秘書查辦的職能基礎與特點

劉 明

（貴州大學公共管理學院公共管理系，貴陽 550025）

從控制論的觀點看，查辦工作是作為司控系統的上級以自己的決策目標來影響作為受控系統的下級的管理行為，最終目的是確保決策與指令被及時、準確執行。就秘書實務來看，查辦工作就是由秘書部門將領導批辦、交辦的、重要的、需要報告辦理結果的事項，及時通知有關部門執行、并同時負責督促辦理、檢查落實、報告結果等一系列工作。它是各級辦公廳（室）秘書部門的一項經常性工作，是貫徹黨政的方針、政策和落實領導批示的一項后繼措施。由于秘書人員工作在領導人員的身邊，領導者經常安排秘書人員代替其執行查辦工作。

一、查辦工作的職能基礎

（一）全面理解決策指令。由于秘書既參與了決策前信息資料的收集和整理，也參與了可行性方案的起草，還參與了決策方案的論證，因此，秘書對決策能夠完整的理解。這種情況有利于秘書人員準確理解查辦的目的、查辦的內容、查辦的對象、查辦的問題，從而提高查辦工作的效率和質量。

（二）熟練高效的信息處理手段。現代秘書人員由于掌握了計算機技術、信息處理和文字處理技術，他們處理信息手段高明、技術熟練、豐富的經驗。這些特點便于秘書在督促檢查工作中能夠快速收集到信息，搞清決策指令的落實情況，找出決策指令存在的問題，便于及時處理。

（三）及時準確地反饋查辦情況。秘書直接受命于領導人，與領導人保持著密切的信息溝通。這有利于秘書直接把查辦的情況反饋給領導人，而不必經過中間環節，層層轉報，可以避免貽誤時機，反饋信息失真。領導人只有及時準確地掌握了查辦的反饋信息，才能不失時機地采取措施，確保決策指令的實施。

二、查辦工作的特點

（一）秘書部門查辦工作的特點

（1）法定權威性。查辦工作主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，查辦的事項要經領導批示或授權后才能進行；是上級組織和人員對下級工作的檢查、督促辦理，上級查辦，下級必辦，不能推諉和變相推諉，敷衍了事，更不能頂著不辦。否則，就應按既定的法規處罰責任人及相關人員，以維護其權威性。

（2）工作嚴肅性。查辦工作作為各級黨政機關辦公廳（室）的一項經常的重要工作，它已成為促進落實黨政的方針政策和工作部署以及領導同志批示的重要手段。一般在黨委辦公廳（室）內部都設有專門機構，其任務是督促檢查并協助辦理。秘書部門作為專門機構，其職能之一就是查辦工作，要根據黨和政府的中心工作，依據相關的政策、法規，對某些重大事件、案件進行查辦，故查辦工作是一項政策性極強的、嚴肅的、依法進行的工作。

（3）強指令性。立項查辦要有領導批準；查辦案件要有領導批文；查辦結果要向領導匯報。批必查、查必果、果必報，有令必行，有行必果，不能模棱兩可。

（4）非直接性。查辦的問題要進行查辦立項，即通過文字表達形式對所要進行查辦的事項登記上賬，提出明確的質與量的規定和應達到的目標要求，經領導審定后實施，對查辦的結果要寫出匯報材料及時反饋，因此，查辦的實質是督促檢查，限期落實，查辦的重點在于查證落實。針對查辦的問題，一般說來，秘書部門不是直接去處理，而是督促下面去辦理。特殊情況，秘書部門人員也要深入實際，調查研究，搞清真相，但還要催辦。

（5）廣泛性和時限性。秘書部門的任務之一是督促檢查并協助辦理下列問題:黨政領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況；各種會議的決辦事項；文件、電報的擬辦、擬復事項；對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示；領導批示或交辦的事項。由此看出，秘書部門查辦問題的范圍廣、面積大。只要是行政區劃內的問題，領導部門和人員認為應該查辦的，秘書部門都可以查辦。上級的指示，領導的批件，大多有時限的要求。如果不及時辦理，就會錯過機會，貽誤工作，甚至釀成失誤，帶來損失。對于限期辦理的事項，一定要按期辦理，并匯報辦理結果。如情況復雜、條件不具備，短期內難以辦理完結的事項，秘書部門也要匯報辦理進程。

