檔案管理科學化水平的提升路徑研究及思考

文/海南師范大學　劉利利

檔案管理科學化水平的提升路徑研究及思考

文/海南師范大學劉利利

目前我國傳統的檔案管理已經不再適合當代社會的需求，如何提升檔案管理的科學化水平，這就需要我們針對問題進行全面的分析研究和思考，并尋找出符合現代社會的有效路徑。

檔案管理；科學化水平；提升；研究和思考

檔案管理將各種獨立存在的檔案要素結合在一起，并按照既定的整體目標進行組織。所以，檔案管理涉及很多工作環節，包括對檔案的收集、整理歸類、保管、編目、編輯、統計等等，每一項工作環節都需要嚴格的進行，并且也都是必不可少的內容。其中，檔案管理的狀態直接決定著檔案存在的狀態，科學的檔案管理，能夠將檔案構成嚴謹合理的有序體系，并且能夠順利高效地運作和傳輸大量信息；反之，松散混亂水平低下的檔案管理，則會使檔案工作處于無序狀態，使檔案信息無法發揮其最大價值。因此，提升檔案管理的科學化水平對于檔案的管理工作具有著一定的標志性意義。

一、檔案管理科學化的實際意義

檔案管理是維系檔案信息正常有序的必要條件，檔案管理的水平決定著檔案信息資源作用的發揮。為了實現檔案信息的有效及最大限度的開發，更好地服務本單位乃至全社會，不斷改革檔案管理模式，不斷提高檔案管理科學化水平成為檔案工作的重中之重。

（一）新時期的發展對檔案工作提出的新要求。新時期黨和國家對各項工作提出“科學發展”，作為檔案和國家工作的重要組成部分，檔案工作管理科學化不僅是落實科學發展觀的重要內容，同時也是創新檔案工作的重要要求。

（二）信息化建設的需要。信息技術的發展，給檔案工作帶來了翻天復地的變化。傳統的檔案管理方法已經不適應現代社會發展的需要，檔案計算機檢索已經逐步取代手工檢索，檔案查詢網絡化、檔案信息化、檔案內容數字化已經席卷檔案界。國家信息化建設的發展，使得改變原來的檔案管理方法，采用科學的檔案管理模式，創新檔案管理模式，時不我待。

二、檔案管理科學化水平的提升路徑

經濟全球化使得各行各業對信息服務的需求和要求都在不斷地提高，人們對檔案信息的需求也不例外，這就要求我們改變傳統的的檔案管理工作方法，轉變觀念，建立新型的現代化檔案管理模式，來適應時代發展的需要。筆者認為提高科學的檔案管理水平，需要從轉變檔案管理觀念，提高檔案管理人員的檔案管理意識、加大檔案信息化力度、科學制定檔案管理制度和提高檔案管理人員綜合素質等方面進行。

（一）增強檔案管理的意識，樹立全新的檔案管理觀念。

隨著時代的發展和進步，檔案管理的工作需要創新，更需要轉變檔案管理工作的觀念和意識。因此，檔案管理人員需要具備一定的長遠目光，擺脫傳統的管理理念。那些陳舊的檔案管理思想如果不進行更新，只會將問題處在過去時，檔案管理工作永遠不會得到新發展。檔案管理是一項非常嚴謹的工作，管理人員應該把這項工作的重要性高度地認識起來，并跟隨時代的發展和社會的需要，時刻要求自己的檔案管理觀念是切合實際的，是緊隨時代發展的全新的管理理念。

（二）加大現代化技術的投入和建設。傳統的檔案管理模式一般僅僅是實現手工目錄檢索，全文檢索更是不能進行。隨著信息技術的發展，計算機在各項工作之中的應用，促進了電子政務在全社會的推廣，這一趨勢使得檔案工作面臨著新挑戰，檔案管理模式得到新的變革。檔案管理系統網絡化，檔案目錄實現計算機檢索，檔案通過數字化實現全文檢索等等現代化的檔案管理模式都需要加大現代化技術的投入。可以說，計算機檔案管理乃至數字檔案館建設都需要加大現代化技術投入和建設才能夠實現，這也是當代檔案管理實現科學化水平最重要的決策。

（三）增強檔案管理人員的綜合素質。想要提升檔案管理的科學化水平，首先就要保證管理人員具備較高的專業知識，因為在檔案管理的過程中，涉及到的工作內容和方向非常的廣泛，并且所需要的專業知識也很多，尤其是在現代化的檔案管理中，就需要管理人員懂得相關的電腦操作以及相關軟件的運用，如果電腦操作不熟練，就會在接下來的工作中帶來很多不必要的麻煩，還有的就是要具備一定的文化專業知識，比如在法律法規類的檔案中，就需要相關的工作人員能夠掌握一定的法律知識，進行檔案歸類和劃分。檔案管理更是一個私密性很強的工作，很多都涉及到國家或者企業內部的信息，這就需要相關人員具備較高的職業道德和素養，能夠將國家和單位的利益放在首位，不會泄露工作中的任何信息，相關單位和部門應該將檔案管理人員進行專業的綜合培訓，為提升檔案管理科學化水平打下基礎。

（四）建立健全的科學化檔案管理制度。任何地方都離不開制度的規范，一個健全并且合理的管理制度，能夠在一定程度上帶動相關的工作效益。在檔案管理中，要實現科學化水平的提升就要明確相關的管理條例，并強調提升科學化水平的檔案管理辦法，并且用制度保障相關人員能夠做到保證時時創新，能夠具備積極向上和實事求是的工作態度和理念。同時，制度頒布后要將每項制度下發到各個部門和員工手中，并要保證相關制度具有一定的執行力，時刻約束相關人員能夠按照正確的規范進行管理，針對違規違紀的人員，進行懲罰或教育批評，嚴重的可以開除。比如涉及到泄密這一問題時，單位一定要加大力度，針對泄密的影響程度進行相關處理。再有，定期針對檔案管理中存在的問題進行分析，結合其他人的意見，通過這些工作逐步完善檔案管理機制，保證檔案管理科學化水平能夠得到健康全面的提升和改善。

（五）維護好信息安全。維護好檔案管理中的信息安全是檔案管理中最核心的問題，這里不僅僅指得是員工對檔案信息是否泄露的安全，還包含著科學化中的信息安全。檔案管理的工作本身就涉及到一定的保密性，檔案中的資料和內容很多具有一定的內部信息和數據，這就需要相關員工具有一定的自身保密素養，還需要相關部門能夠具備科技信息維護的能力。信息技術的應用需要時刻進行維護和管理，在提升科學化水平的檔案管理工作中，計算機的應用是最基本的也是最重要的操作工具，這就會在計算機中儲存著大量的資源和財富。由于社會中總會存在一些不良人士或專門竊取情報和機密的機構，這就在一定程度上給檔案管理安全造成危害，他們通常都是通過木馬或者改變程序來竊取資料，相關部門一定要做好防范和防護意識，也要把相關的知識普及給管理人員，做好信息的防護工作，保證檔案管理不受外界因素的破壞。

［1］楊睿，馬衛星.提高檔案管理科學化水平的路徑研究［J］.辦公室業務，2013（22）：121.

［2］姜麗娟.提升檔案管理科學化水平路徑探討［J］.黑龍江史志，2014（13）：181.

［3］王東艷.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇研究［J］.才智，2014（10）：307.