淺談如何做好高校教學檔案收集工作

文/陜西中醫藥大學　楊思煒　王晶

淺談如何做好高校教學檔案收集工作

文/陜西中醫藥大學楊思煒王晶

【摘要】針對目前高校教學檔案收集工作中存在的不及時、不規范、不完整等問題，本文從提高檔案意識、加強檔案知識培訓、建立檔案管理制度、搭建交流平臺、引進先進技術等不同層面來綜合討論如何做好高校教學檔案的收集工作。

【關鍵詞】檔案收集；檔案意識；平臺

高校教學檔案主要是指在高校教學管理和教學實踐活動中所形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像載體材料等，它是衡量一所高校教學管理水平與教學質量的重要標準之一。為了高校各項教學活動的順利開展，做好高校教學檔案的收集工作就成為高校檔案管理人員的重要任務之一。高校教學檔案的來源比較分散，涉及到的部門和人員較多，要想系統、完整、及時、規范地收集各項教學檔案存在一定的難度。本文主要針對高校教學檔案收集過程中存在的問題，通過建立有效的措施，從而使高校教學檔案的收集工作變得更加高效和規范，最終達到服務廣大師生和社會的重要目的。

一、高校教學檔案收集中存在的問題

高校教學檔案的收集工作是高校檔案部門的重要工作之一。主要包括了綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學實踐、學位、畢業生工作等內容資料的收集。這些資料基本上都是由各教學部門及相關處室完成自己所屬部門的收集，然后再交給學校的檔案部門。由于這些教學歸檔部門的檔案收集工作基本上都是由教師或者輔導員兼任。他們除了要完成本職教學工作外，還要兼顧教學檔案的收集，工作量大，難免產生懈怠情緒，容易造成教學檔案收集的不及時。與此同時，許多高校上至學校領導，下至各行政教學部門的教師，對檔案工作缺乏理解，重視度、參與度、支持度均不夠，這也給教學檔案收集工作帶來了難度。由于各部門兼職檔案員不是專業檔案管理人員，缺乏一定的檔案意識和專業檔案管理知識，又往往只重視檔案的利用，而忽視檔案收集的重要性，從而十分容易造成教學檔案收集不完整和不規范等現象出現。

二、改善教學檔案收集工作現狀的幾點措施

（一）提高檔案收集意識。增強全員對教學檔案收集工作的正確認識，提高重視程度，加大配合力度。高校教學檔案來源廣泛，涉及到學校眾多部門和個人，客觀上給檔案收集工作帶來了一定的難度。有些部門及領導對檔案工作不理解、不重視、不支持，也給檔案收集工作增加了困難。因此，要利用各種豐富多彩的活動對檔案收集工作的必要性和重要性進行宣傳。如高校檔案部門利用現有資源，每年年末在校內組織召開一次檔案工作會，參會人員包括學校領導和各部門兼職檔案員。會議內容包括首先由主管領導總結前一年的檔案工作，安排好下一年的工作重點和難點，為下一年檔案工作的順利開展做動員講話。其次，安排大家一起討論如何將來年的檔案工作做好。此外，還可以不定期地舉辦檔案宣傳片觀影活動，通過播放檔案宣傳片的方式讓大家能夠更加直觀地認識和了解檔案工作，使大家從內心深處意識到檔案工作對學校發展與建設的重要作用，努力爭取大家對檔案工作的理解和支持。只有加強對全體專兼職檔案人員的宣傳，提高他們對檔案工作的責任感和工作熱情，檔案收集難的問題也就容易解決了。

（二）建立高校教學檔案收集工作交流平臺?，F如今智能終端產品已經十分普及，智能手機、智能手表、智能平板產品的更新換代速度很快。網絡技術提供了更加方便快捷的交流平臺，各種即時通信、時時通信技術已趨于成熟。在這種信息時代背景下，高校檔案部門也要與時俱進，利用時下流行的無線網絡技術、智能終端，社交平臺搭建一個關于校內教學檔案收集、歸檔的交流平臺。由于時下國內用戶人數較多的社交軟件主要包括QQ和微信，高校檔案部門可以充分利用這兩種軟件構建互動交流平臺，通過覆蓋全校辦公區和教學區的無線網絡，將各個教學行政部門的兼職檔案員聯系在一起，建立一個高校檔案管理群落。這種方式具有成本低廉、兼容性高、使用簡單方便等優勢。既能方便檔案部門發布通知、消息、檔案收集方法，也能及時了解其他各歸檔部門的教學檔案收集情況。與此同時，各部門兼職檔案員也可以在平臺上互相交流、探討教學檔案收集方法，在檔案收集活動中也能起到互相促進、互相監督的作用，進一步提升教學檔案收集工作的效率和質量。

