照片檔案整理之體會(huì)

文/濟(jì)南大學(xué)檔案館 劉海鳳 關(guān)玲 呂文華

數(shù)碼攝影、數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)的普及和快速發(fā)展，使照片檔案的整理方法發(fā)生了很大的變化。必須更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新照片檔案整理的程序、方法和手段，對(duì)收集起來(lái)的照片進(jìn)行科學(xué)的篩選、分類和存儲(chǔ)。下面我們談?wù)勛约旱捏w會(huì)，供大家參考。

一、對(duì)整理者素質(zhì)的基本要求

1.高校照片檔案屬于紀(jì)實(shí)攝影圖片的范疇，整理者應(yīng)具有較高的政治思想覺(jué)悟和事業(yè)心、強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感和使命感，并以遵循公平正義和善良為準(zhǔn)則，

2.作為整理者，應(yīng)具有一定的文化和藝術(shù)修養(yǎng)、對(duì)照片中所顯示的事務(wù)和視覺(jué)形象有敏銳的洞察力。其中文化和藝術(shù)修養(yǎng)包括：文學(xué)、色彩學(xué)、繪畫(huà)、攝影技術(shù)等基本功底。

二、照片整理的基本原則

遵循照片自身的規(guī)律和特性，在堅(jiān)持擇優(yōu)汰劣、慎重剔除的原則下，形成一套適合照片檔案篩選和整理的方法。

1.數(shù)碼照片在拍攝時(shí)沒(méi)有儲(chǔ)存壓力，攝像者又寄希望于百里挑一，因此，形成了大量的照片堆積，致使利用率大大降低。采用先篩選數(shù)碼圖像后沖洗照片的程序，不僅能夠避免重復(fù)整理，還能防止造成人、財(cái)、物的浪費(fèi)。

2.照片整理中的一項(xiàng)重要工作就是照片的篩選，篩選的基本標(biāo)準(zhǔn)一般是構(gòu)圖、曝光與清晰度。時(shí)間了然，地點(diǎn)清楚。但是，一張照片的價(jià)值不能僅用美學(xué)的觀點(diǎn)去衡量，重要的是要具有一定的社會(huì)意義和歷史文獻(xiàn)價(jià)值的，是對(duì)教職工參與學(xué)校及社會(huì)工作和活動(dòng)的真實(shí)的記錄。有些照片主題明確，內(nèi)容豐富，具有重要的歷史考證和使用價(jià)值，雖然拍攝效果較差，也應(yīng)該保存。有的照片有很高的觀賞價(jià)值，內(nèi)容也貼近事件和活動(dòng)的主題，可以選擇具有代表性的予以保存。以上兩種情況應(yīng)當(dāng)選擇本組照片中的精品和清晰度高的照片和底片整理存檔。

3.首先鑒別數(shù)碼圖像（底片）、照片的內(nèi)容是否真實(shí)和突出主題，是否準(zhǔn)確的記錄了學(xué)校建設(shè)和教育事業(yè)的發(fā)展，真實(shí)反映了人與人，人與自然，人與工作的關(guān)系和某一人物、事件和活動(dòng)。其次再鑒別是不是原版的數(shù)碼圖像（底片），如果既不是原版數(shù)碼圖像（底片），又不能反映具體事件和活動(dòng)主題內(nèi)容，應(yīng)果斷剔除。在數(shù)碼圖像（底片）鑒別完后，針對(duì)照片的篩選結(jié)果，重新對(duì)數(shù)碼圖像進(jìn)行編輯，并依據(jù)編輯好的數(shù)碼圖像，沖洗照片。

4.對(duì)收集來(lái)的零散照片和底片，應(yīng)注意檢查照片和底片是否有劃痕、粘連變質(zhì)、發(fā)黃褪色、折疊變形等情況。對(duì)損壞較輕，可以修復(fù)或復(fù)制的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。并留存數(shù)碼圖像。對(duì)損壞嚴(yán)重，沒(méi)有保存價(jià)值的照片和底片，應(yīng)在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意及監(jiān)督下剔除或銷毀。

照片檔案的篩選和整理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，因此要求整理者不僅要有較強(qiáng)的責(zé)任心，還要有一定的專業(yè)知識(shí)。在整理過(guò)程中，任何人都無(wú)權(quán)私自銷毀任何一張歸檔照片。

