公園檔案管理的特點及作用

文/湖北省宜昌市兒童公園管理處 徐小寧

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公園檔案管理的特點及作用

文/湖北省宜昌市兒童公園管理處 徐小寧

【摘要】本文主要分析與探討檔案管理在公園管理中的特點與作用。

【關鍵詞】公園管理；檔案管理；特點；作用

公園檔案的管理是有效經營公園業務的重要基礎與前提，但長期以來，公園檔案管理工作存在著基礎設施薄弱，管理者素質較低，管理技術滯后，以及檔案內容不全等方面的問題。

一、公園檔案管理工作的作用

作為國家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實地反映了職工公園工作期間的實踐情況，能真實反映公園工作人員的工作經歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發展計劃、學科建設規劃、專業發展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發展建設的周期性與連續性提供重要參數與憑證。而且公園綠化檔案的經濟效益也相當可觀。公園綠化部門對項目的新建、擴建或改建等，均需要公園綠化檔案。

二、公園檔案管理工作的特點

（一）檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身，同時也來自相關方面的各類資料。來源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時也是公園檔案管理重要性的充分反映。

（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達到聲形并茂、動靜結合的效果。

（三）保存具有針對性。公園檔案具有較高使用價值，該特點有檔案內容來決定，很多檔案內容一旦損失就不可能彌補，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復制。

三、公園檔案管理中存在的問題

（一）基礎設施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內部檔案保存主要為紙質形式，缺乏計算機等先進設備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現嚴重損害，直接影響到公園檔案管理。

（二）管理隊伍專業素養不高。很多公園檔案員并沒有受過專業的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業技能和職業操守參差不齊，不能達到預期的標準。所以加強公園檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。

（三）管理技術滯后。大部分的公園檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意識，管理技術具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現代化信息技術操作手段。

（四）服務意識薄弱。隨著社會發展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發展，產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

四、加強公園檔案管理的建議

（一）提高公園檔案管理的標準化。公園檔案管理中的標準化管理，主要指得是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務之一，就是將檔案管理制度和相關的機制完善，充分認識到檔案管理的重要性。

（二）加強公園檔案安全保障體系建設。由于電子公園檔案和紙質公園檔案相比有很大的脆弱性，根據電子公園檔案管理特點有針對性地實施防護，按照“分層實施，均勻防護”原則針對公園檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子公園檔案系統進行防護，安裝加固軟件，預防受到外界的安全威脅。

（三）提高公園檔案管理者綜合素質。首先，要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查，對于一些素質低下，專業知識不精和有關方面知識不精的人員謝絕錄用，錄用高素質和高技能人才，只有這樣，公園檔案管理工作才能更快地發展。其次，注重對在職人員業務的培訓和繼續教育，特別是對多年從事檔案工作的老同志，鼓勵其學習新知識，提高專業技能，在職稱評定時重視從事基層檔案的老同志，給予一定的傾向政策，盡量減少基層檔案人員不安心工作和人員的嚴重外流現象。

參考文獻：

[1]王天霞.檔案管理信息化建設問題研究——以深圳市公園管理中心為例[J].黑龍江史志,2014(19):212~213.