淺談如何加強高校學院辦公室建設

文/中國石油大學（華東）化學工程學院 孫偉

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淺談如何加強高校學院辦公室建設

文/中國石油大學（華東）化學工程學院 孫偉

【摘要】本文通過分析高校學院辦公室管理工作的特點，提出辦公室從轉變思想觀念，提高人員素養，強化工作能力，加強制度建設，發揮團隊效能等幾個方面著手,全面提升辦公室工作水平和服務質量,保證學校和學院各項事業的順利發展。

【關鍵詞】高校；學院辦公室；建設

高校的學院辦公室在整個學校工作中是按照專業性質設置的教學行政管理組織，是院系聯系的紐帶，是基層教學單位的工作樞紐和信息中心，起著溝通上下、協調左右的中樞作用，承擔著參謀助手、綜合協調和督促檢查等職能。它對上是執行落實機構，對下是布置督促機構，對內是管理服務機構，對外是接待外聯機構。在當前教育改革不斷深化的形勢下，如何準確把握辦公室工作的特點和內在規律，轉變辦公室管理職能，加強辦公室建設，不斷提升工作水平，有著重要的意義。

一、轉變思想觀念，增強服務意識

服務是辦公室的宗旨，辦公室工作層次和水平的提升應在服務上加以具體體現。長期以來，工作人員習慣墨守成規，常常被繁雜瑣事牽著鼻子轉，服務層次難以提高。長此以往，極易養成謹小慎微、但求無過、被動從屬的思維定式。隨著高校體制機制改革的不斷深化，許多新情況、新問題不斷涌現，以往傳統的思維方式和工作方法，難以適應新形勢發展的要求。因此，辦公室人員必須與時俱進，及時轉變思想觀念，增強創新服務意識，創造性地開展工作。

辦公室的作用主要體現在工作作風和態度以及辦事效率和質量上。辦公室工作無小事，稍有不慎就會“捅婁子”，影響學院整體形象。因而在日常服務中，要樹立全局意識，凡事要從大局出發考慮問題。辦公室工作事多而急，既要講程序、講規矩，又需要態度熱情、誠懇友善，同時需要說話辦事講效率，能辦的事情不拖沓，一時不能辦的事情想辦法，辦不了的事情耐心解釋清楚，自己能辦的事情勿候他人。對群眾的意見和建議不回避，并能及時準確地反饋給相關領導，為領導決策提供參考。只有“重實際、說實話、辦實事、講實效”，服務才能贏得廣大師生員工的滿意。

二、加強隊伍建設，提高人員素養

辦公室作為學院對內對外的一個門面和窗口，工作人員的說話辦事、言行舉止、待人接物等各種行為，從某種意義上說，都代表著本單位的形象。建設一支政治上靠得住、工作上有本事、作風上過得硬的高素質的辦公室人員隊伍，提高工作人員的整體素養，是新時期做好辦公室工作的前提條件。

高校是培養中國特色社會主義事業建設者和接班人的主要陣地。辦公室工作政策性強、責任大等特點，決定了辦公室人員首先必須具備較高的思想政治水平，方能在大是大非面前頭腦清醒、立場堅定，應對各種復雜局面，抵御各種風險，經受各種考驗。因此，辦公室人員必須努力加強政治理論學習，不斷提高思想政治素質。

此外，辦公室工作人員須注意加強自身道德修養：一是堅持實事求是。實事求是是辦公室人員必須具備的職業道德。處理任何工作，都必須要做到全面準確，不欺上瞞下，不添枝加葉，不謊報成績、掩蓋問題，力求實事求是。二是做到愛崗敬業。愛崗敬業是做好各項工作的前提。工作人員要牢固樹立為人民服務的宗旨，懷著強烈的事業心和責任感，誠實誠懇、廉潔自律、克已奉公、遵紀守法。三是甘于吃苦奉獻。辦公室工作十分繁雜而具體，時間緊、任務重、要求高，而且加班加點是家常便飯。這種工作的特殊性就要求我們要有吃苦奉獻的精神，重事業、輕得失，有甘于奉獻、淡泊名利，甘當無名英雄的高尚思想境界。

