大數據時代檔案管理工作的思考

文/遼河油田分公司淺海石油開發公司 高菱

大數據時代檔案管理工作的思考

文/遼河油田分公司淺海石油開發公司 高菱

大數據時代檔案管理是利用網絡技術,將大量的檔案信息用數字來表達、存貯,再通過網絡來傳輸交流,實現檔案資源高度共享。檔案網絡化具有信息利用的高效性、信息內容的及時性、網絡信息的集中性、網絡化檔案的互動性、信息保存的永久性等優勢。檔案作為一種文化載體，檔案文化建設對其他文化建設具有基礎性的參照作用。大數據時代檔案建設是檔案工作在網絡時代的必由之路和必然要求。我們必須充分利用網絡優勢，強化和提升檔案文化意識，這對于我們重新認識和研究檔案、檔案工作和推動檔案事業健康有序發展將產生重要而深遠的影響。

技術；信息；建設

一、計算機網絡技術管理檔案的必然性

經過多年的實踐和完善，傳統的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔以及檢索等一些檔案管理方法已經比較成熟。然而，隨著社會的不斷發展，在很大程度上促進了網絡信息技術的發展，現在的社會屬于知識經濟社會，經濟發展的主要驅動力是知識，因此，企業要想在競爭日益激烈的市場中得到生存，就必須獲得屬于自己的核心技術以及技術知識，只有這樣企業才能立于不敗之地，獲得持續發展的動力。

二、檔案網絡化的優點

（一）可節省人力資源。檔案信息網絡化建成后，人們可以在網絡上查詢檔案，而不用去檔案室翻閱，大大減少了工作人員查詢等工作時間。

（二）可以多人重復利用檔案。利用率高，并且沒有時間或空間的限制，隨時隨地網上查詢。同時還可實現全天候為用戶服務，傳統的服務方式，只是在上班期間才可以提供，而這種方式就突破了這種限制，用戶能夠不用出門就可以實現對所需資料的查詢以及借閱功能，還有就是實現了大量用戶同時訪問的功能，這就實現了檔案信息資源使用的簡捷，在很大程度上提高了工作效率。

（三）避免了紙質檔案丟失損壞的現象。檔案信息網絡化建成后，通過網絡訪問，用戶得到的異地信息資源僅僅是原件的復制品，不會涉及原件的調閱，這就在側面起到了對原件的保護作用，還能避免因打印對原件檔案造成的傷害。

三、實現檔案網絡化的對策

只有具備一定的條件才能實現具有復雜系統工程的檔案信息管理網絡，具體如下：

（一）建立一支科技型的檔案管理隊伍。事業的成敗由人才決定,同樣人才也是檔案事業發展與否的關鍵。檔案管理人員必須一職多能、有開拓創新精神、能適應檔案信息網絡化建設需要的復合型人才隊伍。

（二）制定統一的檔案信息網絡化管理規范。檔案信息作為信息源，具有非常豐富的內容以及非常復雜的形式，這就需要建立一個全國統一的上網目錄標準，來保證人們在網上查檔的時候能夠輕松、快捷。不然面對檢索目錄的繁雜，嚴重會影響用戶在查閱檔案使得速度和準確性。

（三）培養一支具有高素質的工作人員。要對工作人員在檔案管理上的綜合素質進行不斷的提升，定期地對有關工作人員進行相應的現代化管理方法的培訓，這樣能夠在很大程度上提升工作人員的工作素質，從而增加企業的檔案管理工作的管理效率。

（四）養成一種安全檔案管理的思維。在日常的管理當中要不斷地加強安全教育，使得管理人員形成一種安全信息化的思維，建立出一個安全、可靠的檔案信息共享平臺，從一些細節出發，做到對檔案信息安全的保障，從而防止一些數據信息的丟失，對檔案的管理造成影響。

四、檔案信息網絡化建設的意義

（一）資源共享，互通有無，有效解決檔案信息利用率普遍偏低問題。網絡的出現，將原本不溝通的地區和國家聯系了起來，使得信息資源共享更加全社會和全方位，將其應用到檔案管理當中，實現了對傳統方式查閱檔案束縛的打破，能夠在很大呈上上擴大了檔案信息服務的對象范圍，將檔案的作用能夠充分的利用起來，真正地做到了使檔案活活過來的目的。

（二）優化全國檔案館網系統的組合及布局。互通有無，資源共享是網絡建設的一個重要作用。按照我國檔案館的布局和檔案資源配置政策，庫存檔案相同者甚多。例如，中央國家機關的許多文件，不僅中央檔案館有，各省、市、自治區直至縣(區、旗)檔案館也有；同一省、市、自治區許多文件，不僅省、市、自治區檔案館有，而縣級檔案館也有，同一地區機關文件，不僅地區級檔案館有，縣級檔案館也有，同一工程的設計圖，不僅設計單位有，建設單位也有。所以對于信息網絡化建設，要做到規劃要全面，分工要適當，要做到各部門分工明確，能夠找準自己在工作中的地位，做到各司其職，并且能出色地完成自己的工作，避免在工作過程中出現一些重復的行為。

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