高校人事檔案管理數字化建設要點淺析

文/鄭州輕工業學院人事處　連清平

高校人事檔案管理數字化建設要點淺析

文/鄭州輕工業學院人事處連清平

【摘要】人事檔案數字化就是應用計算機技術、數據庫技術、多媒體技術等高科技手段，結合數據庫系統，實現人事檔案的數字化轉化、加工、存儲和全面管理。通過對信息資源旳組織和管理，存儲海量信息，提供基于網絡的電子存取、查詢檢索的功能，完成與辦公自動化系統的無縫鏈接。高校人事檔案數字化建設使干部檔案管理工作實現了由手工管理向數字化、信息化、網絡化管理的根本性轉變，是對傳統干部檔案管理工作的一次創新。

【關鍵詞】人事檔案數字化；掃描；數據庫；人事檔案管理系統

人事檔案管理是高校人事管理工作中一個不可缺少的部分，高校人事檔案，是研究高校發展歷史文化的重要參考資料，也和教職工的切身利益密切相關。隨著信息化社會的到來，高校人事檔案管理工作如何適應新時代數字化的要求，如何適應高校信息化發展的要求，充分發揮其應有的作用，自覺地服務于高校的三大功能，對于高校人事檔案管理工作日益走向現代化、專業性有著重要的現實意義。高校的人事檔案管理工作主要包括人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、利用和轉遞服務等內容。人事檔案數字化就是應用計算機技術、數據庫技術、多媒體技術等高科技手段，結合數據庫系統，實現人事檔案的數字化加工、存儲和全面管理。傳統的紙質檔案管理有著相當大的工作量，檔案人員經常抱怨數幾十年如一日的手工查閱人事檔案以及繁瑣低效的勞作。信息化提供了一個可以減輕工作量、效率又高的技術支持。數字化的人事檔案信息及合理的檔案管理信息系統的優越性在于可以提高檔案工作人員的辦公效率；在一定程度上提高經濟效益，節約保存費用，節省占地空間以及紙張浪費，查閱也比較方便；另外對于檔案的利用率，實現數字化、電子化、網絡化之后，使用戶減免繁瑣的人事程序，較少受到人為程序因素的故意影響，檔案的利用頻率及速率較之以前有了很大的提高。這也使檔案相對人在對自己的檔案上的知悉和獲取有了很大改善。

人事檔案數字化建設的必要條件，就是計算機網絡系統的完善和相應的軟硬件的配備。現在能夠幫助建設人事檔案數字化的技術越來越多，越來越精準，比如計算機、微縮技術、高拍技術、自動化通訊技術等都能夠應用到工作中，都對人事檔案數字化形成很強的技術支撐。人事檔案數字化對人事檔案使用數字技術進行信息資源旳組織和管理，存儲海量信息，提供基于網絡的電子存取、查詢檢索的功能，完成與辦公自動化系統的無縫鏈接。本文就人事檔案管理數字化建設實踐中的幾個關鍵問題進行討論和分析。

一、數字化轉化

在人事檔案的紙質材料中，有厚有薄，有新的質量比較好的紙張，有舊的發黃的紙張，雖然干部檔案的所有材料標準都制作成16開型(長260毫米，184毫米)，但是以前很多紙質檔案都未使用這個國家標準，而且目前國家檔案局正籌措通知干部檔案使用國際標準A4標準(長297毫米，210毫米)的公文用紙，這樣人事檔案盒中人事檔案紙張有大有小，如何把它迅速又不損毀的轉化為數字化信息儲存起來，這要通過掃描或者拍照技術將紙質檔案等其他實物輸入到掃描儀或數碼相機里，同步將其存儲到計算機里，就是最基礎的數字化轉化工作。掃描及一般的數碼相機都有一個共同的問題，轉化速度較慢，一天只能由專人轉化兩至三份檔案，對于人事檔案進出頻繁且量大的情況，十分不樂觀。面對大量的新舊人事檔案，可以分階段逐步完善人事檔案數據庫。為了提高人事檔案人員辦公效率，便于其他人員人事檔案的利用便捷，重點就是建立起人事檔案數據庫。這個問題比較復雜，且工作量較大，可以分階段解決。首先，對現有的紙質人事檔案按照統一的標準以掃描或拍照形式存到存儲器中。其次，對新生的紙質人事檔案直接整理歸檔轉化為數字化檔案，接歸入人事檔案數據庫。

