辦公室主任應(yīng)念好業(yè)務(wù)工作“四字訣”

文/國(guó)網(wǎng)石首市供電公司　王濤

辦公室主任應(yīng)念好業(yè)務(wù)工作“四字訣”

文/國(guó)網(wǎng)石首市供電公司王濤

辦公室處在單位承上啟下、聯(lián)絡(luò)左右的中心位置，日常工作事務(wù)突擊性強(qiáng)，變化范圍大，這就對(duì)辦公室主任應(yīng)急協(xié)調(diào)能力和綜合管理水平提出了較高的要求。習(xí)近平總書(shū)記在《擺脫貧困》之《秘書(shū)工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》篇中，對(duì)辦公室主任的基本要求是“審大小而圖之，酌緩急而布之，連上下而通之，衡內(nèi)外而施之”，強(qiáng)調(diào)的是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。對(duì)應(yīng)到日常工作事務(wù)中，辦公室主任應(yīng)著力念好“勤、悟、廉、話”四字訣。

一、“勤”，錘煉務(wù)實(shí)作風(fēng)

首先要腦勤。辦公室工作并沒(méi)有明顯的作息時(shí)間概念區(qū)別，辦公室主任的腦子要將每天工作進(jìn)行梳理、拼接，做到“一日三省”。主要是關(guān)注國(guó)家對(duì)本行業(yè)有無(wú)重大決策事項(xiàng)，上級(jí)主管部門從文件和會(huì)議上傳達(dá)了何種工作部署，單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的工作要點(diǎn)等等，只有養(yǎng)成勤奮思考習(xí)慣，對(duì)點(diǎn)滴的信息進(jìn)行篩選分析，并從中分析、綜合、提煉、概括出有價(jià)值的信息。才能形成個(gè)人的思考成果，圓滿較好地回應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策關(guān)切。其次是眼勤。眼界要寬、觀察要勤，辦公室在局外看來(lái)，并無(wú)專業(yè)性可言，更多的是辦文、辦會(huì)、辦事。單位機(jī)關(guān)中，其它專業(yè)科室不管的事情，都劃到辦公室來(lái)負(fù)責(zé)。但辦公室有更多接觸前沿政策變化、跟蹤服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì)，所以，眼光一定要具有開(kāi)拓性，少一些就事論事地偷懶、多一些見(jiàn)微知著地用心，這樣就可能事事快人一步，體現(xiàn)出辦公室不同于專業(yè)科室的長(zhǎng)處。其三要腿勤。工作思路、工作成績(jī)來(lái)源于探索、交流和實(shí)踐。對(duì)上要多請(qǐng)示、匯報(bào)、征求意見(jiàn)，對(duì)下要深入基層，搞好調(diào)查研究，重點(diǎn)掌握基層單位在消化執(zhí)行上級(jí)部署的程度和差異，收集一線員工期盼和建議。橫向注重借鑒學(xué)習(xí)，主要把自身的短板和問(wèn)題與兄弟單位對(duì)比，從中找到他人的長(zhǎng)處和經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)消化吸收為我所用，推動(dòng)工作不斷提檔升級(jí)。

二、“悟”，提升服務(wù)技能

悟性，就是對(duì)事物的體會(huì)和認(rèn)知的能力，辦公室室主任的成功與否，與自身悟性高底有著直接關(guān)系。首先，要從經(jīng)常學(xué)習(xí)中培養(yǎng)敏銳的悟性。學(xué)習(xí)不能局限于某個(gè)專業(yè)或領(lǐng)域，要當(dāng)“雜家”，廣泛涉獵于經(jīng)濟(jì)、哲學(xué)、中外文學(xué)等領(lǐng)域，一方面通過(guò)大量的學(xué)習(xí)拓寬眼界和思緒，另一方面通過(guò)成功案例尋求解決當(dāng)下難題的方法和途徑。其次要善于思考。出色的辦公室工作更多的比拼的腦力和智商，凡事都不能簡(jiǎn)單使用直線思維，要有善于把相關(guān)的信息匯總起來(lái)，運(yùn)用矛盾統(tǒng)一的觀點(diǎn)，由此及彼、由表及里。其三注重平時(shí)積累。通過(guò)交叉工作、私下溝通等機(jī)會(huì)，有意識(shí)了解單位每個(gè)崗位的特點(diǎn)，盡量熟悉他們的行事邏輯，這樣，在做分析、講措施時(shí)，才能有深度和廣度，贏得大多數(shù)人認(rèn)可。

