綜合性醫院科技檔案管理

文/內蒙古錫林郭勒盟醫院 劉艷芳 杜嘉欣

綜合性醫院科技檔案管理

文/內蒙古錫林郭勒盟醫院 劉艷芳 杜嘉欣

本文從實際工作出發，結合科技檔案的特點及管理要求，探討醫院科技檔案管理方法及發展思路。

科技檔案；重要性；特點；規范化管理

《科學技術檔案案卷構成的一般要求》明確規定：國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料；科技材料歸檔后形成科技檔案。

一、醫院科技檔案管理工作的重要性

醫院科技檔案管理是醫院科學管理與醫院文化的重要組成部分。它是醫院的一種無形資產，能為醫院制定科技建設戰略和加強科研管理提供參考資料。它為新老領導工作的前后銜接，固定資產的合理利用、避免資源浪費等各項工作提供了大量真實的參考資料和文字依據。醫院要改革和發展醫療技術水平，加強醫院科技檔案建設和管理工作已勢在必行。

二、結合醫院闡述科技檔案的特點

（一）專業性。科技檔案的專業性特點集中表現在形成領域和內容性質兩個方面。醫院科技檔案的的專業性也非常顯著。醫學裝備檔案是全院大中小型醫療設備的檔案，其基于生物醫學工程專業及國家醫學裝備管理法律法規的基礎上實施分類管理。醫學科研檔案研究課題多依據醫學專業內外婦兒臨床學科及生理、病理、藥學等基礎醫學學科，其專業性較強。一般而言，科技檔案依據學科門類自然形成，以醫學裝備與科研項目為基礎，參照專業分類進行分類管理。

（二）成套性。圍繞著一個獨立的項目進行，規律性地形成一系列相關的科技文件的整體。每一項科技活動從提出任務到最終完成，經歷了不同的階段，有許多專業工序，各階段、各工序之間都相互聯系，科技活動的這種規律性和嚴密性使得記錄它的科技文件材料是一個獨立有機整體，具有成套性。醫院的醫院科技檔案這一特點主要體現在：1.一個基建項目從規劃到實施直到最后完工歷時可能幾年甚至十幾年，中間的每個階段都會產生大量相關的資料，這些資料組成了一個基建項目的檔案。2.醫學科研項目需要經歷課題申報、立項、鑒定、申報獎勵以及成果推廣等過程，科研檔案的管理應該起始于科研項目的申報立項工作，從項目申報開始就樹立科學規范的科研檔案保管意識，為保持科技檔案的完整性，分階段進行相關科技資料的歸檔，并保持各項資料間科學有序的聯系，能有效提高后續科技檔案管理工作質量。

（三）現實性。科技檔案的現實性是指科技檔案應與所反映的科技對象的現實情況保持一致；而且科技檔案同科技活動的關系極為密切，具有較強的現實使用性，歸檔后的科技檔案不僅沒有退出科技活動，而且將在較長時期內發揮現行效用。醫院科技檔案中醫學裝備檔案是醫學裝備采購及管理工作的真實記錄，從申請、立項審批、招標評標、安裝驗收、使用培訓、維修保養直至報廢。每個階段的資料歸檔后都會不斷被再次使用。另外醫院各項工程改造及建設都會產生基建檔案，也會經常調用之前的檔案資料。

（四）多樣性。醫院科技檔案可分為基建類、醫學裝備類、教學類、醫療科研類、醫療科技人員專業檔案、外事管理六大類。每一類又涉及多學科，多門類、多層次的知識。故醫院科技檔案亦具有科技檔案多樣性的特點。

三、醫院科技檔案規范化管理

隨著醫院等級的提升，不知不覺中醫院的管理已經由單純的經驗管理向科學化、規范化管理邁進，加強科技檔案的管理是強化醫院管理的重要手段，必定會促進醫院醫療技術水平、服務質量、社會效益和經濟效益更上一層樓。加強醫院科技檔案管理工作，可以從以下幾方面著手：

（一）提高科技檔案的完整性。收集工作是搞好檔案管理的首要環節。首先醫院領導重視是關鍵，要把科技檔案管理工作納入醫院管理中，實現與醫院的同步發展；增強醫院工作人員的檔案意識，檔案管理人員要與各部門工作人員相互溝通配合。檔案的收集整理及保存要遵循科技檔案的自然形成規律，保持科技檔案之間的有機聯系，進而使科技檔案完整、準確。

