婦幼保健院檔案管理工作的現狀及改善措施

董藝芳

【摘要】婦幼保健院檔案管理工作，要進一步對當前情況展開相應了解，明確認識到問題所在，開拓新思路，積極解決問題，充分發揮婦幼保健檔案工作的積極性，讓其在婦幼健康事業發展中起到更好的服務作用，以適應婦女兒童身心健康水平日益增長的需求。

【關鍵詞】婦幼保健院；檔案管理；現狀；措施

基層婦幼保健機構承擔著婦女兒童的群體技術服務的重任，高效的檔案管理，為婦幼保健院的各項職能提供準確的數據，為政府決策提供有力依據，從而確保新時期婦幼健康工作順利開展。所以在這樣的背景下進行婦幼保健院檔案管理工作，要進一步對當前情況展開相應了解，明確認識到問題所在，開拓新思路，積極解決問題，充分發揮婦幼保健檔案工作的積極性，讓其在婦幼健康事業發展中起到更好的服務作用。

一、婦幼保健院檔案管理現狀

（一）缺乏重視，檔案管理意識不強。婦幼保健院現階段發展大多將工作重點放在業務建設上，引進先進設備、先進技術，重視醫療技術人員的培養，造成檔案管理認識不到位，管理相對落后；同時婦幼保健院檔案管理工作非常繁瑣，對檔案管理工作人員要求很高，需要在日常工作中保持足夠的耐心。當前婦幼衛生系統采取三級網絡系統管理，各級網絡人員隊伍人數多，特別是基層社區衛生服務中心人員素質參差不齊，且相對不固定，上報檔案材料整體質量較差，導致在收集檔案過程中難以保證檔案資料的完整性和準確性。

（二）制度不完善，檔案管理不夠規范。在目前的各級婦幼保健院的檔案管理中，與自身相適應的工作制度不夠健全，檔案管理工作也沒有納入婦幼保健院目標管理考核方案中，這就導致在檔案的移交、整理、歸檔、銷毀等等環節無章可循；而在需要使用檔案時，經常需要大量時間去查找使用依據，從而影響檔案的利用率，很難發揮檔案的作用。

（三）缺乏認識，檔案利用率較低。在婦幼保健院管理中，很大一部分管理人員對檔案的重要性缺乏認識，覺得檔案無法直接創造價值，可有可無，對保健院的發展起不到多少作用，導致檔案的信息資源開發也較為落后，從而使檔案資源得不到有效的利用。其實婦幼衛生事業承擔著降低嬰兒死亡率、孕產婦死亡率、提高人均期望壽命和出生人口素質的重大責任，社會效應大、惠及面廣，所以加強檔案利用率，將這些大量的檔案信息數據積極利用，為政府決策提供準確依據。

（四）方法落后，檔案管理信息化建設緩慢。當前信息技術已在醫學領域廣泛普及，特別是現已運行孕產婦保健系統管理信息平臺、兒童保健系統管理信息平臺、出生醫學證明管理平臺等等，產生大量的信息數據，就需要用新的方法進行整理、歸檔，現階段仍然以紙質檔案為主，需要進一步加快檔案管理信息化建設步伐。

二、婦幼保健院檔案管理的改善措施

（一）加強領導，提高檔案管理意識。加強檔案管理工作的領導，真正做到認識到位、組織到位、措施到位，調整檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全院的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為保健院一項重要內容納入年度考核。同時配備具有較高素質人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成以支部書記掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各科室協助的四級檔案管理網絡。加大對檔案保管設施、技術現代化的投入，配備專業的器具及計算機等，硬件上有保障，提高檔案管理效率。

（二）加強制度建設，規范檔案管理。婦幼保健院檔案很多檔案具有不可復制的特點，需要認真開展檔案收集與整理工作，讓檔案管理更加規范，并得到有效利用。明確《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案工作保密制度》《檔案收集、整理、歸檔制度》《檔案銷毀制度》等等，明確檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各科室對文件材料的形成、積累、收集整理有據可依，確保檔案管理更加規范和科學。

（三）更新觀念，提升檔案利用價值。婦幼保健院檔案管理要改變“管理就是保管”“坐等上門”“閉室自守”的傳統觀念，要圍繞婦幼衛生各項工作需要，積極主動利用檔案。樹立檔案的價值觀，檔案管理人員要充分認識檔案的價值和作用，努力開發檔案信息資源，為保健院的發展、醫護人員的醫療專業論文與研討、醫患關系的處理、提高廣大婦女兒童的健康水平等等提供服務。同時加大宣傳，定期開放檔案室，向全院職工介紹檔案的種類和利用價值，舉辦歷史圖片展、組織觀看歷史視頻等等，讓檔案室里的檔案動起來，才能真正體現出檔案的價值。

（四）提高效率，加快檔案信息化建設。婦幼保健院通過檔案信息化建設，可以實現檔案管理效率和水平的提升，從而最大限度發揮出檔案資料的價值。用計算機儲存整個婦幼保健院各項業務、行政上的檔案，方便使用、查找和閱讀，提高工作效率。做好婦幼衛生各信息系統平臺數據的備份與存檔，加強保密措施，讓檔案存儲更便捷。保健院信息化建設必須要提升重視程度，使得保健院檔案管理工作逐漸發展到一個新高度。

三、結語

總之，做好檔案管理工作能夠提高婦幼健康管理水平，因此對保健院檔案管理工作的研究和現狀分析，明確存在問題，適應新形勢及時解決問題，結合婦幼保健檔案管理需要，綜合采取創新策略，改進各項措施，充分發揮婦幼保健院檔案管理工作的積極性，進而提高決策的科學性與合理性，為婦女兒童的身心健康提供有力保障。

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