三、強化工作能力，提高人員水平

（一）文字表達能力。文字表達是辦公室人員的一項基本功。辦公室的基本職能之一就是上傳下達，這與文字的應用息息相關。因此，掌握好文字表達的基本功，對辦公室人員來說，是非常必要的。辦公室人員應有意識地通過豐富自身寫作知識，積極調查研究，掌握第一手資料，勤學苦練，進一步提高文字表達能力。

（二）綜合協調能力。做好協調工作，首先必須堅持立足全局、公平公正的原則，從全局角度把握分析問題，以整體利益為重，同時盡量全面周到，照顧好各方利益。其次，要換位思考，真誠待人，以理服人，以情動人。再次，不拘泥于既有的工作方式，根據不同問題積極探索新的協調方法和手段。

（三）高效工作能力。辦公室工作千頭萬緒，繁雜瑣碎，只有在工作中形成高效優質的作風，才能更好地統籌和完成好手頭的工作。提高工作效率，首先必須明確工作職責，熟知工作內容流程等多方面情況，這樣才能做到得心應手，游刃有余。其次，要學會管理時間，工作有側重、有計劃，并善于利用零碎時間。

（四）管理創新能力。辦公室工作如果一味地遵循舊的工作思想和方式，往往會使人原地踏步甚至落后。因此，在辦公室工作中保持創新意識，強化管理創新能力，是非常重要的。辦公室人員應抱著積極學習的態度，廣泛涉獵，拓寬知識面，提高素質。

同時又要不斷在工作實踐中總結經驗教訓。

四、加強制度建設，規范各項工作

任何高水平的管理，都必須以科學的制度為先導。辦公室工作涉及面廣、頭緒多，建立健全科學完善而又切實可行的規章制度，是辦公室高效運行的基本要求。因此，加強辦公室制度建設，將辦公室工作納入管理規范之中，使辦公室工作實現規范化、程序化、科學化，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

（一）建立崗位責任制。明確各個崗位職責權限，并使每項工作任務都落實到專人身上。這樣既可避免權責不清，又可避免推諉、撞車等現象發生，同時又能做到術業有專攻，使辦公室人員更高效率、更高質量地完成各自的任務。

（二）建立操作性強、便于督查、切實可行的考核評價和獎勵機制。對各個崗位任務的完成情況，進行全面客觀的考查。對于完成好的，給予鼓勵和獎勵；對于完成不好的，給予警告和懲罰。這樣才能充分調動辦公室人員的積極性。

五、優化隊伍結構，充分發揮團隊效能

團隊是指愿意為共同目標而相互協作的個體所組成的工作團體。團隊以任務為導向，擁有共同的目標和有效的交流合作。學院辦公室是高校系統中的一個子系統，是一個有機聯系的整體，是一個緊密合作的團體，各個崗位雖分工明確，但又協同合作，加強學院辦公室團隊建設關系到學校的整體辦學質量，具有十分重要的意義。

團隊首先是一個組織，組織就具有結構。團隊建設的任務之一就是優化組織結構。學院辦公室團隊是人的組織，其崗位結構、性別結構、學歷結構、專業結構、個性結構等，都可以根據學院辦公室團隊建設的目標加以優化，隨著事業發展、改革進程等因素進行必要的改變。

學院辦公室團隊建設一要本著以人為本原則。人的素質是團隊建設的關鍵環節，也是團隊效率的基礎因素。所以，要重視人、培養人，重視辦公室人員的基本權利和需要，培養提高辦公室人員的綜合素質。學院辦公室團隊建設二要本著從實際出發的原則。在提出總體建設的目標、任務的同時，注重每名成員的各自特點，區別各人的不同情況，在對學院辦公室成員各方面能力進行認真分析的基礎上，因人而異設置崗位，既能保證履行學院辦公室的職責，又能發揮辦公室人員各自的特長。

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