流程如圖2所示。

圖2　系統運作流程

3.3.2預算申報流程

預算申報流程如圖3所示。

3.4預算控制設計

在預算執行控制中，很多高校預算控制與會計核算相脫節，預算調整不留痕跡，缺乏必要的內控機制。實踐證明，使用預算科目、預算模板可有效實現預算項目總額和分項雙重靈活控制，增加預算考核的實效性。

3.4.1預算科目設計

根據新會計制度，結合高校預算管理的實際情況，可設置預算科目如下。

（1）預算收入。該科目用于核算全校內部各類預算經費撥款。借方反映撥出預算指標數，貸方反映年末沖銷數。該科目年末無余額。

（2）預算分配。該科目用于核算校內各部門（項目）預算經費分配情況。可分以下兩個明細科目核算。①預算經費分配。主要用于核算學校分配給各部門（項目）的預算經費?？颇抠J方反映各部門（項目）預算經費撥款數，借方反映各部門（項目）年末經費核銷數。該科目年末無余額。②預算指標結轉。主要用于核算各部門（項目）之間的預算經費指標轉賬與結算。科目貸方反映各部門（項目）轉入的預算指標，借方反映各部門（項目）轉出的指標。該科目年末無余額。

（3）預算結余。該科目用于核算學校各部門（項目）預算指標年末結余?？煞忠韵聝蓚€明細科目核算。①預算總結余。主要用于核算學校預算經費的各項結余數?？颇拷璺椒从愁A算總結余數。期末余額在借方，反映歷年的內部預算經費結余。②預算項目結余。主要用于核算各部門（項目）預算經費結轉下年使用的指標?？颇抠J方反映預算項目結余數，年末余額在貸方，反映歷年的預算項目結余數。

圖3　預算申報流程

以上3個科目及其明細科目的使用，動態完成了預算控制指標的下撥、調整及互轉，使預算控制與會計核算融為一體，更加靈活、更有效率。

3.4.2預算模板設計

在全面預算管理系統中，預算模板由二級單位自主設計并申報。二級單位可將本單位預算控制數細分到各預算經濟科目中，并自動在賬務系統中生成，從而實現預算項目余額控制和經濟科目控制融為一體，使預算控制更為精細化、也更貼近實際。

3.5功能模塊設計

全面預算管理系統的主要功能模塊設計如下。

（1）系統設置。由財務預算管理員操作完成。主要功能有：基礎數據表定義、收入預算設置、支出預算設置、系統參數設置、用戶權限設置以及首頁通知發布等。

（2）基礎數據申報。主要功能有：二級單位基礎數據的導入、查看、提交；基礎數據審核等。

（3）收入預算申報。主要功能包括收入預算申報、審核等。

（4）支出預算申報。主要包括項目庫預算申報、支出項目審核、“二上”項目申報、主從項目管理等。

以上2—4項功能主要由主管部門預算管理員及二級單位預算員完成，涉及財務審核的，財務還要進行審核。

（5）項目撥款管理。該模塊主要由財務預算管理員使用。包括財務撥款管理、財務撥款審核、新項目管理等。項目撥款憑證處理主要在賬務處理系統里進行。

（6）預算查詢統計。主要功能包括支出項目庫總體查詢、按部門查詢、按分類查詢；收入預算項目總體查詢、分部門查詢；所有項目綜合查詢。在支出項目庫查詢中還提供項目概況、績效目標、測算依據明細、項目執行情況、從項目執行情況以及審核意見等多種查詢。

各類預決算報表編報、預算執行情況分析和預算草案編報等功能主要在賬務處理系統完成。

4　高校實施全面預算管理系統需注意的問題

雖然全面預算管理系統具有先進性，但作為一項系統工程，在高校全面實施，有相當的難度，因此必須注重實施策略。

4.1全面深入地研究系統是順利實施的前提和基礎

要實現全面預算管理，必須建立在對系統的全面掌握上。系統收支結構的建立和實施需要站在一個宏觀的高度，因此，如果對系統沒有整體、深入地把握，就無法體現預算信息化的優越性，甚至因為系統總體設計不合理而導致系統實施失敗。

4.2穩步推進是成功實施全面預算的重要手段

實施全面預算系統牽涉的收入、支出涵蓋了學校的所有收支項目。實施這項系統工程，需要穩步推進，不可能一蹴而就?？上饶脦讉€典型單位做試點，在深入研究試點結果的基礎上逐步推廣，避免馬上全面實施遭遇巨大困難。

4.3加強系統宣傳和培訓是實施成功的關鍵

全面預算系統使用人員眾多，涉及面很寬。學校各部門對該系統了解的深度直接關系到系統能否順暢實施。學校應當對各二級單位的預算經費管理（聯絡）員、預算項目負責人進行重點培訓，使他們能夠熟練完成申報、查詢、自評考核等工作，這不僅有利于系統的實施，也將會有助于學校預算項目經費的執行。

4.4促進預算系統與其他系統間的信息共享和聯動是系統實施成功的重要保障

全面預算系統不是一個孤立的系統，它與其他財務系統乃至校內各相關系統都很大聯系。建立預算系統與其他系統的接口，不僅可以提高運行效率，也可以實現信息共享，促進全校信息化建設。要順利實施，還必須認真研究預算系統與賬務系統等各個系統的關聯機制，使其他系統共同配合預算系統實現科學管理。

總之，全面預算管理系統實現了高校預算管理信息化、流程化，使預算管理更高效、更方便、更快捷。高校應結合本校實際情況，認真做好系統頂層設計，扎實推進、穩步實施，促使預算管理工作邁上新的臺階。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.025

F232

A

1673-0194（2015）16-0038-01

2015-06-11

中國教育會計學會課題（2014-1-1）。

邱均成（1972-），男，四川自貢人，高級會計師，碩士，主要研究方向：財務管理、預算管理、財務信息化；何濤（1973-），男，四川南充人，高級會計師，本科，主要研究方向：財務管理、預算管理。