淺議醫院檔案管理人員應具備的基本素養

文/天津中醫藥大學第二附屬醫院　楊偉娜

淺議醫院檔案管理人員應具備的基本素養

文/天津中醫藥大學第二附屬醫院楊偉娜

【摘要】隨著醫療行業的進一步發展，醫院的規模和醫療質量也得到進一步的擴大和提高。醫院檔案管理工作作為醫院日常管理工作的一部分，在醫院的發展、評級、宣傳等方面發揮著重要的作用，而檔案管理人員作為這一活動的主體，其自身的能力與素養直接影響著檔案管理工作的質量。因此，本文從政治、專業、道德、信息、身心五個方面分別闡述醫院檔案管理人員應具備的基本素養。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；素養

伴隨著醫院的發展與醫療實力的提高，醫院檔案管理工作也變得尤為重要，而檔案工作者作為此工作的主體，必須緊跟信息化時代的要求和醫院發展的需要，持續不斷地提高自身的修養與素質。醫院檔案管理水平的高低及服務質量的優劣，直接受制于醫院檔案管理人員自身的能力和素養。檔案人員的素質是指檔案工作者在管理檔案過程中所必須具備的技能、知識及各種基本素養的總和。作為醫院的一名檔案管理人員，結合自身的工作經驗，從醫院檔案管理人員的政治素養，專業素養、道德素養、信息素養以及身心素養五個方面，結合當今信息化社會對醫院檔案管理人員提出的新要求，探討當今醫院檔案管理人員理應具備的基本素養。

一、政治素養

《檔案法》第九條規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素養和專業素養提出的要求。因此，具備較高的政治素養是成為一名合格的醫院檔案管理人員的首要素養。眾所周知，醫院檔案包括醫療病例檔案、人事檔案、科學研究檔案、會計檔案、文書檔案、基本建設檔案等，涉及患者、醫院以及醫院職工等許多信息，記錄著醫院的建立、發展、擴建、變遷等歷史內容，因此醫院檔案管理人員必須嚴格恪守法律法規，遵從工作紀律，遵守職業道德，保守檔案秘密，自覺貫徹并執行醫院關于檔案管理工作的各項政策與方針，不斷提高自身的政治素養。倡導并堅持立檔為公的精神，實事求是，從實際出發，管理好維護好醫院檔案信息的真實面貌，盡己所能為醫院的發展提供檔案服務，做好醫院的檔案管理工作。此外，基于檔案的機密性，醫院檔案管理人員應具有良好的保密素養，嚴禁隨意允許無關人等進出檔案室，不得亂擺亂放密級檔案材料等。最重要的是，互聯網時代的到來對檔案管理的保密性提出了更高的要求。醫院檔案管理人員只有做到保守檔案信息，不泄露檔案信息，才能真正確保檔案的信息安全。

二、專業素養

醫院檔案管理工作具有專業技術性強的特點，它要求檔案管理人員能夠系統地學習并熟練掌握檔案學相關理論知識，具備全面深厚扎實的專業功底。理論來源于實踐，實踐又反作用于理論。檔案學的發展也遵循這樣的發展規律。因此，醫院檔案管理人員首先須了解檔案管理理論知識。一方面是因為檔案作為一種信息載體，檔案管理人員只有在充分熟悉檔案內容的基礎上，才能掌握檔案內容所涉及的信息，進而最大限度地發揮檔案的社會效益。另一方面，醫院檔案管理人員在收集、整理、分類、儲存、編研、利用檔案的過程中要始終貫徹分析、研究、綜合判斷等各種科學研究活動。醫院檔案管理人員只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并達到一定的廣度和深度，才能在實際工作中發現問題并解決之。此外，醫院檔案管理人員還應熟悉與檔案管理工作相關的法律法規以及方針政策，深刻認識各項檔案管理工作的行業標準及職能；熟練掌握各種業務規定，避免因不熟悉政策或政策的變化調整而導致的信息不靈通，進而造成檔案管理工作的落后、脫節現象。

