淺談電子檔案的利用工作

王長偉

[摘 要]電子檔案利用的方式方法與紙質(zhì)檔案有著明顯不同，在許多情況下，人們可不必將電子檔案匯集在集中化的庫房里就可以進(jìn)行利用和管理，也可通過網(wǎng)絡(luò)滿足異地利用的需求。同紙質(zhì)檔案的利用相比，將會更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；利用工作；分析

一、電子檔案利用前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

非直讀性是電子檔案的典型特征之一。因而，為保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂，有必要進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識別文件的建立。電子檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，其內(nèi)容包括兩部分：一是背景信息；二是元數(shù)據(jù)。背景信息所描述的是形成電子文件的背景，其中有形成的目的、形成之初的結(jié)構(gòu)、形成和使用階段的功能與活動、明顯影響文件形成和維護(hù)的歷史環(huán)境。元數(shù)據(jù)則是電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)，如描述電子文件的編排與內(nèi)部結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)等。

識別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特別文檔。用于描述存儲在載體上電子文件之間的關(guān)系，這種關(guān)系可以是一對一的或非常復(fù)雜的關(guān)系。同時還須描述電子文件內(nèi)容的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和上下文關(guān)系。

電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和識別文件的建立，應(yīng)根據(jù)檔案保管部門存儲和應(yīng)用等技術(shù)條件與環(huán)境來確定其具體的要求，在電子文件的設(shè)計階段納入系統(tǒng)設(shè)計，使之能自動產(chǎn)生元數(shù)據(jù)與背景信息。在電子文件的形成階段使背景信息和元數(shù)據(jù)得以有效的、完整的收集。

二、電子檔案提供利用的方法

（一）提供拷貝

檔案保管部門可以向利用者提供記錄在特定載體上的，電子檔案，所用載體應(yīng)隨不同利用對象而異。對使用大型電子計算機(jī)設(shè)備的利用者，以提供磁帶為宜；對一般的微型電子計算機(jī)的使用者，如果檔案數(shù)據(jù)量較小，可用軟磁盤進(jìn)行提供；若是大批量的電子檔案，則可考慮用只讀式光盤（CI）一ROM）進(jìn)行提供。當(dāng)提供上述載體拷貝件時，應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換成通用的、標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。

（二）網(wǎng)絡(luò)傳輸

通信與電子計算機(jī)技術(shù)結(jié)合，為我們提供了廣闊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，用網(wǎng)絡(luò)傳遞電子檔案，成為一種越來越簡便的方法。這一方法比較適用于館際之間信息資源的互相交流和同相對固定的查檔單位提供銷案資料。可以通過點(diǎn)對點(diǎn)數(shù)據(jù)通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。使用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞電子檔案更為快捷、可靠，而利用者本需獲得和保管電子檔案的存儲載體；保管者也不需包裝和同利用者寄送電子檔案存儲載體的拷貝件。

（三）直接利用

直接利用是利用者通過檔案館或另—檢索機(jī)構(gòu)的電子計算機(jī)，在檔案館或網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。這一方法要求檔案館擁有恢復(fù)、處理和顯示電子檔案的設(shè)備。其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援，同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。但是，這種可能性取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。因為，直接利用的電子檔案必須是存儲在系統(tǒng)中。然而，在大多數(shù)情況下，在線數(shù)據(jù)量的多少和利用需求并不互為因果。大量的電子檔案都存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中將是對存儲空間的浪費(fèi)。可以采用根據(jù)利用者需求定期向系統(tǒng)加載數(shù)據(jù)的方法，如按對電子檔案內(nèi)容的需求或形成的歷史年代進(jìn)行分時加載，并將加載的內(nèi)容或時序向利用者通報。從利用者的角度出發(fā)，還可建立利用者需求預(yù)約文檔，通過系統(tǒng)對這些申請進(jìn)行處理.及時將相關(guān)的電子檔案加載到檔案館利用系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)中，并快速與申請者聯(lián)系，供申請者使用。

三、電子檔案利用的管理

（一）使用權(quán)限的審核

電子檔案的利用，不僅是指電子檔案的內(nèi)容，因為對電子檔案的利用，還必須通過其所依賴的技術(shù)與利用系統(tǒng)才能完成。所以，在利用過程中還包含著相關(guān)利用系統(tǒng)的各種功能使用。其中所涉及到的人員有：電子檔案載體的保管人員；信息系統(tǒng)的管理人員；利用及維護(hù)系統(tǒng)的操作人員和利用者等。由于他們各自工作的性質(zhì)與責(zé)任不同，因而對其進(jìn)行使用權(quán)限的審核是十分必要的。

利用者和提供利用者，都應(yīng)通過審核才能確定其使用權(quán)限和操作權(quán)限，審核應(yīng)由利用工作的決策者執(zhí)行。首先，在整個利用系統(tǒng)功能的使用上，要根據(jù)各種人員的級別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。在利用中，當(dāng)進(jìn)入系統(tǒng)時，由系統(tǒng)自動判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動對其使用的各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄，對涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能時，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予警告提示，以確保系統(tǒng)的安全和進(jìn)行有效的控制與監(jiān)督。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級和開放程度，確定其使用控制程度。在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權(quán)。這里應(yīng)特別注意的是：對整個系統(tǒng)帶來影響或?qū)﹄娮訖n案載體進(jìn)行無條件復(fù)制等功能，其被授權(quán)的范圍應(yīng)越小越好。同時要建立有效、可行的規(guī)章制度，確保使用權(quán)限的審核方法在利用工作中得以實施。

（二）提供利用拷貝的回收

提供電子檔案的拷貝件是一種主要的利用方式。對整個利用系統(tǒng)來說，提供拷貝件必然帶來利用時間與利用地點(diǎn)的分散，這無疑給利用管理工作造成—定程度的麻煩。如果管理不好，將會造成電子檔案信息無原則的散失。并對電子檔案利用工作造成很大的影響。因而，必須采取有效的措施和方法，對此進(jìn)行嚴(yán)格的管理。除經(jīng)過編輯公開發(fā)行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝件必須進(jìn)行回收。提供拷貝的內(nèi)容應(yīng)依據(jù)利用者的需求和使用權(quán)限確認(rèn)后進(jìn)行。原則亡盡量避免把載體1：存儲的電子檔案信息全部拷貝出來，并通過技術(shù)手段防止所提供的拷貝再復(fù)制。完善提供拷貝利用于續(xù).即提供利用者和利用者雙方都應(yīng)對提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對使用載體的類型、數(shù)量、時間、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。系統(tǒng)可根據(jù)這些登錄信息進(jìn)行自動管理，以便使電子檔案管理人員能夠及時了解提供拷貝利用的情況，并對已到回收期限的拷貝提出催還清單。

參考文獻(xiàn)：

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[2]丁莉.檔案信息資源共享策略研究[D].黑龍江大學(xué)，2007年.