三、照片整理過(guò)程中的分類與編目

1.首先結(jié)合本校各項(xiàng)工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，通過(guò)照片所反映某類事件和活動(dòng)的整體內(nèi)容和活動(dòng)之間的有機(jī)聯(lián)系。進(jìn)行實(shí)體分類。就是根據(jù)每張照片的主題，針對(duì)有密切聯(lián)系和相同內(nèi)容的照片，把內(nèi)容相近的幾組照片組合在一起的過(guò)程。采用照片檔案實(shí)體分類的方法，可以保持照片檔案在形成過(guò)程中的相互聯(lián)系，體現(xiàn)照片檔案記載的活動(dòng)內(nèi)容的整體性。有利于以后查考和利用。

高校照片檔案采用“年代一問(wèn)題“分類法比較合適，根據(jù)高校的工作性質(zhì)和特點(diǎn)可采用兩種分類的方法，第一種分類方法是將照片檔案分成七大類，即綜合類、教學(xué)類、基建類、人物類、外事活動(dòng)類、科研產(chǎn)品類、文體衛(wèi)生類。第二種分類方法是將照片檔案簡(jiǎn)單分為兩大類，分別為黨政綜合類和教學(xué)管理類。第一種分類方法的優(yōu)點(diǎn)是：分類精細(xì)，同一類別內(nèi)照片檔案的內(nèi)容相近關(guān)聯(lián)度較高。缺點(diǎn)是整理篩選及檔號(hào)編制復(fù)雜，工作量較大。第二種分類方法的優(yōu)點(diǎn)是：分類集中，整理篩選及檔號(hào)編制比較簡(jiǎn)單，工作量較小。建議在高校照片檔案整理過(guò)程中固定采用第二種分類方法，嚴(yán)禁交替采用兩種方法。

2.數(shù)碼實(shí)體（底片）的分類方法與實(shí)體照片分類的方法一致。將數(shù)碼圖像（底片）按照實(shí)體照片的分類原則，與實(shí)體照片對(duì)應(yīng)編號(hào)，底片裝入紙袋后在封口處標(biāo)注檔案號(hào)或編號(hào)再歸檔保存。將已篩選編輯完成的數(shù)碼圖像（底片）與實(shí)體照片對(duì)應(yīng)標(biāo)注檔案號(hào)或編號(hào)后，將其刻成光盤或存入其他數(shù)字存儲(chǔ)器中保存。

3.將篩選整理好的照片、數(shù)碼圖像（底片）分類完成后，可再按問(wèn)題劃分成一個(gè)個(gè)保管單元，每個(gè)保管單元和保管單元中的照片和數(shù)碼圖像（底片），應(yīng)按其形成時(shí)間或過(guò)程的先后順序，結(jié)合其內(nèi)容的重要程度排列。每張實(shí)體照片和數(shù)碼圖像（底片）都必須有一個(gè)按順序排列的檔案號(hào)。在一個(gè)大類中，只按保管單元和保管單元中照片的形成時(shí)間一個(gè)順序在編制檔號(hào)及目錄，在編制檔號(hào)及目錄過(guò)程中再給每個(gè)保管單元編寫(xiě)一個(gè)概括的標(biāo)題或編號(hào)，并按順序確定其所在的全宗及目錄號(hào)。

照片檔案的分類編目格式與文書(shū)檔案分類編目格式基本相同，即由全宗號(hào)-年度-分類號(hào)-檔案號(hào)組成，實(shí)體照片與數(shù)碼圖像（底片）的檔號(hào)必須一致，其區(qū)別在于代表聲像檔案的S X采用大小寫(xiě)方法予以區(qū)分，即實(shí)體照片檔號(hào)采用大寫(xiě)S X，數(shù)碼圖像（底片）檔號(hào)采用小寫(xiě)s x。目錄編制完成后，用鉛筆或碳素筆在實(shí)體照片背面右下角、傳統(tǒng)底片的封口處和數(shù)碼圖像下方標(biāo)注檔號(hào)。這樣才能達(dá)到規(guī)范管理、合理有效的編制各種檢索工具，提高查全率和利用率的目的。