新形勢下電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進

文/國網(wǎng)湖南省電力公司懷化市洪江區(qū)供電分公司 蔣群；湖南省懷化市洪江區(qū)史志檔案局 李超

一、電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

從2006年起，檔案工作開始實施規(guī)范化管理。經(jīng)過幾年的努力，基本實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，使得電子信息檔案和實物檔案保持一致，有效提高了企業(yè)工作績效。如今電力企業(yè)的文書、科技、財務(wù)、聲像、榮譽等五類檔案已全部達到規(guī)范化管理標準,而且，隨著電力企業(yè)的不斷壯大以及對檔案管理的需求增加，檔案庫房面積也越來越大。但是，目前很多的電力企業(yè)在檔案管理工作上都還存在或大或小的問題，阻礙了其發(fā)展的步伐。首先，如今的檔案管理工作越來越信息化，而電力企業(yè)高層仍然沒有完全認識到企業(yè)檔案管理工作的重要性。在整理檔案的過程中，由于對檔案管理工作的投入很低，導(dǎo)致檔案管理手段無法得到質(zhì)的提升。檔案管理設(shè)施不全，使得檔案沒有真正發(fā)揮其作用，查閱檔案的效率依舊很低。而且，檔案的丟失概率還是比較大，如今很多檔案都不健全。其次，電力企業(yè)的檔案管理人員大多沒有專業(yè)的檔案管理工作的經(jīng)驗，責(zé)任心不強，工作態(tài)度散漫。這都給操作的過程帶來了了很多的問題，使部分的檔案不能及時地操作整編。檔案信息化管理需要計算機操作能力較強的人，而部分電力企業(yè)的檔案管理人員都是年齡較大的人，不具備過硬的計算機操作能力。由于專業(yè)素養(yǎng)的缺失，從檔案的收集、分類、整理到存放都存在著難以規(guī)范的地方。最后，電力企業(yè)的檔案利用制度不夠完善。檔案是一個企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中產(chǎn)生的一筆財富，然而，由于受現(xiàn)有環(huán)境及客觀條件的限制，檔案對很多人來說就像是儲物間里那些被遺忘的東西一樣，更別說對它的充分利用。電力企業(yè)需要對檔案進行研究，探索一條符合現(xiàn)代化發(fā)展的道路來引導(dǎo)企業(yè)前進。一個企業(yè)的檔案何其珍貴，所以，檔案管理工作也包括制定相關(guān)的檔案查閱制度，保證檔案的保密性和完整性。

二、做好電力企業(yè)檔案管理的意義

檔案管理作為電力企業(yè)管理工作中不可缺少的組成部分，是企業(yè)發(fā)展的過程中不能夠被忽略的一環(huán)，為電力企業(yè)在市場競爭中占取有利位置提供了保障。發(fā)揮檔案管理工作的職能作用，是提高電力企業(yè)競爭力的基礎(chǔ)。檔案是電力企業(yè)的成長歷史，記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的點點滴滴。通過查閱檔案，管理者者可以找到企業(yè)創(chuàng)建的初心，使企業(yè)的發(fā)展不偏離正軌。在遇到困難時，也可以在這些檔案中找到解決辦法。好記性不如爛筆頭，很多人無法記錄下來的數(shù)據(jù)都可以從檔案中找到，從而幫助企業(yè)在開展業(yè)務(wù)時進行數(shù)據(jù)分析和比照，做出正確的抉擇。做好檔案管理是確保電力企業(yè)信息安全的一個重要方面，我們都明白，檔案中往往涉及到了一個企業(yè)的商業(yè)機密，所以稍有差池，都可能給企業(yè)帶來巨大的損失。而且，檔案不僅記載了企業(yè)自身的成長歷程，也記錄了進入電力企業(yè)的每一位員工的成長故事，是一個人值得擁護一生的回憶。可以這么說，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，就是為企業(yè)建立起了一個包含整個企業(yè)從其建筑到業(yè)務(wù)到員工的數(shù)據(jù)庫，就是企業(yè)的一個最重要的資料庫。只有做好檔案管理工作，電力企業(yè)的工作效率才能從本質(zhì)上提高，才能使企業(yè)的信息安全得到保障，使企業(yè)文化得到傳揚。檔案也就像是一面鏡子一樣，幫助企業(yè)不斷的地反思，鞭策著它不斷前行，使企業(yè)和企業(yè)中的人都找到歸屬感。

