淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

莫莉莉

[摘 要]文書檔案是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，可以說文書檔案見證了社會發(fā)展的全過程。文書檔案可以反映客觀問題，處理問題，記載決策，是各類工作都必備的一個重要組成部分，是一份專業(yè)性較強(qiáng)、要求較高、難度較大的工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會制度的不斷改革和完善，對文書檔案管理的要求明顯提高了，所以目前，提高文書檔案管理的水平是工作中的重點(diǎn)，而文書檔案管理的自動化應(yīng)用為這一任務(wù)的開展奠定了基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]文書檔案管理；辦公自動化；實際應(yīng)用

為了提高辦公的工作效率，提高文書檔案管理水平是重中之重，社會的進(jìn)步，使得文書檔案的管理水平大大提高，辦公自動化的應(yīng)用為提高文書檔案管理奠定了堅實的基礎(chǔ)，滿足了社會各方面的需求。

一、應(yīng)用辦公自動化文書檔案管理的好處

（一）提高了工作效率

國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技水平的提高，各工作場地都用信息技術(shù)進(jìn)行工作，媒體的信息源是非常強(qiáng)大的，對信息的處理水平也是極高的。傳統(tǒng)的檔案管理都是人為操作的，辦事效率慢，費(fèi)時費(fèi)力，有時可能還會出現(xiàn)誤差，而計算機(jī)在辦公室的應(yīng)用，大大提高了工作效率，減輕了工作壓力，工作得更為合理有序。

（二）獲取信息更為方便

文書檔案管理需要大量的文字信息，以前的檔案管理都是用書來記載的，不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且辦事效率慢，資源不能和大家一起分享，所以導(dǎo)致了不少信息資料的浪費(fèi)，還為緊急資料的查找?guī)砝щy。而應(yīng)用計算機(jī)的工作手段和工作技術(shù)可以大大減少不必要的麻煩，可以建立檔案管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，可以實現(xiàn)資源共享，讓更多的人了解到檔案管理工作的情況和性質(zhì)，總之，計算機(jī)的應(yīng)用提高了檔案管理的辦事效率。

（三）提高了安全性和穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的文件傳送都是人為傳送的，如果較長距離的傳送，大多都是運(yùn)郵的方式，導(dǎo)致大量的時間都用在路上了，甚至?xí)霈F(xiàn)稿件丟失問題，影響了辦事效率。辦公的重要信息是不能外流的，如不慎將消息外流，會給工作帶來很大的影響，而電子傳送具有一定的隱蔽性，所以具有安全性，不會受到距離的影響，文件傳輸快。

（四）減少了辦公難度

對于一般的工作來說，文書檔案管理的自動化提高了辦事效率，但是對于一些較為特殊的工作來說，減少了不少難度。例如，氣象的文書檔案管理問題，大家都知道，氣象的管理工作是有一定的難度的，較為復(fù)雜，任務(wù)量也是非常龐大，計算機(jī)有龐大的儲存空間，并且便于查詢，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在某種程度上還減少了工作難度，減小了氣象文書檔案管理人員的壓力，提高了辦公的效率。

二、應(yīng)用辦公自動化文書檔案管理的缺點(diǎn)

（一）對工作人員的要求較高

電子信息技術(shù)在操作起來是有一定的難度的，用電腦對資料和文件進(jìn)行管理和統(tǒng)計，絕對不是簡單的數(shù)字管理，它不同于手工操作，只是一些簡單紙質(zhì)檔案，較為簡單，不是只要懂得計算機(jī)技術(shù)就可以的。辦公自動化文書管理要求工作人員要熟悉掌握理論知識，管理方法，管理技術(shù)和管理流程，達(dá)到專業(yè)的計算機(jī)水平才能勝任。但是，目前來看，計算機(jī)水平較高的人才少之又少，所以這種高科技的文書檔案管理技術(shù)，不能快速的有效發(fā)揮。

（二）對文件的保密程度差

眾所周知，任何事物都是有利有弊的，都具有兩面性，對于文書檔案管理的不足之處，時常要進(jìn)行修改，有時可能會因為手誤導(dǎo)致原文件的丟失，這樣會給工作帶來不必要的麻煩。電子文件利于修改，在原文件上修改之后不會有變化，雖然計算機(jī)的技術(shù)在不斷地加強(qiáng)，但是有時會有偽造的文件出現(xiàn)在檔案內(nèi)無法識別，對文件的保密程度較差。而傳統(tǒng)的手工操作，都是用文字記錄的，不同的人有不同的字體，再修給之后有痕跡，并且紙質(zhì)檔案管理文件可以蓋公司的印章或通過老板簽字，這樣就減少了造假的紀(jì)律，電子文件是不能蓋章的，所以從這一點(diǎn)看電子檔案管理是存在相當(dāng)大的弊端的。

三、彌補(bǔ)文書檔案管理自動化弊端的方法

文書檔案的自動化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重點(diǎn)問題就是趨利避害，找到正確的處理方法，進(jìn)行整頓，提高自動化管理的效率。

（一）建立獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在工作的過程中，要將平常的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和文書檔案管理的網(wǎng)路系統(tǒng)劃分開，這是保護(hù)文書檔案安全的關(guān)鍵，也是最有效的措施之一。用現(xiàn)代的隔離裝置，對不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行隔離，并設(shè)置上防盜裝置，例如，密碼識別，這樣可以使得文件在一個安全的系統(tǒng)內(nèi)流通。還可以用防火墻進(jìn)行保護(hù)，大多數(shù)的防火墻都是必須通過認(rèn)證的，對不同的網(wǎng)頁的訪問都要經(jīng)過嚴(yán)格的確認(rèn)，對于無關(guān)的消息來源快速隔絕，防止對系統(tǒng)造成損害，所以防火墻能有效的封鎖消息。

（二）加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理人員的技術(shù)水平不夠高，會嚴(yán)重影響到工作的質(zhì)量和速度的。所以，要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，首先，要大量的引進(jìn)高端的技術(shù)產(chǎn)品和硬件設(shè)施，要使得檔案管理人員，對這些設(shè)備有新的了解和認(rèn)識，只有熟悉了產(chǎn)品的性能，才能進(jìn)行下一步的深入學(xué)習(xí)，和對技術(shù)的熟練應(yīng)用，提高管理水平。要帶動員工學(xué)習(xí)和管理的積極性，個人的主動性影響著學(xué)習(xí)效果，如何調(diào)動管理人員的積極性呢？這是一個關(guān)鍵問題，例如，可以以考試的形式對人員進(jìn)行分段的考核，文書檔案管理部門要加大管理力度，可以強(qiáng)強(qiáng)合作，加強(qiáng)和外界的交流，借鑒成果，增大自己的交際面，時刻關(guān)注科技的進(jìn)步情況，引進(jìn)最先進(jìn)的技術(shù)，提高工作效率。

四、結(jié)束語

綜上所訴，隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，國家制度的不斷改革，對各企業(yè)的工作要求也在加大，所以檔案的管理水平問題也要進(jìn)步，應(yīng)用辦公自動化管理文書檔案，將文書檔案的管理水平推向一個高潮。這不僅培養(yǎng)了文書檔案的管理人才，還提高了工作效率，減少了工作壓力，所以文書檔案管理的辦公自動化，還是利大于弊的，只要不斷地加以改正，一定會達(dá)到最佳效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2011（1）.