秘書管理協調能力的探討

文/華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院感染性疾病研究所　胡錦裳

秘書管理協調能力的探討

文/華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院感染性疾病研究所胡錦裳

【摘要】在秘書的日常工作中，其管理協調能力是企業內部溝通的紐帶，關系著企業內部人際關系的和諧，良好的管理協調能力可以有效的促進企業工作的順利進行，進而可以有效的保證企業的生產利益。本文首先介紹了秘書管理協調能力的概念和意義，進而介紹了秘書管理協調能力的特點和遵循的原則，最后介紹了加強秘書管理協調能力的措施。希望秘書人員能夠有效的增強管理協調能力，進而可以有效的促進企業的發展。

【關鍵詞】秘書；管理協調能力；交流

一、前言

作為一名合格的秘書，必須具備參謀能力、管理能力和協調能力。其中管理協調能力是秘書工作的核心任務。在現實的企業經營中，秘書是輔助領導辦公而存在的，秘書對上下級關系的處理和管理協調能力關乎著企業發展決策的實行，同時也關系著秘書工作是否成功的進展。因此，秘書的職能不是為特定的領導服務的，而是服務于整個企業。因此，加強秘書的管理協調能力是十分重要的。

二、秘書管理協調能力的概述

（一）秘書管理協調能力的概念。在秘書的日常工作中，管理協調能力是指為實現企業目標而進行的在各部分交流溝通活動。秘書往往為了實現企業的目標，需要協調人員之間的關系和資源分配，以便激發員工的積極性，使其能夠更好的工作。在秘書的管理協調能力中，需要完成計劃、組織、領導和控制四個方面的工作，秘書需要在管理協調之前制定一個有效的計劃，然后對計劃進行組織和領導，最后達到控制的目的，秘書管理協調能力的高低，關系著企業發展的順利情況，是企業需要重視的問題。

（二）秘書管理協調能力的意義。秘書管理協調能力對企業的發展具有重要的作用，在企業領導需要進行企業內部改革的時候。秘書可以對其進行參謀，起到一定的輔助作用。在企業的發展中，秘書要處理企業內部的矛盾關系，同時要聽取企業內部的意見，是企業發展內部溝通的橋梁。因此，秘書管理協調能力的順利進行，是企業發展的可靠保證。

三、秘書管理協調能力的特點和遵循的原則

（一）秘書管理協調能力的特點。在秘書的管理協調工作中，秘書的工作具有服務性特點、機要性特點、間接性特點和主動性特點，這導致秘書工作具有獨特的性質，需要秘書在進行工作時，要掌握各方面工作的進程，明確自己的職責范圍，同時和企業內部上下級保持良好的溝通。

（二）秘書管理協調能力遵循的原則。在秘書的日常工作中，要遵循以下幾點原則，才能保證秘書工作穩定的進行。首先秘書在工作時要遵守事實性的原則，因為秘書對領導的工作具有一定的參謀作用，如果秘書的工作失去了事實性，就會導致領導的工作出現問題，進而影響到整個企業的決策實行。所謂事實性原則，需要秘書慎言慎行，要在做出決策之前，仔細考慮和認真分析，以便保證企業發展的正常運行；在秘書的工作中，還要遵循合理溝通的原則，對于秘書的工作性質來講，溝通是最主要的協調技巧，可以維持企業上下級的良好關系，秘書在進行溝通時，要選擇合理的方式進行溝通，否則就會影響到企業內部的協調關系。最后，在秘書的工作中，要遵守不卑不亢的原則，因為秘書是企業內部溝通的橋梁，在企業內部進行溝通時，保證不卑不亢的原則可以讓每個人都感覺到公平，這樣才能維持好和諧的企業內部關系。以上原則需要秘書在實際工作中，要認真遵守，努力實行，只有這樣，才能夠有效的保障企業內部的溝通，進而可以有效的促進企業的發展進步。