三、電力企業(yè)檔案管理與時俱進的策略

新的形勢，賦予了電力企業(yè)檔案管理新的使命和要求。電力企業(yè)要想不被時代拋棄，那么其檔案管理工作也必須能夠保持與時俱進。通過分析電力企業(yè)檔案管理工作中存在的不足之處，本文從以下幾方面提出了改進策略。

首先，從思想上抓起，改變電力企業(yè)所有人員對檔案的認識，加強管理者對企業(yè)檔案管理工作的重視度，使其投入更多的精力和資金在檔案管理上。一方面，責(zé)任明確，全面落實，齊抓共管，逐步建立健全檔案工作崗位責(zé)任制。通過將檔案工作目標任務(wù)量化到各部門工作職責(zé)范圍內(nèi)，定期按責(zé)任要求進行考核、驗收，并將評比結(jié)果作為績效考核的重要指標，減少檔案管理人員由于對某一部門工作的不熟悉而在對其檔案整理過程中出現(xiàn)差錯。從而形成檔案管理工作全面落實，責(zé)任到部門到人，各部門齊抓共管的局面。另一方面，向上層領(lǐng)導(dǎo)申請加大檔案硬件設(shè)施投入，確保檔案管理工作上檔升級，確保硬件設(shè)施建設(shè)規(guī)范到位。電力企業(yè)必須給檔案管理在資金方面極大的支持，購置符合統(tǒng)一規(guī)范要求的檔案密集架、電腦、打印機、防火、恒溫、防磁柜等設(shè)備并對檔案室實施改造、維護，增大其檔案容量。

其次，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。一方面，檔案管理人員自身要努力實現(xiàn)檔案管理工作由“事務(wù)型”向“參謀型”，“傳統(tǒng)型”向“開拓型”，“被動型”向“主動性”三個轉(zhuǎn)變。這就要求檔案管理者必須具有專業(yè)性。積極邀請各兄弟企業(yè)的檔案工作人員交流經(jīng)驗，到其它他企業(yè)或者區(qū)檔案局等單位學(xué)習(xí)他們的先進工作經(jīng)驗，對檔案工作人員進行培訓(xùn)。另一方面，完善檔案管理制度。為了確保檔案的完整性，積極收集文件與檔案，及時地分類、歸檔，并做好文件與檔案的保密性；對各部門移交的文件填寫相關(guān)表格并進行清點核對，嚴格履行交接手續(xù)。接受來的文件、資料按要求進行分類編號；檔案的借閱、復(fù)制的同時按要求填寫表格，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，對借閱的文件與檔案，要做到完好無損，及時如期歸還。圍繞檔案管理規(guī)范，加強安全防范意識。認真做好檔案的保管工作，加強檔案庫房管理制度的落實。堅持每天檢查庫房的門窗，保證庫房的堅固和安全適用，做好防盜、防潮、防塵等安全措施，定期對其數(shù)量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿；對檔案資料進行除塵、消毒，定期清理庫房衛(wèi)生，并進行安全檢查，確保庫房和檔案的絕對安全。熟練掌握各類設(shè)備性能的操作方法，嚴格執(zhí)行設(shè)備操作規(guī)程，按時進行設(shè)備維修保養(yǎng)，經(jīng)常檢查所管設(shè)備是否完好。對企業(yè)的檔案進行科學(xué)歸檔，并整理編寫《全宗介紹》《組織沿革》《大事記》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等檔案材料，實現(xiàn)檔案價值。

最后，對檔案進行信息化管理。以往的檔案管理模式效率低，而且很難實現(xiàn)檔案的價值。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是勢在必行的。電力公司必須要建立自身的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)收集和查閱檔案。檔案管理過程中必須做好保密工作，對檔案的保密進行分級，每位員工只能根據(jù)自己的安全等級查閱相關(guān)檔案。

四、結(jié)語

發(fā)揮團隊精神，留心、用心的去收集歸納整理各類文件資料，把檔案工作做到標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化是電力企業(yè)檔案管理工作的要求和目標。本文從電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀、意義出發(fā)，提出了保障電力企業(yè)檔案管理與時俱進的策略。

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