信息化手段助力全面預算管理發(fā)展探討

蘇 輝

（北京洛斯達數(shù)字遙感技術有限公司，北京 100120）

信息化手段助力全面預算管理發(fā)展探討

蘇 輝

（北京洛斯達數(shù)字遙感技術有限公司，北京 100120）

信息化能保證及時、準確、高效地傳遞全面預算管理工作的各環(huán)節(jié)信息，使全面預算管理真正成為管理者做出科學合理決策、優(yōu)化資源配置、提高公司經營業(yè)績的管理工具。因此，為更好開展全面預算管理工作，真正做到事前預測、事中控制、事后考核，必須借助信息化工具，提升全面預算管理工作質量。

信息化；全面預算；預算編制；執(zhí)行控制

全面預算管理作為一種有效的企業(yè)管理方法，集計劃、控制、協(xié)調、激勵等功能于一體。從20世紀初在美國企業(yè)誕生以來，其在西方國家得到廣泛運用，并快速成為企業(yè)管理的標準作業(yè)程序。隨著20世紀70年代末80年代初西方管理會計理論的引入，全面預算管理理論開始在中國企業(yè)快速傳播和運用，并于90年代中后期，在國家經貿和財政部大力推動下，逐步被大中型企業(yè)接受，成為我國企業(yè)重要的管理手段之一。但是，由于全面預算管理編制程序復雜，涉及業(yè)務數(shù)據(jù)多、細、勾稽關系復雜，許多企業(yè)在預算實行過程中常陷入繁瑣的計算、統(tǒng)計和分析工作中，導致信息滯后，預算管理成果不理想。

為更好開展全面預算管理工作，真正達到事前預測、事中控制、事后考核的目的，唯有借助信息化工具來提升全面預算管理工作質量?，F(xiàn)以本公司為例，談談信息化系統(tǒng)在預算管理工作中的運用及實施效果。

1　實施背景

1.1預算填報環(huán)節(jié)

信息系統(tǒng)上線前，財務部每年按時間節(jié)點組織各部門利用Excel表進行預算填報工作，數(shù)據(jù)通過郵件傳遞至各審批環(huán)節(jié)，財務部利用Excel表進行匯總，如果不符合公司整體目標，就組織各部門重新調整預算，若符合，經會議討論通過后下達。這樣不僅造成財務部門數(shù)據(jù)匯總工作量大，而且容易出現(xiàn)技術性錯誤，且各環(huán)節(jié)審批人員不能在第一時間掌握相關數(shù)據(jù)，影響審批時效。

1.2預算控制及分析環(huán)節(jié)

本公司的外地分公司和項目部由總部統(tǒng)一進行財務核算，由于地域關系，外地員工需將原始單據(jù)送至總部，財務審核通過后記賬，時間跨度較長，造成記賬滯后，不能真實反映公司當期成本費用，影響決策者做出科學判斷。

每月末，財務部會將手工統(tǒng)計的各部門預算執(zhí)行情況表發(fā)給各部門主任和分管領導，了解本部門預算執(zhí)行情況。但由于無預算信息化系統(tǒng)作為支撐，報銷人和審批人在報銷或審批時無法事先得知是否有預算外費用、是否超預算費用，信息滯后，經常出現(xiàn)費用已報銷。在月末出具部門預算執(zhí)行情況表時，才發(fā)現(xiàn)部分費用已超預算，無法真正做到成本費用預算的事前、事中控制。

預算編制環(huán)節(jié)效率低下，影響員工士氣；實際執(zhí)行情況缺乏監(jiān)控機制，不能及時為經營決策出具分析報告；預算不能隨實際情況及時調整，使管理層對預算數(shù)據(jù)缺乏信心。這些情況制約全面預算管理水平的提升，因此，公司決定借助信息化產品提升全面預算管理水平。

2　實施效果

在公司領導大力支持、各部門員工積極參與下，經過一年的實施及試運行，將預算編制、執(zhí)行控制、預算分析、預算變更及預算考核等一整套全面預算管理體系預制到信息化產品中，效果良好。

2.1完善全面預算管理基礎工作

信息系統(tǒng)建設工作的開展，進一步完善預算管理制度和報銷管理制度，規(guī)范統(tǒng)一預算指標及表格體系，將預算編制報表按部門、權限分配給相關部門，報表上報流程預制到系統(tǒng)中，使預算管理流程、編制內容、部門職責更加清晰，并對全體員工進行全面預算管理理念的宣傳，及各預算指標的詳細解釋，為順利完成全面預算管理信息化實施工作奠定堅實基礎。

2.2及時準確傳遞預算編制數(shù)據(jù)，提升工作效率

實現(xiàn)所有預算報表在線填報、在線審核的功能，能自動提取歷史數(shù)據(jù)和計算相關數(shù)據(jù)的增減比率，自動匯總相關查詢報表，形成各類財務分析報表，減輕財務人員匯總數(shù)據(jù)的工作量，并保證數(shù)據(jù)的準確性。各審批環(huán)節(jié)能按權限及時查看相關填報信息，大大提高預算審批效率。