高校檔案數字化最基礎、最主要的工作就是將紙質檔案掃描、掛接，目前可采取的方式有兩種，一種是高校檔案館利用自己的力量數字化，另一種是外包，即檔案部門支付一定的報酬，將檔案數字化任務委托給外包公司，由外包公司完成檔案的掃描、處理、掛接等工作。由于外包公司在技術設備方面具有優勢，且檔案部門因為庫存檔案數量巨大，人手有限等原因，一些高校檔案館選擇外包這種方式。外包和自建相結合的手段也是很多高校檔案館目前采用的方法。

二、數字化應用

高校人事檔案實現數字化管理，必須建立數據庫，配置軟件管理系統，系統建設可根據各高校發展規模而定，規模大的高校可配置容量大，包容性強，性能好的軟件管理系統，容量大的系統適應面廣，使用年限長；規模小的高校，可利用高校計算機專業人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統專家開發實用性較強的人事檔案管理系統，錄入系統時以人為單位，設置格式化分類管理，按十大類設置管理區，如設置職稱區、職務區、學歷區、業績區、培訓區、工資區、考核區、政治面貌區等。此軟件系統開發經濟實用，學習操作方便，有利于系統的更新與維護，數據庫的建立是實現數字化管理檔案礎。

人事檔案管理信息系統的構建必須以“人”為主線，能夠以學校的人力資源管理工作流程為基礎，建立集中式的人事檔案信息數據庫，使得人事檔案與人力資源處各科室的工作統一協調。

通過開發應用數據庫軟件，包括人事檔案中的各類信息項，數據庫中應包含若干子數據庫，這些子數據庫分別對應人事部門工作所涉及的各個方面內容，人事檔案管理人員只要依據人事檔案，將準確的數據錄入該通用數據庫即可，在將來的某項具體工作中人事檔案管理人員只要將相應的子數據庫調出就可得到準確、完整的數據。人事檔案管理人員只要將通用數據庫建好，就可從以往繁重的工作中解脫出來，把精力集中在定期完善通用數據庫上。通用數據維護包含以下方面：根據專業技術職務評聘工作更新人員職稱，根據干部任免更新人員職務，更新工資標準及檔次，更新考核情況等。通用數據庫的維護應與人事檔案的更新同步，要做到及時準確，為更好地做好人事管理工作打下良好的基礎。

三、實現高校人事檔案數字化工作的原則

首先，人事檔案的數字化不僅需要物的數字化，更需要“人的數字化”。物的數字化包括軟件、硬件上的數字化，“人的數字化”包括檔案工作者思想上對數字化的重視和技術上的要求。檔案工作者的數字化是人事檔案成為數字化的必要前提。沒有檔案工作者的數字化，即便是擁有很先進的檔案處理設備，再多的數字化轉化工具都無法實現。自上世紀末的檔案信息化政策規劃，都沒有實施的非常順暢，成效不大，其中重要的原因就是，我國人事檔案管理人員絕大多數都是非檔案專業，如果是檔案專業在計算機方面也不是很專業，只處于大致上網瀏覽網頁的水平。一夜之間可以花重資將所有人事檔案數字化設備配套齊全，但是不可能一夜之間將所有人事檔案工作者培訓成檔案專業兼顧計算機專業的復合型人才。所以要在數字化人事檔案工作之前，儲備適合的工作人員，再配備相應的設備。

其次，安全保密原則。就像紙質人事檔案一樣，人事檔案是非常保密的一種檔案，至今仍沿襲著個人檔案不與個人相見的工作方式。紙質人事檔案的利用是需要按審批程序進行，數字化人事檔案雖然有一定程度的開放性，但不是任何人都可查閱的，也不是任何內容都可以查看的。一定要為查閱人設置一定的訪問權限，保護人事檔案的安全性。另外，人事檔案數字化轉化工作的承建單位應該有特定資質，要嚴格遵守《保密守則》和檔案法律法規，嚴格按照數字化工作流程進行工作，不能出現因為人為的原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失，數字化建設外包公司離場時，必須要求其刪除設備存儲器中的所有相關數據看，確保數字化轉化中檔案原件和檔案信息的安全。

最后，在數字化管理制度、建設標準、工作流程的設計上精益求精，標準化的規范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案數字化建設高質量的堅實基礎。在實施過程中嚴格把關，保證高效、高質量地完成數字化建設工作。

高校人事檔案數字化建設使干部檔案管理工作實現了由手工管理向數字化、信息化、網絡化管理應用的根本性轉變，是對傳統干部檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查借閱等日常工作的數字化管理，并可通過局域網絡、系統專網實現干部檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。隨著紙質檔案的數字化管理，真正告別了以往只能到閱檔室翻閱紙質檔案的傳統方式，為干部管理、教育培訓、黨員發展、工資改革、職稱評審、提供準確的依據，提高了工作質量和效率。在提高檔案利用率的同時也加強了知情權的普及，符合時代對人事檔案管理工作的新要求。

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