重視檔案管理促進學校均衡發展

文/江蘇省蘇州高新區實驗小學校　崔小兵

重視檔案管理促進學校均衡發展

文/江蘇省蘇州高新區實驗小學校崔小兵

【摘要】本文論述了學校加強檔案管理工作的相關問題，提出只有重視檔案管理，才能促進學校均衡發展。

【關鍵詞】學校；檔案管理；促進發展

學校檔案是一個學校在黨政管理、學校發展、教學科研、學生學習和其它各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且還是學校教育教學活動的真實記錄，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，都可以從檔案中反映出來。因此，要重視檔案管理，促進學校均衡發展。

一、健全組織，完善檔案管理工作體系

檔案工作首先學校領導要高度重視，把檔案工作列入學校工作的重要議事日程。要建立健全管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、主管領導為副組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，從組織上保證檔案工作的順利開展。通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。檔案管理員要經常與負責文書、教學、教師、學籍等各塊材料的人員溝通，督促各科室文字材料的收集、上交，保證文件材料的來源真實全面。只有材料齊全，才能為下一步高質量的立卷歸檔打下基礎。

二、專人管理，強化檔案管理工作基礎

業務素質強的管理人員可以極大地提高學校檔案的管理效率及利用率。而要將檔案管理工作做到位，不僅要求管理人員具有較高的政治思想素質和職業道德，而精深的業務素養同樣重要。因而在要求管理人員的專業素養的同時，還要加強對其上崗后的專業知識強化培訓，另外對于現代通用的現代化管理技術，方法也要隨之跟上，這樣就能讓檔案工作跟上時代的步伐，與時代自然和諧地接軌，從而全方面地提高學校檔案的管理水平。

三、全民參與，增強檔案管理工作意識

增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。第一，加大《檔案法》宣傳力度，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高全體教師的檔案意識。第二，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集制度、保管制度、立卷歸檔制度，借閱制度，使檔案資料進、出（室）及時，真正實現資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時收集有關資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

四、硬件支持，保證檔案管理工作質量

檔案管理的硬件設備是檔案管理工作的基礎，在進行檔案管理時，要保證檔案不會受潮，不會過渡暴露在強光下，不會受到過高溫度的侵襲，不會受到蟲類的侵蝕等等。此外，將檔案分門別類地進行整理，歸類歸檔的綜合檔案室也必不可少。通過完善這些檔案管理的硬件設備和設施，可以使得保存的檔案得到最為妥善的保管，為今后的利用提高可靠的保障。

五、資源利用，拓寬服務領域

隨著信息時代的來臨，所有的領域現代化、信息化勢頭不可阻擋。檔案管理工作也越來越離不開現代化的高科技手段，要將原來手工管理的原始方法一躍成為無紙化的現代化管理方法，就必須得實行檔案管理電子化。在紙質檔案實現電子化后，所生成的電子文檔就能非常便捷地提供給學校領導層，便于他們對其進行合理的分析了解，讓他們能夠比較直觀地了解到檔案信息的實用價值，加深他們對檔案的了解，從而加大對檔案管理的支持力度。另外，電子檔案對于其他使用者而言，其方便程度也將遠遠高于紙質檔案，使用者還能比較方便地通過網絡對于他們所需要的檔案進行遠程調用。這樣的改進可以極大的盤活原有的檔案資源，使得檔案管理工作得到越來越多的人的了解和支持。

六、與時俱進，努力與校園文化建設相結合

學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體，因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力、獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映學校的文化風貌。為更好的滿足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭取校領導的支持，進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

七、總結

總而言之，檔案管理工作是學校日常管理工作中的重中之重，是學校管理工作中不可分割的一部分，這就要求所有檔案管理工作人員在做好本職工作中的收集、整理、分類歸檔的前提下，還要做好將整理好的檔案資料實現其資源化，以方便提供給使用者相對快捷的服務。而要實現這一目標就必須將當前的檔案管理工作以現代化的手段實現檔案管理科學化、管理方法高效化、檔案程序正規化，同時確立出完善的檔案管理機制，將檔案的利用價值充分地發揮出來，從而達到推進學校教學事業向前發展的目的。