（三）建立健全教學檔案收集工作管理制度。從制度上保證教學檔案的收集工作順利進行。高校檔案部門可以參照《高等學校檔案管理辦法》中關于檔案收集的相關規定和辦法，結合學校實際，制定合適學校的教學檔案工作制度。第一，制定符合學校實際情況的檔案收集管理辦法。第二，建立目標管理責任制度，由主管檔案的領導將檔案工作列入學校議事日程，督促各部門按照上級和學校檔案部門的要求做好收集工作。具體工作責任到人、明確分工。第三，構建校內專、兼職檔案員考核、獎勵與處罰制度。考評工作在主管檔案的校領導的指導下，由高校檔案部門負責具體實施，每年開展對教學檔案收集工作大評比活動，對于成績突出的部門和個人給予一定的表彰和物質獎勵。相反地，對于教學檔案收集工作成績不達標的部門進行通報批評，對教學檔案收集工作懈怠的個人提出點名批評并在其年終考核表上扣分，情節嚴重的可給予相應的處罰?？傊?，制度要健全、人性化、具有可行性，否則制度就會形同虛設，缺乏其實際意義。這也需要高校主管檔案的校領導們首先肩負起這項看似平常但又十分重要的責任，同時也需要學校專兼職檔案員的努力配合才能得以實現。

（四）加強業務指導及培訓力度。缺乏基本的教學檔案收集管理知識會直接影響到高校教學類檔案的收集質量，要解決好教學類檔案收集難、收集不規范等問題，就必須從檔案收集的基礎理論知識入手來解決。首先，在校內，高校檔案部門可以通過定期舉辦檔案工作方法講座或培訓班的方式來對檔案收集人員進行指導。具體由學校檔案部門負責組織，邀請上級檔案部門或兄弟院校檔案管理方面的專家、教授前來開展業務知識講座和實際工作方法培訓，為各部門專、兼職檔案員傳授科學的檔案管理知識和方法。其次，經費充足的高校檔案部門可以考慮加大在學習培訓方面的經費劃分，鼓勵專、兼職檔案員參加由上級檔案部門組織的專業級別的培訓，支持他們前往國內其它檔案工作出色的單位學習，吸收其它單位在的檔案收集及管理方面的知識和經驗。無論是校內組織的培訓還是出去向別人學習取經，其目的只有一個，那就是從檔案專業知識的角度解決檔案收集難的問題。

（五）采用現代化技術手段進行教學檔案收集。隨著教育信息化的不斷深入，許多高校行政和教學部門的日常辦公都基于OA、教務管理等辦公系統，無紙化辦公時代已經到來，雖然目前高校教學類檔案載體中有相當一部分還是以紙質為主，但近年來越來越多的教學文件、照片等資料更多的是以電子檔案的形式呈現，這就需要利用現代的計算機網絡、云存儲、數字化掃描處理等現代化技術來豐富教學類檔案的收集渠道。高校檔案部門可通過架設自己的檔案門戶網站和檔案管理系統來收集管理電子類檔案。通過技術手段將高校的OA系統、教務系統和檔案管理系統對接，各部門只需將OA、教務系統中需要歸檔的教學文件資料立卷、整理好后直接利用各系統之間的接口傳送至檔案部門的管理系統的資料庫中。針對紙質類文件資料，也可利用掃描或數字化技術，將教學類文件資料進行電子化處理，利用校內局域網進行數據傳輸，上傳至檔案管理系統的指定目錄下，既節省時間，又能輕松快捷地收集到各教學行政歸檔部門上傳至系統中的檔案。

三、小結

在高校教學檔案收集過程中，檔案部門要有與時俱進的創新精神，在不斷總結前人優秀經驗的基礎上，還要不斷探索新方法、新技術。從改變工作態度、優化工作方法、提升工作效率等方面切實改善高校教學檔案收集不及時、不完整等現狀。使高校教學檔案收集工作真正實現規范化和制度化。提升高校教學檔案管理的工作效率，搞好高校教學檔案的收集工作，對于促進高等教育教學水平的提高有著十分重要且深遠的意義，同時也為眾多高校檔案管理者們提供一個為高校改革與發展添磚加瓦的機會。

參考文獻：

[1]國家教委辦公廳.高等學校檔案實體分類與高等學校檔案工作規范[M].四川科學技術出版社,1994.

[2]王莉.新時期檔案收集工作對策研究[J].鎮江高專學報,2004.4.