建立數(shù)字化檔案館實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化

文/云南省大理州祥云縣檔案局 蘭英

建立數(shù)字化檔案館實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化

文/云南省大理州祥云縣檔案局 蘭英

利用電子計算機開展檔案數(shù)字化工作建立數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)前的一項重要工作。一是檔案管理思想現(xiàn)代化；二是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，開展數(shù)字化檔案館建設(shè)工作；三是檔案管理人員要專業(yè)化、知識化。

建立；數(shù)字化檔案館；管理；現(xiàn)代化

近幾年來，世界上各經(jīng)濟發(fā)達國家的檔案工作，開始從傳統(tǒng)手工操作管理轉(zhuǎn)向以電子計算機為中心的數(shù)字化管理、利用，這是一場技術(shù)革命。它推動著檔案工作向現(xiàn)代化邁進，這場技術(shù)革命的目的就是采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)所提供的先進設(shè)備如計算機等及先進的檔案管理方式方法，來解決檔案工作面臨的各種難題。但隨著現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展也存在著許多急待解決的問題。如檔案館（室）數(shù)量的不斷增多，社會各方面和人民群眾對檔案利用的需要也越來越廣泛。傳統(tǒng)的工作方法與無法解決的問題越來越矛盾，具體主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案館（室）的檔案數(shù)量越來越多，保管出現(xiàn)了問題。就祥云縣檔案館而言，縣檔案館內(nèi)現(xiàn)存檔案143個全宗共計58371卷122294件。全縣各機關(guān)單位綜合檔案室大約還有十萬多卷（件）檔案待移交進縣檔案館，日益增多的檔案材料將會給保管及查閱利用帶來一系列問題。

（二）檔案工作人員的服務(wù)工作量大，查找檔案困難。近幾年來，祥云縣檔案館接待利用者數(shù)量呈逐年上升趨勢。面對煙海的檔案材料，僅靠傳統(tǒng)的手工目錄檢索，要及時查找出利用者所需的檔案資料，感到十分困難。查閱檔案耗費了利用者與檔案工作人員的大量時間，即難及時準(zhǔn)確的找到，又難查得全面，即無法滿足利用者的要求，也給檔案工作人員的工作時間帶來損失。

（三）設(shè)備簡陋，檔案管理方法和手段落后，檔案資源不能充分開發(fā)。首先，有部分檔案館（室）庫房不符合標(biāo)準(zhǔn)，溫濕度不能自動控制，對檔案室的保護技術(shù)方面的問題未能解決，檔案裝具不合要求，致使檔案產(chǎn)生紙張霉?fàn)€、字跡退變等情況；其次，隨著逐年查閱量加大，特別是土地證、婚姻、民事訴訟等民生檔案因經(jīng)常查找原件已出現(xiàn)破損；再次，由于檢索工具只是手工目錄，顯得單一，檔案信息的加工、存貯、傳遞緩慢，使許多檔案長時間埋沒在庫房中，沒有得到最大限度地開發(fā)利用，作用未能發(fā)揮出來。

建立數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化具體內(nèi)容包含以下三個方面：

（一）檔案管理思想現(xiàn)代化。管理思想現(xiàn)代化，是管理現(xiàn)代化的靈魂，在管理現(xiàn)代化中處于主導(dǎo)地位，也是管理現(xiàn)代化的首要標(biāo)志。實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，就是要樹立先進的管理思想，深刻地認(rèn)識到它是管理思想上的一場深刻革命。管理思想現(xiàn)代化就要把我們的管理思想從傳統(tǒng)、僵化的觀念、落后的管理方式和手段下解脫出來。認(rèn)真學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，用來指導(dǎo)檔案管理和利用工作，探索一些先進的管理利用手段，改變那些不適應(yīng)的管理方式和方法，達到遵循檔案和檔案工作的客觀規(guī)律進行科學(xué)管理的目的。

（二）檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化。檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化是指用先進的技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理和利用工作的現(xiàn)代化。他的具體內(nèi)容包括使用電子計算機開展檔案數(shù)字化，建立目錄檢索和全文查詢系統(tǒng)，形成檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)；復(fù)印、聲像及其他技術(shù)應(yīng)用在檔案工作中等方面。其中檔案工作數(shù)字化，是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的核心。一方面，在檔案工作中要利用計算機建立檔案館（室）的檔案檢索、編目、統(tǒng)計、借閱、庫房管理，對館（室）所存檔案材料進行收集、登記等。另一方面，開展檔案數(shù)字化的工作，具體做法是利用計算機掃描技術(shù)，對館（室）內(nèi)庫存檔案材料做數(shù)字化處理，制作好數(shù)字化副本，依托現(xiàn)有的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，建成各級綜合檔案館查閱利用平臺，以檔案館為基地，建設(shè)鏈接各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位具有電子文件在線接收和自動歸檔功能的電子文件中心，使其成為全縣電子政務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的歸宿地，即方便查閱利用，提高了工作的效率，又使紙質(zhì)檔案原件的數(shù)字化副本不再受“孤本”的限制。

（三）檔案管理人員要專業(yè)化、知識化。人才問題是關(guān)系檔案館數(shù)字化建設(shè)的成敗的關(guān)鍵，要建立一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)干部隊伍，加快人才的培養(yǎng)和引進。目前，我館缺乏即有檔案專業(yè)知識又具有計算機知識的復(fù)合型人才（這也是大部分縣級檔案館共同面臨的問題），為加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐一是借外力，積極引進具有計算機知識的專業(yè)人才，從事數(shù)字化加工、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)庫建設(shè)與運行等。二是挖潛力，即加大對現(xiàn)有檔案專業(yè)人員的培訓(xùn)力度。