三、“廉”，守住職業(yè)底線

廉是一種約束，更是一種保障，是辦公室主任最基本的素質(zhì)也是最起碼的要求。一是守法紀(jì)。辦公室主任是離單位領(lǐng)導(dǎo)最近的人，有更多機(jī)會(huì)接觸到財(cái)、權(quán)、物。受到有不同目的人群關(guān)注。面對(duì)職務(wù)產(chǎn)生的誘惑，要謹(jǐn)記法紀(jì)法律，恪守“觀君莫伸手，伸手必被抓”警句。平時(shí)清清白白做人、老老實(shí)實(shí)做事，通過(guò)不斷提升的能力和水平成就自己的理想和抱負(fù)。二是明制度。辦公室同時(shí)服務(wù)于單位各位領(lǐng)導(dǎo)和基層單位，面對(duì)各種需求，最有效辦法是按規(guī)矩辦事，用流程管人。執(zhí)行過(guò)程中，即使有不同聲音，辦公室也是不偏不倚，始終代表著單位管理制度，以理服人。三是講道德。道德游離于法律約束的情形之外，代表著社會(huì)的正面取向。辦公室處于單位的關(guān)鍵崗位，負(fù)責(zé)人的行事風(fēng)格某種程度上具有引領(lǐng)效應(yīng)。所以，辦公室主任要有甘于吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，有助人成事、默默無(wú)言的境界。用自己的人格力量在單位中匯聚傳遞正能量。

四、“話”，營(yíng)造良好環(huán)境

辦公室更多從事著幕后工作，用文字形式沉默向外界展示自己的思想，較少有機(jī)會(huì)走向前臺(tái)表達(dá)自己，但這并不代表辦公室主任要荒于對(duì)語(yǔ)言技巧的磨煉。一是講真話。這是最起碼的工作要求，在匯報(bào)工作、反映困難時(shí)，辦公室主任不能以領(lǐng)導(dǎo)的好惡和心情來(lái)變更事情的真相，要一是一、二是二，做到實(shí)事求是，不夸大也不縮小。同時(shí)，也需注意語(yǔ)言技巧，根據(jù)環(huán)境和氛圍的變化，適當(dāng)調(diào)整語(yǔ)境和話風(fēng)，努力讓尖銳變得和緩，防止矛盾激化升級(jí)。二是說(shuō)準(zhǔn)確話。在書(shū)面材料中，每一項(xiàng)措施都要明確出處，每一組數(shù)據(jù)都應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)審核，不能估計(jì)、猜想、揣摩，自己想當(dāng)然，始終保好持公文的嚴(yán)謹(jǐn)度和周密性。在匯報(bào)工作中，不能粉飾太平，要有理有據(jù)、準(zhǔn)確無(wú)誤。不能由于語(yǔ)言失誤給別人產(chǎn)生一種不負(fù)責(zé)的形象。三是說(shuō)激勵(lì)話。辦公室由于崗位特點(diǎn)，工作人員加班熬夜，身體透支屬于常態(tài)。有時(shí)由于各種原因，工作得不到單位領(lǐng)導(dǎo)的肯定，使得士氣受得影響，對(duì)團(tuán)體的凝聚力和戰(zhàn)斗力造成嚴(yán)重負(fù)面作用。辦公室主任要在不斷總結(jié)進(jìn)步的基礎(chǔ)上，凡事干事在前、享受在后，用自身人格力量帶動(dòng)工作。定期組織辦公室內(nèi)部會(huì)議，開(kāi)展以批評(píng)和自我批評(píng)為主的工作總結(jié)。辦公室主任要多關(guān)心支持身邊工作人員，為其制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，用單位先進(jìn)人員激勵(lì)、引導(dǎo)他們成長(zhǎng)成長(zhǎng)。

辦公室工作千頭萬(wàn)緒，辦公室主任崗位任重而道遠(yuǎn)。本文僅從“勤快善悟廉明謹(jǐn)言”四個(gè)方面進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述，不免掛一漏萬(wàn)。身為辦公室主任，還需在日常工作中，找準(zhǔn)節(jié)奏和規(guī)律，切實(shí)發(fā)揮好溝通上下、聯(lián)絡(luò)左右的作用。