淺論企業(yè)信息化與流程的關(guān)系

阿日貢

摘 要：對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，信息化工具已經(jīng)充分融入到了企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，也是保障企業(yè)流程正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工具，本文試圖分析出信息化與流程之間的關(guān)系，并且希望企業(yè)管理者能夠利用二者之間的關(guān)系，來提升企業(yè)的管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化；流程；流程管理

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國企業(yè)在信息化發(fā)展也進(jìn)行了大量的嘗試，目前已經(jīng)有越來越多的企業(yè)運(yùn)用信息系統(tǒng)在輔助開展日常業(yè)務(wù)的開展，如OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）可以協(xié)助企業(yè)完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)審批工作，ERP系統(tǒng)則打通了企業(yè)銷售、計(jì)劃、采購、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等部門之間的信息流、資金流和物流，幫助企業(yè)業(yè)務(wù)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，流程與信息化之間已經(jīng)密不可分，流程的運(yùn)轉(zhuǎn)需要借助信息化工具，并且對(duì)信息化工具又提出了更高的要求。

一、相關(guān)概念

1.信息化

信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

可以說在現(xiàn)代企業(yè)信息化已經(jīng)無處不在，并且已經(jīng)與企業(yè)的日常經(jīng)營管理充分融入到了一起，企業(yè)的各項(xiàng)資金流、信息流、物流等都要借助信息化工具實(shí)現(xiàn)流動(dòng)和傳動(dòng)。

2.流程

流程管理大師邁克爾·哈默（MichaelHammer）與詹姆斯·錢皮（JamesA.Champy）對(duì)業(yè)務(wù)流程（BusinessProcess）的經(jīng)典定義是：我們定義某一組活動(dòng)為一個(gè)業(yè)務(wù)流程，這組活動(dòng)有一個(gè)或多個(gè)輸入，輸出一個(gè)或多個(gè)結(jié)果，這些結(jié)果對(duì)客戶來說是一種增值。簡言之，業(yè)務(wù)流程是企業(yè)中一系列創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)的組合。

從業(yè)務(wù)流程的定義來看，它是與企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合起來的，某一項(xiàng)業(yè)務(wù)的一組活動(dòng)組成了一個(gè)業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，將輸入轉(zhuǎn)化為輸出，而轉(zhuǎn)化的依據(jù)是為滿足客戶的需求。現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)組織異常龐大，幾千人、幾萬人的企業(yè)遍布我國大江南北；此外，傳統(tǒng)以職能方式對(duì)企業(yè)組織進(jìn)行劃分，使得企業(yè)內(nèi)部存在著諸多的職能部門，如營銷、計(jì)劃、生產(chǎn)、采購、物流、研發(fā)、財(cái)務(wù)等部門，這些職能部門的存在也將企業(yè)整體的業(yè)務(wù)流程割裂開來。因此，如何從業(yè)務(wù)流程的角度來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營管理，就需要借助信息化工具。

二、信息化與流程的關(guān)系

為了更好的理解流程概念、信息化概念，以及信息化與流程之間的聯(lián)系，我們就需要研究信息化與流程之間的關(guān)系。

1.信息化是實(shí)現(xiàn)流程管理的工具

目前，無論在理論界還是在企業(yè)界，流程管理已經(jīng)變得越來越熱門，理論界對(duì)流程管理進(jìn)行了大量的研究，從BPR（業(yè)務(wù)流程變革）到BPI（業(yè)務(wù)流程優(yōu)化）都飽含了很多國內(nèi)外學(xué)者的研究成果。而在企業(yè)界，以我國企業(yè)為例，目前企業(yè)管理者已經(jīng)越來越重視流程管理，很多企業(yè)管理者已經(jīng)看到了傳統(tǒng)的職能式管理中所存在的問題，因此紛紛希望通過流程管理理念和方法的貫徹，打破傳統(tǒng)的職能式管理的界限，解決部門之間的相互扯皮的問題，提升業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作效率。流程管理的方法無疑對(duì)企業(yè)是有用的，但是在實(shí)踐中所發(fā)揮出來的效果往往有限，企業(yè)在開展了大量的流程梳理和優(yōu)化工作以后，雖然形成了一系列的諸如流程、制度手冊(cè)之類的成果，但是這些流程梳理和優(yōu)化的成果得不到固化，紙質(zhì)層面的成果往往在企業(yè)內(nèi)部又得不到有效的貫徹執(zhí)行，很可能使得這些成果付諸東流，成為一堆廢紙。并且還可能造成企業(yè)的業(yè)務(wù)流程規(guī)定與實(shí)際的業(yè)務(wù)運(yùn)作流程存在兩張皮的現(xiàn)象，正所謂得不償失。

而為了解決此類問題，企業(yè)在開展流程梳理和優(yōu)化工作時(shí)，就需要充分與信息化工作結(jié)合起來，將流程梳理和優(yōu)化的成果固話到信息化平臺(tái)當(dāng)中，通過固化的流程減少員工犯錯(cuò)的機(jī)會(huì)，促進(jìn)員工必須按照規(guī)劃化的流程來進(jìn)行操作。此外，信息化工具還能幫助企業(yè)收集流程運(yùn)行過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)管理者對(duì)流程進(jìn)行分析，尤其是通過對(duì)流程運(yùn)作過程中的相關(guān)績效數(shù)據(jù)的分析，找到與目標(biāo)績效數(shù)據(jù)之間的差距，從而尋找流程優(yōu)化的機(jī)會(huì)，為企業(yè)的流程優(yōu)化工作指明了方向，促進(jìn)企業(yè)流程優(yōu)化工作的開展。