（二）建立健全科技檔案管理制度。同醫院其他工作一樣，檔案管理工作也需要明確的目標及要求。結合科技檔案的特點和醫院工作實際情況，制定一套科學可行的科技檔案管理制度和辦法，使醫院科技檔案管理工作有章可循，從而逐步走上科學化、規范化的軌道。建立以醫院質量控制為核心的專業技術人員崗位責任制和相應的考核制度，監督實施，經常開展檢查評比，定期考核，獎懲掛鉤，并將考核結果記入本人專業技術檔案，強制與自覺相結合，提高檔案管理員的工作積極性。

（三）配備檔案管理工作應有的硬件設施和工作環境。改善保管條件，檔案室符合防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲要求。有了存放科技資料的檔案室后，根據實際需要陸續配備檔案柜、電腦、復印機、照相機、曬圖、縮微等現代化的管理設備，為提高科技檔案管理水平創造條件。

（四）提高科技檔案管理員的綜合素質。醫院要將檔案工作人員的培養納入到醫院人才培養計劃中，使其緊跟最新的科技檔案管理要求。加強對檔案管理人員應用新技術、新方法的培訓，強調在實際工作中提高檔案管理人員的計算機應用水平，并使其掌握現代管理技術。通過檔案管理人才隊伍的建設，培養一批既有豐富檔案管理經驗，又能熟練掌握現代化信息管理技術的復合型檔案管理人才，才能保證醫院檔案事業持續、穩定發展，不斷提高醫院的檔案管理水平。檔案管理工作人員也應加強自身學習，積極采取措施，抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果。因此，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是醫院科技檔案規范化管理的最根本性對策。

（五）提高醫院科技檔案的現代化管理水平。隨著計算機技術、信息傳輸技術、多媒體技術、數據庫技術、語音識別技術在各行各業的不斷應用與發展；醫院辦公自動化水平的不斷提高，電子文件將成為醫院科技檔案的主體。過去用紙墨、照相形成和傳遞的相關文件及圖書、影像、文獻資料等，通過電子計算機的管理，都變成了電子文件。檔案信息化處理后，極大地提高了運行效率和工作效率，使檔案更直觀化、形象化，方便了信息檢索和利用。對科技資料進行電子信息轉換及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設的一項重要內容。在推進檔案信息化建設時要循序漸進，可以實行電子文件、紙質文件轉化為檔案采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”。 同時要加快傳統檔案的數字化進程，逐步實現信息化管理。

（六）提高醫院科技檔案的利用率。首先，科技檔案管理人員應提高服務的積極性、主動性，從檔案深處提供利用信息。其次，在檔案信息化管理的基礎上建設和完善檔案系統局域網絡，通過局域網應用實現資源共享，互通有無。按照科技檔案的管理要求，可以將一些非涉密的檔案資料，如公開雜志上發表的論文論著、科室技術再學習記錄、醫院重點學科建設等方面的信息，在醫院內網上公開，方便單位工作人員查閱。最后要做好檔案利用的反饋工作。檔案工作人員做好信息反饋收集，及時掌握利用工作中出現的新動向，了解利用者的需要，有針對性的為其提供服務，以便提高檔案的利用效率。

四、小結

一流的醫院需要一流的檔案管理，把科技檔案管理工作納入建設一流醫院的計劃中，從醫院領導到一線工作人員，從檔案管理工作者到科研管理工作者，都把檔案工作納入自己的工作日程；充分利用現代管理技術，不斷地完善醫院的科技檔案管理系統，實現檔案管理的信息化和科學化，我院的科技檔案工作就一定會從根本上得到改進，就會朝著規范化管理的方向健康發展。

[1]查文章等.醫院科技檔案管理方法探討[J].中國實用醫藥,2008,9(3).

[2]溫鵬,謝少云.淺談醫療檔案信息化管理和應用[J].城市建設理論研究,2013(10).

[3]李鈺銘.地市級綜合性醫院科技檔案管理存在的問題分析及改進建議[J].中國科技縱橫,2015(1).

[4]王傳宇,張斌.21世紀檔案學系列教材——科技檔案管理學(第3版)[M].中國人民大學出版社,2009.