交通檔案管理存在的問題及對策分析

文/湖北省十堰市城區公路管理局 王新安

交通檔案管理存在的問題及對策分析

文/湖北省十堰市城區公路管理局 王新安

快速的經濟發展轉型時期，對于交通檔案管理的真實性、科學性和有效性，在一定程度上可以反映整個交通運輸行業的發展水平及工作人員的業務能力，關系到整個交通事業的經濟發展效益，對于交通管理工作的快速平穩發展起到至關重要的作用。本文主要分析探討現今交通檔案管理中存在的問題，提出相應的解決對策，以期更好地規范交通檔案的管理工作。

交通；檔案管理；問題；對策

一、交通檔案管理存在的問題

隨著我國市場經濟的不斷完善和發展，人們的生活水平越來越高，無論城鎮還是農村，基本上對于車輛的擁有都已經上升到了一個高度。與日俱增的車輛保有量和眾多駕齡小的人員數量的出現，造成交通堵塞的同時也產生了數量眾多的交通檔案，因此對于檔案信息的科學管理就成了刻不容緩需要解決的問題，就目前發展而言，我國的交通檔案管理還是存在著如下這些問題

新老信息銜接性差，紙質檔案電子轉化度不高。交通事業的發展有一定的歷史，由于之前網絡設備的不發達，導致遺留了大量的陳舊的紙質檔案，里面記錄的信息由于時間久了很多都已經模糊不清了，而且之前由于檔案空間有限記錄的很多信息不夠詳細，而且要將大量的紙質檔案轉錄到電腦中形成電子文檔，也同樣需要的量的人力和時間，因此在一定程度上給電子檔案的建立帶來了一定的困難。

檔案管理人員的綜合管理素質有待加強。很多檔案管理人員對于自身工作的重要的意識度不夠，存在一種自己也不過是一個小小的資料保管員的錯誤觀念，對于檔案管理的重視度不夠，沒有一個客觀正確的認識，在實際的工作過程中缺乏一定的嚴謹性和認真性，經常會出現一些檔案信息丟失的嚴重事件發生。由于很多檔案管理人員的年齡偏大，接受的是以前傳統的老式的管理模式，對于新知識的接受水平和認同度有待加強，對于如何更加科學有效地管理檔案的思維模式還有待進一步更新，缺乏與時俱進的前衛思想根基。

檔案管理不夠規范，實際檢索效果差。目前很多交通檔案存在著管理不規范的問題，由于沒有明確科學的檔案制定標準，導致不同的工作人員根據自身的喜好去保存和記錄檔案，甚至是編制一些檢索工具精度不高，實際檢索效果差，有時候明明檔案中具有的檔案信息，可是利用檢索工具怎么也檢索不出，使用起來很不方便，包括里面對于關鍵詞的鍵入搜索方式的設計也不夠合理，還是需要到實際的檔案存放地點去找去查，浪費了大量的時間和精力，因此也極大地降低了工作人員的服務質量以及公眾的滿意度。

電子檔案存放系統設備差，更新緩慢。眾所周知的是現在網絡信息時代任何網絡技術的更新換代程度都非常快，常常一種工作系統用不到幾年就已經無法適應新的發展要求，而交通檔案管理系統也同樣存在著這樣的漏洞。有些軟硬件配套設施相對較差，打印、掃描或者使用效率低下，系統軟件升級滯后，經常給使用的過程中帶來錄入和聯網上的困難。

二、解決交通檔案管理存在問題的對策

由于檔案管理中存在著很多問題和不足的地方，極大地降低了檔案管理的實際工作效率，因此必須采取有效的措施解決具體的問題細節，才能更好更快地提升檔案管理的工作效果，提高檔案的有效使用率。

(一)建立健全規范的檔案管理體系。正所謂“無規矩不成方圓”，任何的管理都不可能是隨隨便便進行的活動，都是要在明確的計劃方案的指導才能有效的開展的，因此交通檔案的管理一定要有一個明確而規范的管理體系才行。對于檔案的管理應該是一個系統的自上而下層層監管的工作，上至領導下至具體的工作人員，都應該對于檔案的管理有個明確標準，系統的工作內容和行為規范。要明確檔案管理的主要工作內容，清楚每一個工作流程，知道有哪些可能存在的問題又該如何避免，知道怎樣更方便、更準確、更快捷地根據實際的工作需要，隨時隨地調用需要的檔案信息內容。

（二）提高檔案管理人員綜合素質，加強專業技能。要對所有參與檔案管理的工作人員進行統一的專業上的培訓，引入一些新的科學技術水平，不斷提高工作人員工作的專業性，加強一定的專業技能考核上的測評考試，充分調動檔案管理人員的工作積極性與緊張感，使其可以長期保持一種學習和不懈怠的工作精神風貌。要多學習補充一些關于最新的檔案管理學方面的知識，查缺補漏及時的應用。杜絕一些陳舊腐朽、消極怠慢的工作狀態。

（三）實行交通檔案管理的信息化。在檔案管理過程中應該合理引入先進的計算機網絡技術，將所有的檔案信息全部錄入電子系統之中，通過有效的電子檔案管理系統，使用有效的檢索設備更好地檢測出來，徹底實現檔案管理由基礎查詢業務向信息化管理步子邁進。充分達到人機的完美融合，徹底實現網絡辦公的自動化。從而使得檔案管理工作的效率極大地提升和改變，促進交通事業的穩步和長遠發展。

三、總結

由上可見，交通檔案管理工作并不是一件輕松容易任務，它對整個交通運輸事業的穩定發展起到關鍵性的決定作用。只有做好交通的檔案管理工作，才能使交通各部門之間的工作更好的接洽融合為一個統一的整體，從而真正意義上的發揮檔案管理的作用，提高其經濟和社會效益。

[1]李和平.國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[M].企業檔案工作規范.中國檔案出版社,2010.

[2]李明秋.交通檔案管理存在的問題及對策田[J].才智,2012(32)：335.