電子檔案管理人員的重要性

馬靜

[摘 要]電子文件管理、電子文件歸檔的方法步驟及實施、歸檔后形成電子檔案的保存和開發利用等，都要靠電子文件、電子檔案的形成者及其管理人員實施。沒有形成者及其管理人員，一切都無從談起。因此，培養一支合格的電子文件、電子檔案管理隊伍就顯得特別重要。

[關鍵詞]電子檔案；管理人員；重要性

一、電子檔案管理的特殊性

電子文件管理，電子文件歸檔后形成電子檔案的管理，與紙質檔案的管理，有著截然不同的區別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。

（一）信息內容數碼化

電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式轉換為數碼或符號，進行存儲、傳輸。紙質檔案通常是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。

這樣，管理人員對電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過相應的軟硬件技術還原后才能知曉。管理人員如不借相應的軟硬件技術和相關設備，就無法管理電子文件、電子檔案。

（二）文檔處理一體化

電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備，有著密不可分的關系。離開了電子計算機軟硬件技術及相關設備，就沒有電子文件、電子檔案可言。這樣，電子文件歸檔和紙質文件歸檔有著截然不同的區別，紙質檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須過問或參于管理，無須知道文件產生背景及其印刷等有關技術。待到文件階段的后期，其使用額度不高時，對那些具有長期保存價值的文件，由文書人員進行收集、整理、歸檔，交檔案館或機關檔案室保存。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應軟件和設備。在電子文件設計形成階段，檔案人員就要參于設計，進行指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統一管理和長期保存；同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景、設計思想、數據格式、以及相應的電子計算機軟硬件技術等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參與對其管理，熟知在使用過程中發生的各種情況，并進行積累。要及時按檔案整理、簽定的有關要求，對電子文件進行整理、鑒定、歸檔。否則長時期不過問，相關技術發生了變化，設備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，這樣人類活動的真實記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協作，才能保證電子文件、電于檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時代，文檔一體化管理，勢在必行。

（三）保管保存技術化

電子檔案的保存要比紙質檔案保存復雜的多。紙質檔案只要符合保管、保護條件，就能達到長期保存的目的。而電子檔案長期保存就不那么簡單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應的軟硬件技術及背景信息和元數據等。電子檔案所依賴的電子計算機發展很快，設備不斷更新，軟件技術日新月異；其存儲載體性能也不甚耐久，磁性存儲載體常有粘連等現象，光盤也有矯變和保護膜遭受劃傷等現象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認真對待，并且要有一整套的對策、技術和措施。

（四）利用形式多樣化

檔案的開發利用，是檔案工作者重要任務之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發揮檔案的作用，為社會各項事業服務。對于紙質檔案的開發利用，我國已有一整套的方針政策和方法。如檔案借閱制度、三十年前的檔案原則開放、公布檔案史料、編研、舉辦檔案陳列展覽等。對于電子檔案的開發利用，將會出現一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。又如電子檔案利用場所，是允許上網利用，還是只限于在檔案館（室）的借閱系統，還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國利用問題等等。這些都要根據電子檔案的特性，制定相應的政策和方法，不能照般紙質檔案開發利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術保證才能開發利用好電子檔案。

二、電子檔案管理的困難性

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項極其困難而艱巨的任務。這絕不是僅僅值得紙質檔案一套管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅值得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。前者了解電子文件形成、存儲、傳輸、檢索、利用等技術，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。后者不借檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術和措施，長期保存電子檔案，使人類活動的真實記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的工程人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理是由電子文件的出現而出現的新生事物。各級檔案部門必須認識到：在電子時代，電子檔案的實質是技術工程；電子檔案管理，實質是一項檔案技術工程的管理，是一門新型的檔案管理學科。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信技術等。它必須將這兩門學科溶于一體，否則就無法對電子文件、電子文件歸擋及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。

參考文獻：

[1]莫巧玲.論檔案管理人員的重要性[J].經營管理者，2009（20）.

[2]劉鳳志，劉培平.關于我國檔案縮微化問題[J].檔案學通訊，2000（040.