2.3加強預算執(zhí)行控制力度，保證公司目標實現(xiàn)

根據(jù)公司備用金管理辦法和報銷管理辦法的相關規(guī)定，將借款、各類報銷事項流程預制到系統(tǒng)中，和預算管理辦法有機結合，落實公司財務各項管理規(guī)定。所有支出事項均要求在線填報，部分以前需要手工計算的報銷事項（比如，差旅費），報銷人員只需選擇報銷標準，系統(tǒng)會自動計算出相應報銷金額，減輕填報人的計算工作，并保障正確率。各環(huán)節(jié)審核人在線審批，查看單據(jù)的同時，也能查看部門該費用的執(zhí)行率，實現(xiàn)即時查詢和實時控制的目的。

超標費用的開支，需要在線填寫事前呈批單，方能報銷。比如，超標準的差旅費，必須事前填寫“超標費用申請單”，領導審批通過后，方能執(zhí)行。報銷時，必須關聯(lián)審批通過的事前呈批單，方能提交單據(jù)，否則無法報銷。

結合公司實際，制定預算年度剛性、月度柔性提醒的控制原則。報銷人員在線填寫相關單據(jù)后提交，若超過月度預算，系統(tǒng)會柔性提醒，輔助報銷人員和審核人員判斷費用合理性。若超過年度預算，系統(tǒng)會提示超剛性，且不能進行下一步流程。此時，部門需要在線提交預算變更申請，經層層審批，最終經預算管理委員會所有成員審批通過生效后，方能報銷。

外地分公司和項目部報銷事項在線填報后，鎖定此費用，計入本部門預算在途數(shù)。

以上措施，加強支出事項的事前監(jiān)督力度，解決預算執(zhí)行數(shù)據(jù)滯后性的問題，實現(xiàn)及時、準確獲取預算執(zhí)行數(shù)據(jù)，使預算管理事中控制得到真正落實。同時，也增強預算執(zhí)行的剛性控制，加強預算變更的嚴肅性，促進部門編制預算的準確性。

2.4預算分析及時準確，輔助高層進行決策

報銷類事項的預算實際數(shù)從系統(tǒng)中直接獲取，但有部分不屬于報銷事項的實際數(shù)，比如：營業(yè)收入、收費、折舊和攤銷等事項，實際數(shù)由財務每月末通過Excel表導入，故系統(tǒng)中各部門分析報表的預算指標包含公司所有的預算指標，能全面、即時反映各部門和公司整體實際情況。

通過個性化分析報表，能及時獲取預算執(zhí)行情況。各部門預算人員、部門主任和分管領導通過查看預算執(zhí)行情況分析報表，能即時、準確獲取本部門所有預算項的執(zhí)行情況，包括年初預算、預算調整、已執(zhí)行金額，剩余額等數(shù)據(jù)，同時，也能查詢到每筆單據(jù)的具體信息。監(jiān)控預警以儀表盤的形式展現(xiàn)，直觀、即時地呈現(xiàn)部門關注的主要預算指標的執(zhí)行情況。管理駕駛艙以圖、表的形式向領導層展現(xiàn)公司整體預算執(zhí)行情況。領導通過分析報表，準確掌握第一手數(shù)據(jù)，利于管理者做出科學合理的決策，優(yōu)化資源配置，提高公司經營業(yè)績。

2.5預算考核結果及時，調動員工積極性

將公司預算考核方法預制到系統(tǒng)，每個考核期結束，各部門相關人員能在系統(tǒng)中查詢到本部門的考核結果。調動員工參與性和積極性，激勵員工共同努力，確保戰(zhàn)略目標的最終實現(xiàn)。

2.6員工成本意識增強，降本增效成果顯著

2014年初，系統(tǒng)上線試運行，財務部組織全員學習全面預算管理理念，進行系統(tǒng)培訓，使員工樹立全面預算管理工作的“全員”意識。編寫并發(fā)布《全面預算管理系統(tǒng)操作管理暫行辦法》，規(guī)范系統(tǒng)操作流程和各操作人員的權利及義務。一年來運行平穩(wěn)，員工成本費用控制意識明顯增強，費用控制效果顯著。2014年，成本費用總額較上年下降13%，公司重點管控指標較上年有較大程度的下降，提升公司盈利能力，具體情況見表1。

表1　公司2014年各項費用下降情況

3　結 語

全面預算管理信息系統(tǒng)的上線運行，使本公司全面預算管理得以深入應用。一方面，增強公司員工的全面預算管理意識，促進各部門的溝通協(xié)作，加強業(yè)務的事前、事中和事后風險控制；另一方面，實現(xiàn)預算數(shù)據(jù)的實時控制和分析，保證各類信息及時、準確、高效傳遞，提高本公司的預算管理效率，為領導做出科學管理決策打下堅實基礎。

目前，公司下一步計劃把全面預算管理信息系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)自動生成會計憑證功能，減輕財務人員簡單、重復勞動，將更多精力投入到提升財務管理工作中。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.045

F275

A

1673-0194（2015）16-0068-02

2015-06-22