四、加強秘書管理協調能力的對策

（一）加強專業能力學習與實踐。秘書加強管理協調能力，需要不斷加強專業能力的學習與實踐，才可以有效的保證工作的正確性，從而可以有效的適應企業的發展進步，進而可以促進企業利潤的增長。秘書在工作中，要把專業能力的學識與實踐放在重點位置，要不斷增強自身的知識水平和處理問題的能力。例如在企業內部進行工作時，要掌握好處理事情的方式，不要盲目的進行處理。秘書必須要注意自身的言行舉止，保持合理的形象，負責會嚴重影響到自身的工作效率。如在企業內部的會議中，秘書需要進行溝通和輔助領導開展會議，但是在會議的中途，秘書離席去洗手間，沒有和領導打招呼，同時，沒有把相關文件交給同事進行代為處理，導致企業會議因為秘書的失誤而中止一段時間，導致領導十分不滿意其行為。如果在會議上，秘書與相關領導打招呼或者交由其他人員代為處理，就不會出現這樣的鬧劇。在秘書的工作中，要不斷吸收經驗并且加以實踐，才能有效的增加自身的工作經驗，進而可以有效的提升自身的管理協調能力。因此，秘書要不斷對專業能力進行學習與實踐。

（二）加強觀察和分析的能力。在秘書日常工作中，需要善于觀察，同時要對出現的問題加以分析，要時常對于自身出現的問題加以反思，只有這樣才能保證自身工作的合理進行，進而可以保證企業的生產效益。秘書在工作的過程中，要對細小的情節加以觀察，并且加以分析和思考，在其中可以獲得有用的知識信息，另外秘書還要通過這部分信息對未來可能出現的問題加以預防，進而有助于秘書工作的發展進步。在秘書的細心觀察下，如果發現問題，應該對其進行細致的思考，選出合理的方案來對問題進行解決，以便達到處理問題的最佳效果，為企業的發展減少影響，如果秘書發現問題時，不進行細致的思考，會導致企業內部的溝通不協調，進而可能會阻礙企業的發展。因此，在秘書的日常工作中，要不斷提高觀察能力，要對問題進行思考和分析，以便加強自身處理問題的能力和工作經驗。

（三）找好角色定位。在秘書的管理協調工作中，秘書是溝通企業內部關系的橋梁。但是在日常的工作中，秘書要找正自身的角色定位，處理好和領導的關系，秘書在工作中要服從領導的安排，但是不能盲目的服從，對問題要有自身的見解，如果自身的觀點和領導的安排具有一定的利益沖突時，要以合理的方式向領導反映，以便取得良好的解決方案。在向領導反映問題時，要理解領導的個性，不要盲目的揭露領導的過失，要三思而后行，選擇合理的方案向領導匯報，才能保證問題的及時處理，同時不會影響到與領導的溝通。因此，在秘書的日常工作中，找正自身的角色定位，可以較好的促進工作的正常運行，是秘書人員必須掌握的技能之一。

（四）掌握辦事分寸。在企業的日常工作中，秘書是溝通領導與員工的紐帶，可以促進企業內部良好的人際關系建立，是企業發展的有效保障。在秘書的日常工作中，要掌握辦事的分寸，辦事要選擇正確的方法，并且在和員工的溝通交流中，要保持語氣的謙和性，并且要對每名員工予以尊重，這樣才會致使秘書的工作能夠順利進行，同時在與領導的溝通方面，秘書的工作不能對領導低聲下氣，要充分的掌握正確的方法，要對自身具有信心，在與領導的溝通交流中，要表現出從容不迫的氣質，只有這樣才能處理好企業內部的溝通協調，有利于企業的發展進步，因此，秘書在日常的工作中，要掌握好辦事的分寸。

（五）掌握辦事方法。在秘書的日常工作中，秘書的工作量較為繁重，對秘書的要求較高，但是在日常工作中，不要急于求成，要掌握正確的方法，不要對員工以權力壓人，秘書管理協調工作主要是和員工的交流和溝通，對于不同的見解，應該以公平的心態來對待，以公正的態度和員工進行交流，而不是對不同的意見進行打壓，只有抓住合理的方法，選擇適當的溝通時機，才能準確的處理好工作任務，從而可以保證工作任務的順利進行，進而可以保證企業的持續穩定發展。

五、結語

在企業的發展中，秘書的管理協調能力起著促進發展的作用，是溝通企業內部人際關系的橋梁。希望通過本文對秘書管理協調能力的相關介紹，可以讓秘書運用合理的方法加強管理協調能力，從而可以使企業內部更加具有凝聚力，可以更好的促進企業的發展進步。

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