淺論我國(guó)《公司法》中董事會(huì)秘書制度之完善

劉美蓉

[摘要]董事會(huì)秘密制度的設(shè)置不僅提高了公司董事會(huì)決策的效率，同時(shí)也提高了公司信息披露的質(zhì)量，已成為現(xiàn)代公司治理不可或缺的一部分。

[關(guān)鍵詞]董事會(huì)秘書；價(jià)值；完善

[中圖分類號(hào)]D920.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2015）14-0076-02

董事會(huì)秘書制度（英美法系國(guó)家稱為公司秘書制度）從其誕生發(fā)展至今已近200多年，從英美法系走進(jìn)大陸法系，它不斷在發(fā)展和完善。該制度的設(shè)立不僅提高了公司董事會(huì)決策的效率，同時(shí)也提高了公司信息披露的質(zhì)量，從而保證了公司良性運(yùn)作并為監(jiān)管部門及公司利益相關(guān)者提供可靠依據(jù)，董事會(huì)秘書制度已成為現(xiàn)代公司治理不可或缺的一部分。

一、我國(guó)董事會(huì)秘書制度現(xiàn)狀

在實(shí)務(wù)操作過程中，我國(guó)董事會(huì)秘書與公司普通文職秘書常常被混為一談，法律所規(guī)定的高管地位形同虛設(shè)。2004年山東省上市公司協(xié)會(huì)曾對(duì)董事會(huì)秘書工作進(jìn)行過實(shí)際調(diào)查，結(jié)果顯示51.3%的董事會(huì)秘書認(rèn)為如果自己不是董事會(huì)成員或者副總經(jīng)理，那么將不具有高級(jí)管理人員的地位和待遇。十年后，據(jù)2014中國(guó)上市公司董事會(huì)秘書生存狀態(tài)調(diào)查報(bào)告顯示，49%的董事會(huì)秘書認(rèn)為自己的地位和待遇、權(quán)力與責(zé)任不一致。據(jù)調(diào)查報(bào)告顯示，除兼任董事的董事會(huì)秘書能夠真正履行法律所規(guī)定的董事會(huì)秘書職權(quán)以外，其他董事會(huì)秘書處理的大部分屬于事務(wù)性工作。因此，目前我國(guó)面臨的主要問題是如何完善董事會(huì)秘書制度，使其在實(shí)際操作過程中更好地發(fā)揮其制度作用，以期推動(dòng)整個(gè)公司制度的發(fā)展與完善。

二、董事會(huì)秘書制度分析

（一）董事會(huì)秘書制度的歷史與發(fā)展

1844年《合作股份公司法》開啟了現(xiàn)代公司制度的新發(fā)展，但最初董事會(huì)秘書就是公司普通職員。在1882年巴奈特.霍斯公司訴南倫敦電子公司一案中，法官埃歇?jiǎng)拙舴Q：“董事會(huì)秘書只是公司的仆人，他的工作就是做被告知做的事情，沒人能推定董事會(huì)秘書能代表什么，好比從來不認(rèn)為在交易中一個(gè)文員能夠代表公司訂立合同一樣，沒人能推定董事會(huì)秘書做出的聲明能夠不經(jīng)進(jìn)一步的詢問而必然被接受?！?/p>

1976年英國(guó)公司法對(duì)公司信息披露方面進(jìn)行了修改，擴(kuò)大信息披露范圍，并對(duì)信息披露提出了更高的要求。另外，隨著公司股權(quán)越來越分散，權(quán)力分配逐步從“股東會(huì)中心主義”轉(zhuǎn)向“董事會(huì)中心主義”。為了減少代理成本，維護(hù)股東會(huì)對(duì)董事會(huì)的監(jiān)督，董事會(huì)秘書被授予越來越多的職權(quán)，其地位與普通秘書開始區(qū)別開來。1791年巴拿馬發(fā)展公司訴菲德里斯裝飾飾品公司一案中，法官丹寧勛爵指出，時(shí)代已經(jīng)改變，董事會(huì)秘書已經(jīng)不再只是一個(gè)文員，他經(jīng)常以公司的名義出現(xiàn)并在公司的日常商業(yè)運(yùn)作中為公司的利益訂立合同。1985年英國(guó)《公司法》將董事會(huì)秘書作為公司法定機(jī)關(guān)而規(guī)定，從此，董事會(huì)秘書登上了公司治理的舞臺(tái)。

隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷深入發(fā)展，大陸法系國(guó)家的公司為了擴(kuò)大規(guī)模和吸引投資，在英美法系國(guó)家上市交易。為了遵守上市國(guó)家的法律制度，便對(duì)其董事會(huì)秘書制度進(jìn)行了移植，并逐步完善了董事會(huì)秘書的任職資格、職權(quán)與責(zé)任等相關(guān)法律規(guī)定，使董事會(huì)秘書在整個(gè)公司運(yùn)作中發(fā)揮了關(guān)鍵機(jī)構(gòu)的作用。

（二）董事會(huì)秘書制度的價(jià)值

董事會(huì)秘書制度從其誕生發(fā)展至今已近200多年，從英美法系走進(jìn)大陸法系，展現(xiàn)了其極為旺盛的生命力，這與其制度本身所具有的制度價(jià)值密不可分。

其一，董事會(huì)秘書制度提高了董事會(huì)決策的效率。

在現(xiàn)代公司組織機(jī)構(gòu)中，除了由股東會(huì)作出決策之外，公司其他經(jīng)營(yíng)管理性決策權(quán)由董事會(huì)行使。董事會(huì)一般由3至13人組成，其議事方式是以會(huì)議的形式作出決議。董事會(huì)秘書有如董事會(huì)的輔助機(jī)構(gòu)，協(xié)助董事會(huì)處理日常經(jīng)營(yíng)管理過程中一系列程序性事務(wù)，并為董事會(huì)提供信息支持，為董事會(huì)履行職權(quán)進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。如會(huì)議的籌備、文件的保管、股東資料的管理等。將這種程序性事務(wù)從董事會(huì)實(shí)體性事務(wù)中剝離出來，細(xì)化了公司內(nèi)部的分工，提高了董事會(huì)決策的效率，從而促進(jìn)整個(gè)公司的運(yùn)作效率。

其二，董事會(huì)秘書制度提高信息披露的質(zhì)量。

公司治理過程中會(huì)產(chǎn)生信息不對(duì)稱，信息不對(duì)稱主要涉及股東與董事會(huì)之間信息不對(duì)稱，中小投資者與公司之間信息不對(duì)稱，以及監(jiān)管部門與公司之間信息不對(duì)稱等方面的問題。董事會(huì)秘書的主要職責(zé)之一是負(fù)責(zé)辦理信息披露事務(wù)，而公司治理過程中的信息不對(duì)稱問題主要依靠高質(zhì)量的信息披露來解決。高質(zhì)量的信息披露為股東作出決定提供合理依據(jù)，為投資者作出合理的投資決定提供可靠依據(jù)，為監(jiān)管部門對(duì)公司采取合理監(jiān)管措施提供合理依據(jù)。

其三，公司秘書制度完善了公司治理結(jié)構(gòu)。

“程序是一種角色分派體系，程序參與者在角色就位之后，各司其職，互相間既相互配合又牽制，這是公司法人治理的精髓所在?！比缜八?，董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)的是公司內(nèi)部程序性事務(wù)，對(duì)董事會(huì)濫用實(shí)體權(quán)力起到了制約作用。有效的分權(quán)和制衡機(jī)制是構(gòu)成良好公司治理結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵，董事會(huì)秘書的設(shè)置起到了對(duì)公司內(nèi)部權(quán)力平衡的作用。

三、我國(guó)董事會(huì)秘書制度完善之建議

由于我國(guó)董事會(huì)秘書制度還處于初級(jí)發(fā)展階段，如何使董事會(huì)秘書發(fā)揮其應(yīng)有的制度價(jià)值，還有待于我們從事相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域人群的不斷努力，但如果能夠提供一個(gè)明確的制度標(biāo)準(zhǔn)能加快促進(jìn)該制度價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。本人就如何完善董事會(huì)秘書制度提出以下建議：

（一）明確董事會(huì)秘書的法律地位

我國(guó)現(xiàn)行《公司法》（2013修正）第216條第1款規(guī)定：“高級(jí)管理人員，是指公司的經(jīng)理、副經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，上市公司董事會(huì)秘書和公司章程規(guī)定的其他人員。”即董事會(huì)秘書與經(jīng)理、副經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等處于并列地位，享受高管待遇，承擔(dān)高管責(zé)任，屬于公司治理中重要組成部分。然而，董事會(huì)秘書的地位不應(yīng)當(dāng)僅僅是一條法律宣言，而應(yīng)當(dāng)提供具體的制度支持該法條，通過對(duì)其職責(zé)與權(quán)限的劃分、任職資格的限制、任免程序的設(shè)置以及法律責(zé)任的設(shè)置等加以細(xì)化，使董事會(huì)秘書地位名副其實(shí)。endprint