2.流程管理是發(fā)揮信息化工具用途的基礎(chǔ)

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，信息化系統(tǒng)已經(jīng)不再僅僅是簡單的信息化工具，先進(jìn)的信息化系統(tǒng)將其充分與管理思想與方法結(jié)合起來，不僅是企業(yè)信息化工具，同時(shí)也是提升企業(yè)管理水平的工具。這就要求企業(yè)在使用信息系統(tǒng)前，必須首先對(duì)自身的管理水平以及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)研，了解在企業(yè)管理中所存在的問題，并且希望通過信息系統(tǒng)改善哪些問題。此外，從流程角度來看，每個(gè)企業(yè)都有其自身的業(yè)務(wù)流程，并且基本上每個(gè)企業(yè)都是不同的；而信息系統(tǒng)本身在設(shè)計(jì)時(shí)也嵌入了一套標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，企業(yè)在使用信息系統(tǒng)之前，他們自身實(shí)際的業(yè)務(wù)流程必然與信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程是不一致的，這就需要企業(yè)在使用信息系統(tǒng)前對(duì)自身的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，并且與信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行對(duì)比。此時(shí)，若需要采納信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，則需要對(duì)企業(yè)的流程進(jìn)行優(yōu)化；若企業(yè)堅(jiān)持使用自己原來的流程，則需要考慮對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，以促進(jìn)企業(yè)能夠更好的使用信息系統(tǒng)。

從我國企業(yè)信息系統(tǒng)的使用實(shí)踐來看，失敗的案例往往都是企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到自身的管理問題所在，并且認(rèn)識(shí)到自身對(duì)于信息系統(tǒng)的真正需求，并且建立在對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化的基礎(chǔ)上再使用信息系統(tǒng)。因此，為了促進(jìn)企業(yè)更好的使用信息系統(tǒng)，發(fā)揮出信息系統(tǒng)更大的價(jià)值，企業(yè)就需要通過流程梳理和優(yōu)化等工具，建立與信息系統(tǒng)相匹配的規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程。

三、如何正確應(yīng)用信息化與流程之間的關(guān)系

通過以上對(duì)于流程與信息化的關(guān)系的分析，可以說在現(xiàn)代企業(yè)管理實(shí)踐中，信息化與流程已經(jīng)密不可分。而對(duì)于企業(yè)管理者來說，他們也只有充分認(rèn)識(shí)到流程與信息化之間的關(guān)系，并且利用二者之間的緊密關(guān)系提升企業(yè)的管理水平。

1.在選擇和實(shí)施信息系統(tǒng)前對(duì)流程進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)研

信息化系統(tǒng)已經(jīng)成為了企業(yè)日常運(yùn)作過程中的重要工具，而對(duì)于企業(yè)來說信息化的投入往往較大，十幾萬、幾百萬、甚至上千萬，而對(duì)于如此局的投入如何才能保證其給企業(yè)帶來的受益了。

這就需要企業(yè)在選擇和實(shí)施信息系統(tǒng)的過程中，為了提升今后信息系統(tǒng)的使用效果，在流程梳理和優(yōu)化的基礎(chǔ)在開展信息系統(tǒng)的選擇和實(shí)施，首先選擇適合業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)展模式的信息系統(tǒng)；其次則是促進(jìn)自身業(yè)務(wù)流程與信息系統(tǒng)流程之間的融合，更好的發(fā)揮信息系統(tǒng)的價(jià)值。

2.將流程梳理和優(yōu)化的成果利用信息系統(tǒng)進(jìn)行固化

企業(yè)在開展流程梳理和優(yōu)化后，一定要將流程梳理和優(yōu)化的成果在信息系統(tǒng)中進(jìn)行固化。很多企業(yè)的實(shí)踐都表明，不能用信息系統(tǒng)進(jìn)行固化的流程梳理和優(yōu)化成果往往會(huì)被束之高閣，從而無法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。只有固化在信息系統(tǒng)中的流程，才能在日常工作中，促進(jìn)員工規(guī)范化的使用這些流程，并且通過日常使用發(fā)現(xiàn)這些流程所存在的問題，從而有助于對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化。

企業(yè)流程梳理和優(yōu)化的成果固化，要借助OA、ERP、BPM等工作，通過信息化工具讓員工看到流程梳理和優(yōu)化的成果，并且只有能夠真正固化在OA、ERP、BPM等系統(tǒng)中，才能體現(xiàn)出流程梳理和優(yōu)化的價(jià)值所在。

四、結(jié)束語

流程管理和信息化都是企業(yè)管理中的重要工具，并且二者在企業(yè)管理中已經(jīng)充分融合到了一起，流程通過信息化工具進(jìn)行固化，并且只有建立在充分的流程梳理和優(yōu)化基礎(chǔ)上才能發(fā)揮信息系統(tǒng)的工具。企業(yè)管理中在日常管理工作中要充分利用好流程與信息化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平的提升。

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