（二）秘書人員查辦工作的特點

（1）明確的查辦目的。秘書人員有明確的查辦目的，也有明確的查辦對象，而且還有明確的查辦內容，即督促、檢查下級對上級的某項決策指令的執行。一般領導者查辦工作不僅要了解上級全面工作狀況，往往還要了解其思想狀況和生活狀況，不局限于檢查某一項決策指令的執行情況。秘書人員查辦目的的明確性有利于秘書確定查辦范圍，及時全面地完成查辦任務，提高查辦效率。

（2）系統的查辦內容。秘書人員查辦的內容是執行上級決策指令的系統情況。它不同于上級機關工作人員一般地了解下級情況。查辦不能簡單地理解成“檢查是否辦理”，而是督促檢查上級決策指令落實情況，具體包括:決策指令“是否辦理了”、“怎么辦理的”、“辦理的效果如何”等，形成層次分明聯系緊密的查辦內容:第一層是“是否辦理了”，查辦下級是否執行了決策指令；第二層是“怎么辦理的”，查辦下級執行上級查辦執行決策指令的結果是否達到符合組織規范；第三層是“辦理的效果如何”，查辦執行決策指令的結果是否達到決策目標，是否符合組織要求。這三個層次層層深入。第一層次得到的肯定結論是進行第二層次查辦的基礎，第二層得到的肯定結論是第三層次查辦的必要條件，第三層次得到的結論是檢驗決策指令的依據。

（3）和藹友善的查辦態度。秘書人員代表上級機關到下級單位查辦，但并不是領導人。如果秘書人員以欽差大臣自居，傲氣十足，不僅難以順利進行查辦，而且會影響上下級關系。因而，秘書人員既要和藹可親，待人平等，態度謙虛，又要從實際出發，認真仔細，具體問題具體分析，實事求是，具體了解情況，行為規范。既要追根問底了解實情，又要虛心求知，待人以禮。不能亂發議論，指手劃腳，隨意表態，自作主張。秘書人員的查辦旨在收集決策指令的反饋信息，促進決策指令的實施，并不具有指揮的權力和責任。所以秘書人員在查辦過程中，尤其要態度謙和。

三、查辦工作的要領

在實際查辦工作中，秘書根據查辦的目的和要求，應克服以下幾種現象:

（1）走馬觀花，一知半解。在查辦過程中，秘書必須深入實際，以具體事實為依據，透過現象，分析下級單位對決策指令理解的程度，執行的情況和執行的效果。一方面要認真仔細地聽取情況匯報，另一方面又要深入具體地查看事實依據、憑證、資料。這樣才能了解決策指令執行的真實狀況。走馬觀花，不求甚解，很可能被假象掩蓋，起不到查辦作用。

（2）先入為主，主觀片面。秘書在查辦之前，有可能得到相關方面介紹情況，如一些對檢查對象的言論、日常交往時頭腦中對檢查對象已形成一個初步的印象。它們只能供查辦時參考。一旦先入為主，從印象出發，查辦就會帶有傾向性、片面性，就很難完整、準確、如實地了解實際狀況。所以秘書必須排除主觀印象、主觀情緒的干擾，客觀、公正、有效地去查辦。

（3）單槍匹馬，脫離群眾。最了解實際情況的是群眾，這就要求秘書到下級單位查辦，必須求得下級負責人和群眾的理解、支持和配合。要讓他們弄清楚查辦的目的是確保組織整體目標的實現和組織整體利益的維護，決不是“為難”大家。明確了目的，才能得到有關方面的理解和支持，獲得干部群眾的配合，才能了解執行真相和執行的實際效果。對待群眾態度要熱誠、友好，要循循善誘，與群眾溝通，啟發他們講真話、說實話。群眾基礎搞好了，秘書就能了解真相，得到真實的決策反饋信息，就能在查辦中進行思想溝通，加深執行者對決策指令的理解，促進實施決策指令，提高查辦的實際效果。

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[2]邱霈恩.領導學[M].北京:中國人民大學出版社,2011.

[3]婁成武,魏淑艷現代管理學原理[M].北京:中國人民大學出版社,2012.

[4]陳和宜.秘書學[M].廣州:暨南大學出版社,2010.