三、道德素養

檔案工作的對象、任務、手段決定了其本身是一項服務性、條件性很強且枯燥乏味的工作，但這并不影響檔案管理工作作為一項重要的基礎性工作的性質，檔案工作與其它服務性工作的區別在于它不是直接通過服務對象產生效益，而是間接體現于服務對象利用檔案所取得的社會經濟效益。因此，作為一名醫院檔案管理人員，要認識到檔案管理工作的重要性。熱愛檔案工作、不為名利、心甘情愿、無私奉獻、積極主動、不辭辛勞、熱情周到地為利用者提供優質的服務，是作為一名合格的檔案管理人員最基本的職業道德素養。

檔案工作的服務性和輔助性決定了其必須透過為其它工作的服務來展現自身的價值。因此,檔案人員應樹立甘為人梯為他人服務的意識，盡力做好檔案收集、整理、存儲等一系列工作，同時要樹立起良好的服務意識，當所提供的服務為他人帶來了幫助、創造價值之時，檔案管理人員的工作價值才能得到真正的體現。為此，檔案人員須持有熱情主動的服務態度，盡職盡責、用心、耐心、細心地服務利用者，才能做好檔案管理工作，發揮檔案的歷史價值。

四、信息素養

21世紀是信息技術迅猛發展的時代，檔案管理工作隨著信息革命的來臨與信息技術的發展也發生了巨大的變化。檔案管理人員只有適應時代潮流掌握網絡信息技術才能更好地做好新時期的檔案服務工作。為此，檔案管理人員應能熟練使用檔案管理軟件，獨立運用掃描儀、照相攝錄設備等對紙質檔案文件進行加工處理，存儲成圖片或文檔格式上傳至檔案管理網絡系統中供其他用戶利用。

檔案人員必須了解計算機及網絡信息使用技術，只有這樣才能開展對電子文件及檔案的收集、整理、歸檔和存儲，為檔案的信息化建設奠定一定的基礎。例如熟練使用Word、Excel、PPT等office辦公軟件、通過電郵系統收發上級文件等檔案材料。在信息化環境下，檔案管理工作也需要與高科技的信息網絡相互結合。檔案管理人員應樹立信息觀念，熟練掌握計算機和互聯網使用技術，以便在信息互聯網時代下也能夠搜集、提煉、加工和整理工作中產生的信息。總之，具備良好的信息素養，是新時代檔案管理人員應具備的基本素養之一。

五、身心素養

強壯的身體、充沛的精力以及強大的內心，是檔案工作人員做好檔案管理工作的前提，也是檔案管理人員應具備的基本素養之一。檔案工作面向歷史，檔案庫房內往往收集存放著從醫院建立到現在的所有的檔案資料，歷史越悠久的檔案，其上的塵土、螨蟲、霉斑之類的微生物越多，加上長期密閉的環境，檔案庫房內的空氣常常不新鮮，對檔案管理人員的身體健康影響很大，尤其是在醫院工作的檔案技術人員，還要接觸各式各樣的細菌、病菌。因此，醫院檔案管理人員一方面要加強身體鍛煉，另一方面要做好自我防范，勤洗手勤除菌，工作時要穿戴工作服、佩戴手套口罩等。另外，我們還要做到經常對檔案室通風換氣，以免給自身健康帶來不利影響。

醫院檔案管理工作是一項單調、乏味、枯燥的工作，而檔案管理人員常常是易受忽略的幕后工作者，是默默無聞的辛勤勞動者。尤其在領導者眼里，檔案管理工作的發展趕不上醫療技術工作的發展和進步，檔案管理人員也不及醫療技術人員的專業性強。針對此現象，作為一名專業的有著職業追求的醫院檔案管理工作者，其自身應樹立強大的信心，切忌安于現狀不思進取，努力實現自身價值，盡力做好檔案管理工作，以出色的行動為檔案工作人員贏得應有的尊重。

六、總結

綜上所述，要想成為一名合格的檔案管理人員，除了必須具備以上五種基本素質以外，還應具備創新精神，同時還應學習一些與檔案學相鄰學科的知識，如文書學、目錄學、圖書館學、情報學等知識。另外，檔案人員也必須要熟練使用好計算機、掃描儀等現代信息技術設備。檔案管理工作的綜合性決定了檔案管理人員的綜合型和復合型，決定了檔案管理人員需要掌握各方面的理論知識及技能，這樣才能在工作實踐中融會貫通，切實做好醫院檔案管理工作，為醫院的發展提供保障，為我國檔案事業的發展做出應有的貢獻。

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