基于信息生態(tài)的數(shù)字檔案館生態(tài)化建設(shè)

文/廣州市規(guī)劃局番禺分局　彭小芹

基于信息生態(tài)的數(shù)字檔案館生態(tài)化建設(shè)

文/廣州市規(guī)劃局番禺分局彭小芹

【摘要】借助信息生態(tài)的基本特性和要素,論述數(shù)字檔案館中信息生態(tài)的要素構(gòu)成,并分別對這些要素進(jìn)行分析,提出在要素構(gòu)建中遇到的問題和加強(qiáng)數(shù)字檔案館生態(tài)化建設(shè)的策略。

【關(guān)鍵詞】信息生態(tài)；信息生態(tài)要素；數(shù)字檔案館

一、數(shù)字檔案館信息生態(tài)的內(nèi)涵

所謂的信息生態(tài)指在特定的信息空間、信息人與信息環(huán)境之間以及信息資源的傳輸和反饋為紐帶,以信息技術(shù)為手段、以需求滿足為目標(biāo)而形成的一種均衡運(yùn)動狀態(tài),是人類信息生態(tài)系統(tǒng)中人類與社會組織周圍一切信息交流要素總和。如檔案館就是一個(gè)信息生態(tài),它是匯集文件、檔案、電子文件、書刊、磁帶、磁盤、光盤和檔案館員的一個(gè)場所,滿足檔案用戶的信息需求是檔案館實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值的基本條件。由此，檔案信息主體、信息資源、信息過程以及內(nèi)外部環(huán)境相互統(tǒng)一的作用過程即是數(shù)字檔案館信息生態(tài)系統(tǒng)，同時(shí)生態(tài)系統(tǒng)中的各要素(即檔案信息—檔案信息主體—信息環(huán)境)之間互動交流、多向反饋，形成良好的信息循環(huán)系統(tǒng)模式。

二、基于信息生態(tài)的數(shù)字檔案館構(gòu)建要素的分析

檔案信息生態(tài)要素重點(diǎn)分為：檔案信息人、檔案信息、信息環(huán)境三要素。由這些要素所組成的具有一定自我調(diào)節(jié)能力的復(fù)雜的數(shù)字檔案館系統(tǒng),正是信息生態(tài)要素和特點(diǎn)在數(shù)字檔案館中的體現(xiàn)。因此,以信息生態(tài)要素為基點(diǎn)來闡發(fā)數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案信息生態(tài)的構(gòu)成要素：

（一）檔案信息人。數(shù)字檔案館內(nèi)部的信息生態(tài)系統(tǒng)的檔案信息人包括檔案工作人員與用戶。數(shù)字檔案館對工作人員的素質(zhì)要求要比傳統(tǒng)檔案館高得多,檔案館員不僅是檔案信息資源管理者,檔案信息利用的指引者,更是檔案信息知識的宣傳者。數(shù)字檔案館檔案信息用戶是指通過授權(quán),允許在一定權(quán)限內(nèi)訪問數(shù)字檔案館信息資源以及接受其相關(guān)服務(wù)的合法用戶。數(shù)字檔案館工作人員及用戶的自身的素質(zhì)高低以及信息利用需求意識的強(qiáng)弱,直接影響檔案信息的接收率和數(shù)字檔案館的信息生態(tài)系統(tǒng)的好壞。

（二）檔案信息資源。數(shù)字檔案館保存有豐富完整可傳輸利用的數(shù)字檔案信息，因此可以大力海量存貯、快速傳輸?shù)墓δ?。目前?shù)字檔案館信息資源在量上存在信息鴻溝、信息壟斷、信息孤島等現(xiàn)象,在質(zhì)上存在的檔案信息污染的問題。這些問題使部分檔案館在信息整合方面面臨尷尬局面,出現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)與信息服務(wù)需求不平衡以致脫節(jié)等現(xiàn)象。

（三）檔案信息環(huán)境要素。與自然生態(tài)系統(tǒng)相似,數(shù)字檔案館信息生態(tài)系統(tǒng)在其生存和發(fā)展過程中要不斷與周圍的信息環(huán)境發(fā)生關(guān)系,根據(jù)信息生態(tài)系統(tǒng)的定義,數(shù)字檔案館信息環(huán)境要素即檔案信息環(huán)境尺度空間可以界定為:檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息技術(shù)、檔案信息制度等要素組成。

三、基于信息生態(tài)的數(shù)字檔案館生態(tài)化構(gòu)建策略

（一）強(qiáng)化檔案信息主體在系統(tǒng)中的主體地位。針對數(shù)字檔案館信息主體的缺失,數(shù)字檔案館需要對館員以及用戶進(jìn)行人文管理,進(jìn)行信息素質(zhì)教育的培訓(xùn),重塑檔案信息主體在系統(tǒng)中的核心地位。在檔案工作人員方面,首先要改善數(shù)字檔案館館員結(jié)構(gòu)。為了適應(yīng)新的信息環(huán)境,數(shù)字檔案館的工作人員必須學(xué)習(xí)更多的科學(xué)文化知識,掌握現(xiàn)代信息技術(shù),成為復(fù)合型、一專多能的人才。同時(shí)通過多媒介的宣傳教育，提高工作人員的檔案信息素養(yǎng)，并增強(qiáng)其信息意識,規(guī)范其信息行為能力；同時(shí)，注重檔案用戶的教育，包括對檔案用戶信息意識的培養(yǎng)，用戶檔案信息資源獲取能力的培養(yǎng)，用戶信息道德的培養(yǎng)，以保證檔案信息資源在利用和傳播中獲取真實(shí)和權(quán)威的效果。

（二）優(yōu)化檔案信息資源的整體布局。數(shù)字檔案館信息生態(tài)系統(tǒng)是一個(gè)具有高度自治和自我調(diào)節(jié)功能的相對完善的檔案信息資源流動體系。一方面需要加快檔案館原始信息的數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累,保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量,不斷加以補(bǔ)充、更新和完善。另一方面在檔案信息污染方面，在信息的加工管理流程中需要對虛假、冗余的檔案信息進(jìn)行有效管制，避免任意流通，同時(shí)，作為大眾傳媒，也要擔(dān)負(fù)起為社會服務(wù)的責(zé)任，提高檔案信息的服務(wù)意識，另外，調(diào)查研究是做好檔案信息利用工作的前提和基礎(chǔ)，注意收集利用者對檔案信息資源建設(shè)的意見和建議，確保數(shù)字化建設(shè)持續(xù)健康的發(fā)展。

（三）優(yōu)化檔案信息資源的數(shù)字化環(huán)境。運(yùn)用信息生態(tài)系統(tǒng)中信息環(huán)境要素的屬性，針對檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的滯后性,應(yīng)加大網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。對檔案館的門戶網(wǎng)站進(jìn)行升級改造,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息采集、豐富門戶內(nèi)容、加強(qiáng)提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)環(huán)境的質(zhì)量。同時(shí)針對數(shù)字檔案館建設(shè)中信息法制環(huán)境的落后問題,進(jìn)一步保障和完善檔案信息制度。數(shù)字檔案館在建設(shè)和運(yùn)行過程中涉及到的如著作權(quán)、隱私權(quán)等具體法律法規(guī)難題,電子文件、數(shù)字化檔案的法律效力問題，都急需制定專門數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的法律制度進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。同時(shí)為了維持信息生態(tài)系統(tǒng)的平衡還必須給予一定的政策管理與扶植,使檔案信息生態(tài)系統(tǒng)在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)動態(tài)的平衡與穩(wěn)定。